基层档案管理中电子文件长期保存的挑战与对策

引言

信息技术浪潮涌来，基层档案管理领域里电子文件保存直面存储设备频繁换代、数据安全隐患、格式兼容障碍等棘手状况，往昔的纸质档案管理模式在时代发展中逐渐显露短板，难以契合当下需求，电子档案如何妥善管理成为亟待破解的难题。此研究着力于从管理制度优化、人员培训开展、档案管理系统智能化推进这几方面深入，通过构建规范流程完善制度体系，组织针对性课程提升人员素养，引入先进技术实现系统升级，全方位提升电子文件保存管理的效率与安全系数，为基层档案管理量身定制切实可行的改进策略，确保电子文件得以长期完整保存、数据始终处于安全状态、档案管理系统稳定高效运转。

1 电子文件长期保存的现状

1.1 基层档案管理的特点

基层单位资源有限，档案管理系统通常较为基础，档案存储多依赖纸质材料，这种管理方式虽然稳定，但面向现代化的管理需求，已显现出明显的不足，档案的整理和归档方式通常依赖人工操作，存取效率较低。随着电子文件逐渐成为主流，基层档案管理不仅要处理大量的纸质文件，还需面对电子文件带来的新挑战。特别是在文件的保存、查找、传输等环节，传统的纸质档案无法满足高效、便捷的管理需求，基层档案管理的数字化转型面临着硬件设施落后、人员技能不足等问题，导致档案管理的数字化进程缓慢。

1.2 电子文件长期保存的需求与重要性

电子文件长期保存需求持续攀升，基层单位里电子档案逐步取代纸质档案成为主要存储形式 [1]。电子文件存取便捷、检索迅速、传输高效，大幅提升工作效率，不过长期保存电子文件困难重重，数据格式陈旧、存储介质老化、系统兼容不佳等问题凸显。保存期间，文件面临数据损毁、丢失或无法读取风险。基层单位对电子文件保存重视不足，常忽略数据备份、定期查验更新，难以保障存储安全，电子文件保存还涉及法律合规，需保证数据真实、完整且可追溯。

2 电子文件保存的挑战剖析

2.1 技术迭代与系统兼容性困境

电子文件长期保存实践进程中，技术更迭速度极快，基层档案管理遭遇重重困境，存储介质由过去常用的磁带、硬盘，逐步朝着云存储等新兴技术形态演变，新旧存储介质在衔接与配合方面矛盾显著 [2]。早期借助磁带存储的文件，在向现代硬盘或云存储迁移过程中，频繁因数据格式无法适配、读取协议存在差异等状况，造成数据丢失，甚至无法访问文件内容。存储设备老化现象也不容忽视，硬盘、光盘这类物理存储介质，经过长时间使用，极易出现盘片划伤、涂层剥落等物理性损坏，严重影响数据的完整性与可读取性，基层单位受限于技术更新资金不足，难以在第一时间更换老化设备，使得档案存储系统的稳定性面临极大挑战。

2.2 数据完整性和安全性风险

电子文件保存直面数据完整性与安全性双重威胁，文件在传输、复制及存储环节，技术故障突发或人为操作不当，极易损害完整性，网络传输期间信号不稳定、存储介质出现物理性损伤，都可能造成文件内容部分丢失、数据损毁。数据安全状况不容乐观，网络空间里电子文件随时面临病毒侵袭、黑客非法侵入，还可能遭受内部或外部的恶意破坏。基层单位因缺少先进加密技术与完善访问控制手段，难以确保数据在存储、传输过程中的保密性与安全性，文件格式繁杂，技术不断革新，进一步提升数据完整性保障难度。长期保存过程中，存储介质性能逐渐下降、文件格式被淘汰，最终导致文件无法正常读取。

