档案管理中的信息安全与隐私保护策略探讨

引言

随着时代的不断发展，档案管理工作面临着更高的要求，需要创新档案管理工作模式及工作方法，以较高的工作效率及质量满足各项工作开展的需求。信息化技术的研究与应用为档案管理工作的创新和发展提供了技术支持，因此在现阶段的档案管理工作研究上应该以加强信息化技术为主要方向。档案管理是社会组织和个人存储并利用信息的方式之一，其信息安全与隐私保护关乎社会稳定和个人权益，随着信息技术发展，档案管理由传统的纸质模式向数字化、网络化转变，在提高管理效率的同时也产生新的安全问题，信息安全问题可导致档案数据泄露、篡改或者丢失，隐私保护不足会侵犯个人或组织的合法权益，所以研究档案管理中的信息安全与隐私保护策略有着重要的现实意义，本文从现状分析出发，探究技术防护手段和管理策略，希望给档案管理的可持续发展给予理论支撑。

1 档案管理中信息安全与隐私保护的现状分析

1.1 档案管理信息化的发展方向

档案管理信息化即采用计算机技术、网络技术以及数据库技术对档案实施数字化存储、管理及利用的一种过程。近些年来，随着云计算、大数据、人工智能等技术的大范围运用，档案管理慢慢朝着电子化、智能化的方向发展，数字化档案有着存储量大、查找方便、共享性好等优点，可以明显改进档案管理的效率和服务水平，不过信息化也产生了新的安全风险，像网络攻击，信息泄露，系统漏洞之类的状况，信息安全和隐私保护成了档案管理的一大问题。

1.2 当下档案管理存在的信息安全

档案管理信息化带来方便的同时也伴随着一系列的信息安全及隐私问题，一是网络安全攻击是当下档案管理的主要威胁。黑客可能会采用病毒、木马、钓鱼攻击等途径来进入档案管理系统并盗取或者修改系统数据甚至破坏系统。二是内部管理漏洞也会产生信息安全问题，例如档案管理权限的疏漏可能会使未授权的人员接触到机密档案，操作失误或者是有意为之都会造成档案信息外泄。三是存在物理安全问题，例如存储档案的设备丢失或者破坏都可能造成档案数据永久无法恢复。

2 档案管理信息安全的技术防护措施

2.1 数据加密与访问控制技术的运用

数据加密属于档案信息安全的关键技术之一，利用加密算法对档案数据执行加密操作，可以有效地防范数据在传输或者存储的时候被非法盗取或者篡改，现在比较常见的加密手段包含对称加密和非对称加密，前者适合用作数据传输加密，后者则比较合适做数字签名和身份认证，而且哈希函数可以用来核实数据的完整性，保证档案在存储和传输时没有被篡改，在档案管理系统当中，加密技术应该涵盖到数据存储，传输以及访问的全部过程，从而形成起层次化的安全防护体系。访问控制技术是阻止非授权人员接触敏感档案的关键手段，RBAC 即角色基础的访问控制，它把用户赋予一定角色，并界定该角色所拥有的权限范围，保证用户只能查阅与自身工作相关联的档案数据，MFA 也就是多要素认证，可以加强访问的安全性，它要用户给出密码，指纹或者动态验证码等种种身份验证方法。

2.2 档案管理系统安全架构设计

档案管理系统的安全架构设计应当遵照“分层防御”原则，从网络，系统，应用这三个层次来形成起安全防御体系。  网络层面上，防火墙加上 IDS 能够防范外部进攻，并对异常流量开展监控，系统层面而言，系统安全设置极为关键，定时更新补丁，停用无用的服务等等，应用层面而言，安全编码及漏洞扫描能够缩减应用程序的安全不足之处，免除黑客通过代码漏洞发起攻击，在分布式架构和负载均衡技术的配合之下，系统的容错能力和抵抗入侵的能力得到加强，保证档案管理服务的连续性和稳定性也能够实现。

3 档案管理中隐私保护的管理与法律对策

3.1 隐私保护政策与标准的制定及实施

隐私保护政策是档案管理机构规范个人信息处理行为的重要准则，政策要明晰隐私保护的目标，原则及具体举措，包含数据最小化，目的限定，用户授权等，标准的制定可以参照国际上普遍采用的隐私保护架构，比如欧盟《通用数据保护条例》（GDPR），或者我国的《个人信息保护法》，保证政策符合法律法规的要求，执行隐私保护政策的时候，档案管理机构应当定时检查并更新隐私保护政策，应对技术发展和法律改变。隐私保护政策要落实起来，得建立内部监督机制，像设个数据保护官（DPO）来监督政策执行状况，员工培训也是关键环节，通过定期开展隐私保护培训，提升员工的安全意识和合规能力，而且，隐私影响评估（PIA）可以在新系统或者业务流程上马之前，找出潜藏的隐私风险，制订对应的缓解办法，通过政策和标准的落实，档案管理机构就能形成起完备的隐私保护体系，从而缩减个人信息泄露的风险。

3.2 档案管理人员安全意识

档案管理人员是信息安全与隐私保护的第一道防线，其安全意识与专业能力直接影响到管理的效果，安全意识培训要包含信息安全的基础知识，常见威胁的识别以及应急反应等内容，让员工知晓安全风险并且学会防护技巧，定时开展模拟攻击训练可以优化员工的实战水平，识别钓鱼邮件或者应对数据泄露事件等，职业道德教育同样不可忽视，保证员工在档案管理时恪守保密准则，杜绝违规操作。

结语

档案管理中的信息安全和隐私保护属于系统工程，涉及技术，管理以及法律等多个层面，本文从现状分析出发，谈及技术防护手段，管理举措以及法律法规方面的问题，日后技术持续发展，法律制度不断完善，档案管理的信息安全和隐私保护水平就会得到改善，档案管理机构要继续留意安全威胁的变化情况，改进防护策略，从而守护档案数据的安全和个人隐私的合法权益。

参考文献

[1] 王岩 . 档案管理加强信息化技术研究 [J]. 活力 ,2022,(20):178-180.

[2] 樊宝娟 . 档案管理与信息安全 : 数字化转型中的协同与平衡 [J]. 陕西档案 ,2024,(06):41-43.