乡镇单位档案交接工作存在问题与对策研究

引言：档案交接是档案管理工作中的一个重要环节，是档案工作的重要组成部分。交接工作是为了保证档案的完整与安全，防止档案散失，而采取的一种必要措施。因此，在实际工作中，乡镇单位必须重视和加强档案交接工作，将交接工作纳入单位档案管理体系中，以确保档案完整和安全[1]。

一、乡镇单位档案交接工作存在问题

（一）领导重视程度不够，思想认识不高

单位领导对档案交接工作的认识不够，重视程度不够，认为档案管理是文书工作的一个组成部分，对档案交接工作没有引起足够的重视，没有把档案交接工作纳入本单位的整体工作计划之中。领导对档案工作的重要性认识不足，对档案管理人员业务能力不高，档案人员业务素质偏低等问题认识不清。因为领导不重视，而文书人员又缺乏做好这项工作的责任心和自觉性，对交接工作没有引起足够的重视，从而导致交接手续不规范，档案材料丢失、毁损现象严重。因而导致很多重要的文件材料在移交时未能及时地移交到档案馆或档案室。

（二）档案管理制度不完善，交接流程不规范

档案管理制度不完善，无交接清单不完善。各单位在档案管理工作中，缺乏必要的制度保障，缺少档案交接流程。很多单位甚至没有建立档案移交清单，导致档案移交不及时或移交不完整。尤其是在接收过程中，缺少接收人员的交接记录，导致接收工作无法顺利开展。在整个档案交接过程中，没有形成完整的档案管理流程，缺乏完整的档案管理记录，给单位的档案管理工作带来了很多不便。

（三）档案移交过程中，交接手续不完备

在档案交接过程中，存在着档案材料没有移交完整、没有移交清单等问题。造成这一问题的原因是多方面的，其中很重要的一点就是交接手续不完备，致使交接工作无法顺利开展。一是档案材料没有完整移交。造成这种情况的原因是多方面的，在实际工作中，由于档案材料收集不全或未按规定归档、整理等问题而造成档案材料不完整或丢失，或是由于交接手续不完备造成档案材料流失。二是交接手续不完备，导致档案材料丢失，给管理带来隐患。

（四）档案移交后，没有及时进行归档整理

随着时间的推移，一些档案材料逐渐被人们遗忘，形成了一些空档。这不仅使档案管理工作更加困难，而且会对档案的完整性和可靠性产生不利影响。因此，及时整理归档是保障档案安全的重要手段。例如，档案材料在归档时，如果没有按照要求进行整理归档，则会造成档案的零乱和丢失。因此，在进行档案交接时必须要充分考虑到这些因素，并做好交接工作，以确保交接工作的顺利完成[2]。

二、乡镇单位档案交接工作问题得解决对策

（一）建立健全档案交接制度，确保档案交接有章可循

乡镇单位档案管理人员在进行档案交接时，往往因为缺少制度依据而不能有效地开展交接工作。为进一步做好乡镇单位档案交接工作，促进其规范化建设，确保档案移交有章可循，笔者认为应从以下几方面入手：一是加强乡镇单位档案管理人员的培训工作，提高其业务素质。乡镇单位应加强对档案管理人员的培训工作，使其熟练掌握档案交接相关业务知识，从而有效地开展交接工作。二是建立健全乡镇单位档案管理人员的绩效考核制度。乡镇单位应将档案管理人员的绩效考核工作纳入到对其绩效考核体系中去，同时加强对其业务知识、法律法规等方面的学习与培训，提高其业务素质。三是完善档案交接制度。目前一些乡镇单位在开展档案交接时没有完善的制度作为保障，致使档案移交工作存在较多的问题，因此应完善乡镇单位档案交接制度，使其有章可循。首先应建立档案管理人员业务知识考核制度。要求乡镇单位的档案管理人员参加当地的档案馆举办的业务知识培训班或者查阅相关法律法规进行业务学习，通过考试考核后才能取得相应的资格证书。其次应建立健全档案管理人员责任追究制度。如在实际工作中，有些乡镇单位领导不重视对档案管理人员的管理与考核，致使乡镇单位在进行归档整理时没有按规定移交相关资料给档案管理人员。因此，应制定严格的责任追究制度，明确各有关人员在乡镇单位进行归档整理时应承担的责任与义务。通过建立健全完善的制度保障，使乡镇单位档案交接工作有章可循[3]。