3 电子文件保存技术的优化策略

3.1 文件格式的标准化与规范化

电子文件长久保存离不开标准化文件格式，其确保文件可读，提升跨平台、跨时间兼容性，PDF/A 格式凭借出色的稳定持久特性，成为国际广泛认可的电子文件长期保存标准，此格式固定文件布局、字体与图像，使文件在各类设备和软件环境中呈现相同效果，能有效解决软件更新或格式不兼容带来的读取问题[3]。PDF/A 格式可嵌入元数据，方便文件分类、查找与管理，基层档案管理系统需运用自动化工具，对电子文件进行批量格式转换，将所有档案文件统一存为PDF/A 格式，消除存储时因格式差异产生的管理困扰。

3.2 存储方案的选择与优化

电子文件长期保存，存储方案优化创新关乎数据安全与高效管理，传统本地存储，像硬盘、光盘等，虽能满足部分存储需求，却存在设备老化、容量受限、数据易失等状况，伴随信息技术迅猛发展，云存储作为新型存储模式兴起，凭借超大存储容量、灵活扩展能力与高可靠特性，日益成为电子文件存储的理想之选。云存储运用分布式存储技术，把数据分散存于多地服务器，大幅降低因单点故障致数据丢失的风险，云服务提供商配备专业数据备份恢复机制，可定期自动备份数据，数据出现丢失损坏时能快速复原，进一步保障数据安全。

4 电子文件管理的法律与政策保障

4.1 法律法规对电子文件保存的要求

《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》明确电子文件档案管理保存规则，电子档案依技术规范存储，保障数据长时间可正常使用，保存环节要实现文件能被读取、数据无法被修改[4]。法律规定电子档案采用标准化格式来保证数据始终完整，像 PDF/A 格式在文档显示和保存上有优势，TIFF 格式常用于图像存储且具备高保真度，禁止使用仅能在特定软件打开的格式，从而无论未来技术如何更新，文件都能顺利读取使用。

法律对电子档案备份与灾难恢复设要求，需多地点、多渠道备份，以防设备损坏等意外导致数据丢失，这意味着存储介质和方案选择优化需符合数据保全规定。基层档案管理方面，存储设施必须达到国家数据存储技术标准，定期开展检查维护工作，避免因设备老化、故障，让档案数据出现丢失或损坏状况。

4.2 档案管理的政策支持与执行

交通运输系统基层单位电子文件管理依赖法律约束、政策引导和有力落实，近阶段，从国家层面到地方各级行政机构相继颁布大量政策文件，全力推动电子档案管理朝着标准化、数字化方向发展。以《山东省档案工作科学化管理规范》为例，该规范明确强调，各单位制定整体发展规划时，必须将档案信息化建设纳入其中，要求电子文件从产生时的归档环节，到后续的分类整理，再到长期的妥善保管，各个流程都要协同推进，这一政策举措切实推动基层单位在开展信息化建设进程中，将电子文件管理作为关键工作内容，通过严格遵循相关规定与流程，达成电子档案规范化管理的目标。

政策支持于基层单位技术资金层面亦有体现。地方档案行政管理部门以集中数字化招投标模式，助力基层单位攻克存量档案数字化难关，提升电子文件管理效率。这般政策扶持与有力落实，让交通运输系统基层单位电子文件管理迈向科学规范，为基层档案管理数字化转型筑牢根基。

4.3 基层单位的制度建设与责任落实

基层交通运输系统需构建完善电子文件管理制度，清晰划分各部门与人员职责，《电子档案管理办法》规定，电子文件形成部门承担文件收集、整理及归档任务，档案管理部门负责全程监督指导与管理工作。基层单位要指定专人负责电子文件管理，保障责任精准落实，防止因人员变动或职责模糊引发文件管理无序状况，基层单位还得强化电子文件管理制度建设，制定归档、安全管理及备份策略，要求定期对电子文件实施备份，于不同存储介质分别留存至少三套完整数据，保障数据长久安全。并且要密切与上级档案主管部门交流，及时获取政策助力与技术指引。

