新形势下医疗卫生单位人事档案管理工作研究

医疗卫生单位人员结构复杂，既包含正式编制内的在编人员，也涵盖编办、人社备案管理的员额人员，两类人员的人事档案资料存放部门（单位）及管理需求和档案内容存在差异。正式在编人员档案有的存放在组织部、有的存放在人才交流中心、有的存放在卫生健康主管部门；员额人员档案有的存放在人才交流中心、有的存放在用人单位、有的个人保管。传统的人事档案管理模式多依赖纸质资料，存在信息更新滞后、检索效率低下等问题。同时，随着人员流动性增强和岗位设置多样化，档案管理面临更高要求[1]。国家对于医疗卫生人才管理和档案规范化的相关政策日益完善，促使医疗卫生单位必须加快人事档案管理机制和技术手段的升级，适应新形势下的管理需求。

一、医疗卫生单位人事档案特征

医疗卫生单位作为特殊的公共服务机构，其人事档案管理具有独特的特征。首先，人员结构复杂，主要包括两类人员：在编人员和员额人员。在编人员是指单位正式编制内的工作人员，员额人员则是根据岗位需求聘用的非编制人员，通常通过聘用合同管理。两类人员的人事档案内容有所差异，但均需详实记录其学历档案、入职、岗位变动、考核情况、培训经历及资格证书等信息。

其次，医疗卫生单位对人员的资格证书和专业技术职称要求较高，档案内容需完整记录学历提升、执业资格、专业技术职称、继续教育和培训记录等，确保人员资质符合医疗安全和服务标准。此外，医疗卫生单位人事档案管理还涉及年度考核、人员调动、职称晋升、工资待遇调整等多种业务，档案内容繁杂且动态更新频繁。

二、当前医疗卫生单位人事档案管理现状

当前，随着医疗卫生事业的快速发展，人员流动性增强，档案管理面临多重挑战。首先，在编人员和员额人员档案存放管理如前面所述，存在分割现象。个别医疗卫生单位仅重视在编人员档案管理，对员额人员档案管理不到位，档案材料未做到一人一档或者档案材料不全、缺乏连续性，缺乏统一的规范和系统化管理，影响档案的完整性和有效性。

其次，部分医疗卫生单位的人事档案管理仍以传统纸质档案为主，信息化建设滞后。纸质档案存储空间有限，检索效率低，且容易出现档案损坏、遗失等安全隐患 [2]。虽然部分医疗卫生单位已尝试引入数字化档案管理系统，但系统建设不完善，数据标准不统一，导致信息共享困难，影响档案的利用价值。

此外，极少数医院有专业人员管理档案，大多数医院由办公室或者人事科负责收集管理职工人事档案。档案管理人员专业能力不足，部分工作人员缺乏系统的档案管理培训，对档案规范、法律法规了解有限，导致档案管理质量参差不齐，影响了人事档案的规范化和科学化管理。

最后，档案管理机制不健全，缺少科学的工作流程和监督评估体系，档案管理责任不明确，部分档案更新滞后，导致档案信息失真，难以满足现代医疗卫生单位对人事管理的需求。

三、新形势下医疗卫生单位人事档案管理策略

（一）转变人事档案管理理念。在当前医疗卫生管理体制深化改革的大背景下，医疗卫生单位应树立现代档案管理理念，将人事档案管理从传统的档案保存转变为动态信息管理和决策支持工具。档案管理不再是单纯的资料堆积，而应成为反映员工成长、能力提升和岗位变动的动态数据库，为人才培养、岗位调配、职称晋升、绩效考核等提供数据支撑。特别是针对在编与员额人员的双重结构，管理理念应强调“一体化管理”，实现两类人员档案资源的融合共享，确保人事档案内容完整准确、更新及时。通过提升档案管理的战略价值，使人事档案成为医疗卫生单位人力资源管理的有力工具，助推医疗服务质量和管理水平的整体提升。

（二）完善人事档案管理机制。医疗卫生单位应建立科学的档案管理制度，明确各环节的工作职责和操作流程，涵盖档案收集、归档、保管、借阅、更新和销毁等全过程。制度中应明确在编与员额人员档案的管理标准，确保两类档案管理同质化，避免因身份差异造成档案管理漏洞。同时，推行档案管理信息化建设，利用现代信息技术搭建统一的人事档案管理平台，实现档案的电子化、网络化管理。平台应具备数据录入、查询、统计、备份和权限管理功能，保障档案数据安全和保密，方便管理人员实时更新与调阅。

（三）加强人事档案管理能力提升。医疗卫生单位应注重档案管理人员的专业培养和能力提升，定期组织档案法规、信息技术、保密知识等相关培训，提高工作人员的业务素养和技术水平。针对医卫卫生单位的特殊性，培训内容应结合医疗行业特点，强化档案管理中的伦理意识、法律责任和数据保护意识，确保档案管理既符合法律法规，也尊重职工隐私。同时，建立激励和考核机制，激发档案管理人员的工作积极性和责任感，鼓励他们主动学习新知识，提升档案管理的现代化水平。

（四）提升档案管理信息建设水平。医疗卫生单位应加快推进人事档案电子化建设，整合各类人事数据资源，实现数据集中管理和共享应用。通过引入先进的档案管理系统，实现档案的数字采集、存储、分类和智能检索。系统应支持在编和员额人员档案的统一管理，建立详细的信息库，包括员工基本信息、岗位调动、考核结果、培训记录及资格证书等，实现信息动态更新和实时查询。同时，应强化档案数据安全保障，建立多重安全防护机制，防止数据泄露和篡改，保障职工个人信息安全。

结语

综上所述，新形势下医疗卫生单位人事档案管理面临诸多挑战与机遇。通过转变管理理念、完善管理机制、加强档案管理能力提升及提升信息化水平，可以有效提升档案管理的科学性，为医疗卫生单位人才的合理配置和发展提供坚实保障。未来，应持续推进制度创新与技术应用，确保人事档案管理与医疗卫生事业发展同步，为构建现代化医疗人才管理体系贡献力量。

参考文献：

[1] 杜金 . 新形势下医疗卫生单位人事档案管理工作提升策略研究 [J]. 中文科技期刊数据库（文摘版）社会科学 , 2024(9):0059-0062.

[2] 田丽杰 . 医院编外人员人事档案管理的优化路径 [J]. 浙江档案 ,2023(10):56-58.