（二）积极推进“以档管档”工作模式，推动档案规范化建设

“以档管档”工作模式是一种先进的管理理念和管理方式，是乡镇单位档案规范化建设的必然选择。首先，要建立乡镇单位档案管理制度，规范档案管理行为。乡镇单位在档案接收、收集、整理、保管、鉴定、统计等工作中要建立严格的管理制度，明确相关职责，对相关人员进行业务培训，确保乡镇单位档案工作的规范有序进行。其次，要加强对乡镇单位档案工作的指导。上级主管部门要定期或不定期地对基层单位的档案工作进行检查指导，发现问题及时解决。对工作中表现突出的优秀典型给予表彰奖励；对工作中出现的问题及时予以纠正。随着国家财政投入力度的加大和“以档管档”工作模式的全面推广，乡镇单位档案经费逐步得到保障，要不断地完善硬件设施建设，提高其保管利用条件。

（三）加强与上级主管部门的沟通协调，确保移交资料的完整与齐全

乡镇单位档案交接工作除了要做好档案管理人员的交接工作，还要做好与上级主管部门的交接工作，主要包括档案资料移交和档案保管移交两方面。首先，乡镇单位要根据上级主管部门的相关规定和要求，结合自身实际制定本单位档案交接方案，确保档案管理工作的规范化与制度化。其次，乡镇单位在制定本单位的档案管理制度时，要将文件材料归档范围和文书人员职责写入制度中，明确文件材料的形成、积累、整理、保管和移交的具体要求。最后，乡镇单位要定期召开会议，加强对档案工作的监督与指导，确保本单位文件材料收集齐全、整理规范。在做好档案资料移交工作时，要加强与上级主管部门的沟通与协调。首先，在移交工作开始之前，要与上级主管部门进行沟通，确保本单位移交过来的档案资料的完整性。其次，在对乡镇单位进行监督检查时，要加强与上级主管部门的沟通协调，确保本单位移交过来的文件材料收集齐全、整理规范。最后，在乡镇单位档案移交工作结束之后要对所接收的档案进行验收工作。在验收过程中要严格按照档案验收标准和程序对所接收档案进行验收。首先要查看文件材料是否齐全、完整；其次要检查文件材料是否符合归档要求；再次要对所接收档案进行认真鉴别；最后还要对归档文件材料进行审查和整理。只有这样才能确保乡镇单位移交过来的文件材料符合归档要求，确保乡镇单位档案交接工作顺利开展。

（四）做好乡镇单位档案材料的归档整理工作，确保文件材料归档质量

一是建立科学的档案材料归档整理规范，使档案管理规范化。档案的形成、收集、整理、归档，都有其特定的工作程序和方法，只有按照这些程序和方法，才能保证归档资料的完整性和准确性。乡镇单位各部门、各专业主管部门应根据《文书档案归档整理规则》《科学技术档案收集汇编工作规定》等文件要求，建立本单位档案材料收集整理规范，使本单位形成的文件材料都能按规定的要求和程序归档。二是加强对文件材料的整理与归档质量监督管理。在收集整理档案时，要注意对文件材料进行系统整理、鉴定和排序，以保证档案材料的质量。乡镇单位各部门、各专业主管部门应严格按照《文书档案归档整理规则》规定的标准对归档文件材料进行整理，要按程序进行整理，做到认真细致，不出现差错。对需要归档的文件材料要统一编号，确定保管期限。同时加强对归档文件材料质量的监督检查工作，确保归档文件材料符合归档要求。三是加强对归档文件材料的保密管理工作。乡镇单位各部门、各专业主管部门要严格按照法律法规要求，加强对文件材料的保密管理工作[4]。

（五）开展档案信息化建设，为开展档案交接工作提供技术支持

档案信息化是实现档案资源共享的重要途径，也是乡镇单位开展档案交接工作的重要技术支持。因此，要大力推进档案信息化建设，全面提升档案工作水平。一是加强馆藏档案数字化工作。根据相关法律法规，严格按照程序对馆藏档案进行数字化处理，确保馆藏档案的安全、完整和可利用。二是推动档案信息资源共享。以数字资源为基础，以网络为依托，实现资源共享和信息交流。

结论：

综上所述，档案交接工作是档案管理的一项基础性工作，是实现档案信息共享的重要环节，乡镇单位作为基层单位，档案移交工作较为复杂。本文结合乡镇单位档案移交工作中存在的问题，提出了乡镇单位档案交接工作的对策与建议，以期促进乡镇单位档案管理水平的提升。

参考文献：

[1]. 刘作鑫 . 新形势下乡镇档案管理工作中的问题及对策 [J]. 卷宗 ,2021,11(25):31-32.

[2] 张胜芳 . 试论新形势下如何做好档案移交与管理工作 [J]. 卷宗 ,2020,10(25):15.

[3] 王俊 . 新形势下如何做好档案移交与管理工作 [J]. 兰台内外 ,2020(1):83-84.

[4] 梁国秀 . 如何做好机构改革实施阶段的档案交接工作 [J]. 忻州师范学院学报 ,2022,38(02):76-78.

个人简介：龚武，男，市，毕业于中南财经政法大学，现工作于，初级职称，学位大专，研究方向档案管理研究方向，