执法现场记录材料整理归档实操流程

应急管理执法工作中，现场记录材料是执法过程的重要体现，对保障执法公正、规范执法行为具有重要意义。然而，目前在执法现场记录材料的整理归档方面，部分执法人员存在操作不规范、流程不清晰等问题。应急管理局综合执法现场记录材料的整理归档，需聚焦“即时性、关联性、可追溯性”，确保现场执法轨迹清晰、证据链完整。因此，明确一套科学合理的执法现场记录材料整理归档实操流程，对于提升应急管理执法工作水平至关重要。

1 执法现场记录材料整理归档概述

1.1 整理归档的重要性

执法现场记录材料是应急管理执法工作的重要证据，它记录了执法人员的执法过程、执法对象的相关情况以及现场的实际状况等信息 [1]。科学的整理归档可以确保这些材料的完整性和安全性，便于后续的查阅和使用。

1.2 整理归档的基本原则

整理归档工作应遵循完整性原则，确保所有与执法现场相关的记录材料都被收集和整理，不遗漏重要信息。准确性原则要求对材料进行准确分类和标注，保证材料内容的真实可靠。安全性原则强调要采取有效的措施保护记录材料的安全，防止信息泄露和材料损坏。

2 执法现场记录材料的收集

2.1 收集范围

执法现场记录材料的收集范围包括文字记录、影像资料、物证等。文字记录主要有现场检查笔录、询问笔录、责令整改通知书等，这些记录详细记录了执法过程中的具体情况和执法人员的处理意见。影像资料包括执法现场的照片、视频等，能够直观地反映现场的实际状况，为执法工作提供有力的视觉证据。物证则是与执法案件相关的实物，如违规生产的产品、不符合安全标准的设备等，物证的收集对于查明案件事实具有重要作用。需归档的核心材料包括：

文字材料：现场检查（勘验）笔录、当场处罚决定书（如有）、责令整改通知书、当事人签字确认的各类文书（如送达回证、证据先行登记保存清单）、现场照片 / 视频的文字说明等。

音视频材料：执法记录仪录制的现场视频、照片（含隐患点、标识标牌、当事人操作等关键场景）、现场录音（如当事人陈述、执法人员指令）。

辅助材料：现场绘制的勘验图、当事人提供的资质文件复印件（如营业执照、特种设备合格证）、见证人身份证明等。

2.2 收集方法

在执法现场，执法人员应及时、全面地收集相关记录材料。对于文字记录，要确保书写规范、内容完整，由执法人员和被检查对象签字确认。影像资料的收集要保证拍摄清晰、准确，能够反映现场的关键信息，并注明拍摄时间、地点和拍摄人员等信息。物证的收集要遵循法定程序，进行登记、封存和保管，确保物证的真实性和完整性。

3 执法现场记录材料的初步整理

3.1 材料分类

收集到的执法现场记录材料需要进行初步分类。可以按照材料的类型分为文字材料、影像材料和物证材料 [2]。文字材料还可以进一步细分为执法文书类、调查记录类等。影像材料可以按照拍摄时间、地点或内容进行分类。通过合理的分类，能够使材料更加条理清晰，便于后续的整理和归档。

3.2 材料审核和初步整理

初步整理过程中，要对收集到的材料进行审核。审核内容包括材料的完整性、准确性和合法性。检查文字记录是否有遗漏、错误，影像资料是否清晰、完整，物证的收集和保管是否符合法定程序等。对于不符合要求的材料，要及时进行补充或修正，确保材料的质量。该材料审核可称为现场材料的初步整理，具体实操流程例如，核对文字材料：检查笔录是否有执法人员、当事人（或见证人）签字，日期、地点是否准确；责令整改通知书的整改事项是否具体、期限是否明确。补正缺失项：若当事人拒绝签字，需在笔录中注明“当事人拒绝签字，见证人XXX 在场”并由见证人和执法人员签字；照片/ 视频需当场标注拍摄时间、地点、拍摄对象（如“2025.08.01 10:30 某企业车间东墙安全出口堵塞情况”）。音视频即时导出与命名：执法记录仪视频 / 照片需在返回单位后立即导出至专用电脑，避免设备存储满导致数据被覆盖。命名规则：“日期 + 执法地点 + 执法事项 + 序号”（如“20250801_XX 化工厂 _ 安全生产检查 _-01.mp4^′′ ），同一现场的多段视频按拍摄顺序编号。

4 执法现场记录材料的详细整理

4.1 材料关联与排序

现场检查（勘验）笔录（核心载体）→ 对应现场照片 / 视频（附文字说明，注明“见附件 1-3”）→当事人提供的材料（如资质复印件，需标注“与原件核对无异”）→当场出具的文书（如责令整改通知书及送达回证）→其他辅助材料（如勘验图、见证人信息）。

4.2 文字材料的整理

文字材料的整理要按照一定的顺序进行排列。一般先将执法文书类材料放在前面，如立案审批表、行政处罚决定书等，这些材料是执法案件的重要依据。然后是调查记录类材料，如现场检查笔录、询问笔录等，它们记录了执法过程中的调查情况。在整理过程中，要对每份材料进行编号，并制作材料目录，注明材料的名称、编号、页数等信息，方便查阅。

