提高行政事业单位人事档案管理规范化水平的有效途径探析

职工是行政事业单位的重要人才资源，规范化管理行政事业单位人事档案有助于提升人事管理整体工作水平，然而当前部分行政事业单位对于此项工作重视程度不高，人事档案管理不规范，难以发挥人力资源管理工作的真正作用。随着行政事业单位改革步伐的推进，进一步提高行政事业单位人事档案管理规范化水平成为其需重点关注的问题。

1 行政事业单位人事档案规范化管理的重要性

1.1 有助于提高档案管理工作效率

近年来，随着我国社会的发展变迁，行政事业单位人事管理制度面临着改革创新的重大挑战，行政事业单位人员加速流动的同时，对人事档案管理工作提出了更高的要求。规范化管理行政事业单位人事档案能够在短时间内了解并掌握工作人员的年龄、学历以及工作履历等基本资料，为行政事业单位调动工作岗位、岗位晋升等提供重要的参考依据。除此之外，还能够保障人事档案的真实性，便于人事部门查阅、调取相关人员信息，进一步提升人事管理工作的整体效率。

1.2 有助于提高人才队伍素质

工作人员素质高低在一定程度上决定着行政事业单位的长远发展，行政事业单位人事档案规范化管理能够提升职工分类工作的透明度，并提供职工日常工作表现等相关资料，为人事部门筛选专业人才提供可靠保障，使得人才选拔工作更加科学合理。除此之外，行政事业单位还能够根据工作人员的专业水平、岗位技术等级等相关信息，组织专业技能培训，帮助职工提升综合素质。同时，还能够为行政事业单位在工作岗位调整方面提供可靠的依据，结合奖惩制度进一步增强工作人员素质，为行政事业单位高质量发展提供强有力的队伍保障。

2 当前行政事业单位人事档案管理工作存在的问题

2.1 管理方式落后

现阶段，尽管部分行政事业单位已经认识到规范化管理人事档案工作的重要现实意义，并实施了人事档案管理改革，然而由于长期以来受到传统人事档案管理模式的限制，人事档案管理工作仍存在制度不完善、管理效率低下等问题，导致人事管理档案难以为行政事业单位做出决策提供有价值的参考。存在以上问题的根本原因在于人事档案管理方式较为落后，仍旧依靠传统的人工方式进行操作管理。

2.2 档案管理工作人员专业水平有待提升

实际调查显示，目前行政事业单位中从事档案管理工作的职工，大部分并非档案管理专业毕业生，缺少专业的档案管理相关理论知识，工作经验欠缺，开展此项工作的目的是完成单位要求和上级任务，自身的专业能力未能得到锻炼。另一方面，未定期组织工作人员参加专业培训，不利于培养具有专业素养的档案管理工作人员，无形之中阻碍了档案管理工作的有效开展。

3 提高行政事业单位人事档案管理规范化水平的有效途径

3.1 提高重视程度

规范化管理人事档案的主要目标是为行政事业单位高效开展内部人事管理工作提供重要依据，想要改变传统的人事档案管理模式，应当以树立正确管理思维为着力点，进一步明确开展人事档案管理规范化工作的各项任务目标，从而提升档案管理工作的整体效率与质量。首先，应当完善人事档案管理工作体系，赋能各工作管理模块，配备专业的档案管理软件系统，拓宽人事档案信息收集渠道，形成工作合力，构建高效的信息采集机制。其次，应当更新人事档案管理系统，增设封闭管理和共享管理功能，保障人事档案管理工作的公开透明性，同时打造档案联动工作机制，提升档案调取、使用的效率。最后，应当针对从事档案管理工作人员开展考核，避免由于主观因素造成失误的情况，将其日常工作表现与薪酬水平、职级晋升等挂钩，从而提升档案管理工作人员的积极性。

3.2 建立健全工作管理机制

提高行政事业单位人事档案管理规范化水平关键在于完善相应的工作管理机制，成立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理工作人员，为高质量开展人事档案管理工作提供保障。行政事业单位应当明确人事档案管理各岗位具体工作职能，强化不同部门之间的联动。首先，应当针对人事档案规范化管理制定监管机制，对档案管理工作进行客观评价，发现存在问题及时采取有效解决措施，确保制度真正发挥效用。其次，顺应信息化时代特征，建立信息化人事档案管理相关制度，明确信息建设系统应用、电子档案分类管理等相关内容与职责。最后，行政事业单位应当在本单位内部加大关于人事档案管理规划规范工作的宣传力度，确保各部分能够真正提高对此项工作的认识，积极配合档案管理部门的日常工作，进一步提升人事档案管理工作的效率。

3.3 提高工作人员专业素养

人才资源是提高行政事业单位人事档案管理规范化水平的重要资源，工作人员的专业水平对于此项工作存在着直接影响，应当选拔、培养高水平的档案管理工作人员。首先，在招聘时应当明确规定岗位需求，具备档案管理专业知识，选拔档案管理专业优秀毕业生，为规范人事档案管理提供专业人才保障。其次，针对现有的档案管理工作人员，应当定期组织专业培训，从提升责任意识、培养规范化管理意识等方面重点转变档案管理人员传统的认知，并制定相应的工作奖惩制度，用以督促工作人员不断提高自身素养。

3.4 推进档案信息化管理工作

行政事业单位应当紧跟信息化时代发展潮流，为开展人事档案信息化管理工作投入足够的资金支持。首先，配置先进的信息管理基础设施，解决传统状态下以人力为主的档案管理模式存在的效率低下问题，借助现代信息技术，将纸质人事档案资料转为电子档案进行统一收录管理。在转化过程中，应当注意区别其中留存的过期资料，对各类书籍进行二次归档管理，统一档案格式，实现档案共享，便于后期联合其他部门实现人事档案资料的网络传输共享。其次，建立人事档案信息化管理系统，推动各行政事业单位应用这一系统，提升档案资料数据的实时传递性，减轻档案管理工作人员的负担，在此期间需要注意人事档案资料的安全，通过建立防火墙等技术手段，避免发生由于病毒或是黑客攻击导致重要资料丢失、泄露等问题，进一步提升行政事业单位人事档案管理工作的信息化水平。

结语

综上所述，在行政事业单位改革过程当中，提高行政事业单位人事档案管理规范化水平势在必行，不仅有助于提高档案管理工作效率，还能够有效筛选专业人才，是实现行政事业单位内控管理的重要基础。然而当前行政事业单位人事档案管理工作仍面临着管理方式落后、工作人员专业水平有待提升等实际问题，针对以上情况，行政事业单位应当提高对此项工作的重视程度，建立健全工作管理机制，提高档案管理工作人员专业素养，积极推进档案信息化管理工作，进一步规范人事档案管理的全流程。

参考文献：

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