4.4 人员培训与技术支持

电子文件管理的法律政策落地依赖专业人员，基层交通运输系统要强化档案管理人员业务培训，让其熟练掌握电子文件管理必备的计算机、信息安全及档案管理知识，基层单位还应大力引进兼具信息化与档案管理背景的专业人才，扩充人才储备，增强整体管理实力。技术保障上，基层单位必须配置契合电子文件管理要求的信息化设备，像服务器、存储装置与安全防护系统，并且要积极运用新一代信息技术，提升电子文件管理智能化程度，通过搭建电子档案管理系统，达成电子文件自动归档、存储和检索，提高管理效率与安全系数。

5 提升电子文件保存管理效能

5.1 强化人员培训与管理创新

基层档案管理里，人员专业素养左右电子文件保存管理成效，信息技术更迭迅速，电子文件管理技术与法规不断更新，对档案管理人员提出更高要求，加强人员培训、提升业务能力与法律意识尤为重要[5]。培训内容覆盖电子文件管理基础操作，像文件格式转换、数据备份，也涉及信息安全技术、人工智能在档案管理中的应用等前沿知识，还要开展个人信息保护法、档案法等法规培训，保障管理合法合规。培训形式丰富多样，定期开展内部培训，邀请专家讲座分享经验技术，鼓励参加外部培训与学术交流，以此拓宽视野、把握行业动态。建立培训效果评估机制，通过考试、实操考核检验成果，奖励优秀人员，对考核未达标者安排再培训，管理创新方面，基层单位要健全人员管理机制，明确职责权限，构建科学绩效考核体系，激发员工工作主动性，营造良好氛围，鼓励创新实践，推动电子文件管理工作不断优化。

5.2 推进档案管理系统的智能化升级

智能化极大提升电子文件保存管理效能，基层档案管理系统需顺应技术潮流实施智能化升级，达成电子文件管理自动、精准与高效，智能化档案管理系统需有强劲的文件处理能力，借人工智能实现文件自动分类、识别和归档，降低人工操作；靠机器学习深入剖析文件内容，达成精准检索，以智能标签标注文件方便查找。数据安全是关键，系统要用先进加密技术存储电子文件，防范数据泄露篡改，构建完备备份恢复机制，强化安全防护抵御黑客病毒，系统还得重视用户体验，保持界面简洁、操作便捷，提供个性化服务，依据用户需求习惯推送文件信息，基层单位应加大信息技术投入，引入先进设备软件，加强与供应商协作解决系统问题，对员工开展技术培训，发挥系统优势，提升电子文件保存管理质量效率，推动基层档案管理工作进步。

结语

基层档案管理电子文件长期保存面临技术迭代、数据安全等难题，技术领域，要达成格式规范统一、改进存储策略；管理维度，依靠法律政策支撑、人员培养以及制度健全；智能化升级同样是提高管理效能的要点。基层单位需主动作为，扎实推进各项举措，增强电子文件管理安全性与效率，保障电子文件长久有效存储，推动基层档案管理在数字化浪潮中持续发展。

参考文献

[1] 吴雪清 . 企业电子文件归档与电子档案管理策略研究 [J]. 企业改革与管理 ，2024，（18）：35-37.

[2] 张 钊 伟 . 基 于 CiteSpace 的 国 内 外 电 子 文 件 长 期 保 存 文 献 综 述 [J]. 档 案 天地 ，2023，（09）：37-40.

[3] 刘宁 . 信息生态视角下电子文件长期保存研究 [J]. 江苏科技信息 ，2023，40（23）：44-47.

[4] 蓝剑玲 . 自动化环境下文书档案管理要点研究 [J]. 黑龙江档案 ，2023，（02）：116-118.

[5] 马婷艳 . 数字化背景下电子文件档案管理分析 [J]. 兰台内外 ，2023，（09）：45-47.

简介 ：陆智星 出生年月 ：1987.08 男 汉 陕西省绥德县 助理馆员 本科 法学 研究方向 ：基层档案管理 身份证号：612727198708156431