4.3 影像材料的整理

影像材料的整理要建立专门的文件夹，按照分类情况进行存放。对于照片，可以按照拍摄时间或主题进行命名，并制作照片说明，标注照片的拍摄时间、地点、主要内容等信息。视频资料要进行剪辑和整理，去除无关的片段，确保视频内容能够清晰地反映执法现场的关键信息。同时，要对视频进行备份，防止数据丢失。

4.4 物证材料的整理

物证材料要进行妥善保管和整理。对于小件物证，可以存放在专门的物证袋中，并在物证袋上注明物证的名称、来源、收集时间等信息。对于大件物证，要选择合适的存放地点，进行登记和标识，定期检查物证的保存状况，确保物证不受损坏。

4.5 电子档案同步录入

将文字材料扫描为 PDF（清晰可辨），与音视频文件上传至单位“执法档案管理系统”，录入关键信息（执法人员、当事人、检查事项、发现问题等），确保可通过编号或关键词快速检索。

5 执法现场记录材料的装订与编目

5.1 装订入盒

经过详细整理的文字材料需要进行装订。装订时要选择合适的装订方式，如线装、胶装等，确保材料牢固、整齐。装订顺序要按照材料的排列顺序进行，不能出现颠倒或遗漏的情况。同时，要注意装订的美观性，避免影响材料的查阅。纸质材料用线装或档案专用胶装（避免金属钉），厚度不超过5cm，过厚时分册装订（标注“第 1 册/ 共2 册”）。

装入档案盒，盒面注明“现场记录编号、执法事项、形成日期、保管期限（一般为30 年，涉及重大隐患或处罚的延长至50 年）”，盒内附“卷内目录”（含材料名称、页码、类型）。

5.2 编目

编目是对整理好的材料进行系统的编号和记录。要建立完善的编目体系，包括档案编号、材料名称、保管期限、存放位置等信息。编目信息要准确、详细，便于通过计算机系统进行管理和查询。编目示例如下，对同一现场的所有材料编“现场记录编号”，格式：“年份 + 执法队代码 + 现场序号”（如“2025- 应急一队 -058”），所有材料首页右上角标注该编号。音视频文件需刻录光盘或上传至执法档案系统，光盘封面标注对应编号及内容摘要，与文字材料一并存档。通过编目，能够实现对执法现场记录材料的信息化管理，提高查阅效率。

6 执法现场记录材料的归档保存

6.1 归档时间

执法现场记录材料应在执法案件结案后及时进行归档。一般来说，执法人员应在案件处理完毕后的一定时间内（如一个月内）完成材料的整理、装订和编目工作，并将材料移交至档案管理部门进行归档保存。及时归档能够保证材料的完整性和时效性，避免材料的丢失和损坏。

6.2 归档方式

归档方式可以根据材料的类型和数量选择不同的方式。对于纸质材料，可以采用纸质档案盒进行存放，按照档案编号顺序排列在档案架上。对于电子材料，要建立专门的电子档案数据库，将材料存储在服务器或移动存储设备中，并进行定期备份。

6.3 保存期限

执法现场记录材料的保存期限应根据材料的性质和重要程度进行确定。一般来说，行政处罚类材料的保存期限较长，可能需要保存 10 年甚至更长时间。而一些一般性的检查记录材料的保存期限可以相对较短，如 3 - 5 年。保存期限的确定要符合相关法律法规的要求，确保在需要时能够提供有效的证据支持。

7 执法现场记录材料的查阅与利用

7.1 查阅权限

为了保证记录材料的安全和保密，要明确查阅权限。一般来说，执法人员因工作需要可以查阅与自己执法案件相关的记录材料 [3]。其他人员如需查阅，需要经过严格的审批程序，获得相关领导的批准。查阅人员要遵守查阅规定，不得泄露材料中的敏感信息。因案件调查、复议诉讼等需借阅时，需经执法队负责人审批，登记借阅人、用途、归还日期，音视频材料仅限在档案室查看，不得拷贝。

7.2 查阅流程

查阅人员应填写查阅申请表，注明查阅的材料名称、查阅目的等信息。经审批同意后，由档案管理人员协助查阅人员查找所需材料。查阅过程中，查阅人员要在指定的地点进行查阅，不得对材料进行涂改、损坏或带出指定区域。查阅完毕后，要及时归还材料，并在查阅记录上签字确认。

7.3 利用方式

执法现场记录材料的利用方式主要包括为执法工作提供参考、为行政复议和行政诉讼提供证据等。执法人员可以通过查阅以往的记录材料，总结执法经验，提高执法水平。

7.4 定期核查

每季度抽查电子档案完整性（防止损坏或丢失）、纸质档案防潮防虫情况，确保材料无霉变、字迹清晰。

结论

执法现场记录材料的整理归档是应急管理执法工作的重要组成部分。通过科学、规范的整理归档实操流程，能够确保执法现场记录材料的完整性、准确性和安全性，为执法工作提供有力的支持。在实际工作中，执法人员要严格按照整理归档流程进行操作，不断提高整理归档工作的质量和效率。随着信息技术的不断发展，要积极探索利用信息化手段提高整理归档工作的水平，实现执法现场记录材料的高效管理和利用，推动应急管理执法工作的规范化和现代化。

参考文献：

[1] 武雯. 行政执法全过程记录制度研究[D]. 黑龙江大学,2022.

[2] 张蒙蒙. 视频稳像技术在巡防系统中的应用研究[D]. 西安工业大学,2021.

[3] 王琦. 行政执法全过程记录制度研究[D]. 天津师范大学,2021.