办公室文书档案收集与归档工作探讨

摘要：办公室文书档案的管理是一项非常重要的内容。科学合理的管理方法能够节约大量的时间和精力，提高管理人员的工作效率及档案管理质量。文中主要概述了当前办公室文书档案收集与归档工作中存在的相关问题，并提出了针对性的改进措施，为办公室文书档案管理的长远发展奠定了基础。

关键词：办公室；文书档案；收集与归档工作

前言

办公室文书档案的管理是一项非常重要的内容，在单位各项工作中占据着十分重要的地位。科学合理的管理方法不仅能节约大量的时间和精力，提供管理人员的工作效率，而且也有助于提高档案管理的质量和准确性。

本文主要分析了现阶段办公室文书档案收集与归档工作中存在的相关问题，并针对性的提出了一系列优化措施，以提高档案管理工作的效率和质量，为促进办公室文书档案管理的长远发展提供了帮助。

1 办公室文书档案收集与归档工作中存在的相关问题

1.1 工作人员对办公室文书档案管理重视程度不够

现阶段，在办公室文书档案收集与归档的管理工作中仍然存在一些问题，部分工作人员对办公室文书档案的重要性缺乏认识，导致相关管理人员在进行档案管理工作时管理意识淡薄。档案管理工作繁琐复杂，而管理人员数量有限，这会造成部分工作人员把主要的时间和精力放在相对重要的文件管理工作上，从而导致一般的档案文件资料在整理过程中会被忽视。除此之外，也存在一部分管理人员缺乏工作责任心，对待工作并不认真负责，导致部分文书档案没有按照正确的管理方式进行归类、整理及储存，从而影响了文书档案保存的准确性。这些现象在一定程度上不但会影响办公室文书档案的管理效率和质量，而且也会对之后的查阅、更新等造成非常不利的影响，档案的后期使用价值也会大打折扣[1]。

1.2 办公室文书档案收集与归档管理方式落后

传统的文书档案管理模式是工作人员通过手工收集、分类与整理的方式对纸质版的文件资料进行整理，不仅工作量大，消耗时间长，且需要工作人员在进行档案分类整理时具有足够的耐心。这种传统的管理方式不仅降低了管理人员的工作效率，而且无法确保档案管理的真实可靠性，档案管理质量也得不到充分的保障。另外，传统的管理方式可能还会存在档案遗漏、丢失的现象，严重影响了文书档案管理的发展[2]。

1.3 缺乏完善的档案管理体系

当前多数机构并未针对办公室文书档案收集与归档管理工作制定完善的管理体系和规范的管理制度，在实际的工作开展中，经常会遇到文书档案资料的丢失及破损情况。而实际上，档案资料的真实有效才是文书档案收集与归档管理工作的关键，一旦发生丢失或者在需要时未能及时找到，档案得有效性将很难得到保证[3]。

1.4 缺乏专业的档案管理人才

多数人普遍认为档案管理不需要太多的专业知识，对工作人员的专业能力要求较低。基于此，实际的档案管理工作人员大多不具备档案管理的专业能力，对档案管理的工作流程、重视程度相对缺乏。另一方面，有部分工作人员认为档案管理工作相对清闲，不需要投入较多的时间和精力，以致于在工作的过程中缺乏积极性。

2 优化办公室文书档案收集和归档工作管理的措施

2.1 强化监督，提高档案管理人员的重视程度

在实际工作中，仍有部分工作人员对文书档案管理工作重视程度不够，对待工作缺乏责任心，以致于对工作效率及档案管理质量产生了非常不利的影响。所以，在实际的工作中首先应借助各种方式和渠道转变工作人员的管理理念，提高管理人员对档案管理工作的重视程度，如定期培训等。必要时还可以通过对岗位职责重新划分，设定相关考核目标，制定奖罚考核制度等措施来提高管理人员的思想意识。这就要求相关管理人员不仅要了解档案管理的具体内容和要点，也要对其管理工作相关程序做到心中有数，加强对档案管理工作的重视，提升工作效率。

2.2 创新档案管理模式

从以往的管理模式来看，文书档案的管理主要是依赖人工对纸质版的文书资料进行整理，在管理过程中经常会发生重要文件的破损或丢失现象。为避免此类问题的发生，需要在实际工作中对文书档案的收集及归档方法进行创新。数据信息时代，信息技术在文书档案归类整理过程中的应用，不仅节约了工作人员的时间和精力，极大的提高了工作效率，而且在一定程度上减少了人为因素造成的工作失误，提升了档案管理人员的工作质量。因此，在实际工作中，相关单位可以通过购置现代化计算机设备，引进先进的信息技术软件，逐步实现档案管理工作的数字化与智能化。

2.3 促进档案管理制度的完善

就目前的管理现状来看，大多数机构在文书档案的收集与归档管理方面缺乏规范的管理制度和完善的管理体系。为保证办公室文书档案收集与归档管理工作的正常顺利进行，必须要对相关的管理制度体系进行完善。制度的完善可以通过以下几个方面进行：1.规范制度、职责明确、责任到人。对文书档案收集与归档管理工作从制度上进行规范，明确各个部门、各个岗位的工作职责；2.流程清晰、合理、明确。管理制度中应清晰体现文书档案收集与归档管理的工作流程，提前规定好每个环节的时间节点、责任人及注意事项等相关内容，保证流程的合理科学；3.加强档案管理的监督和奖罚制度建设。在机构内部建立绩效考核机制，加强对档案管理工作的奖罚力度；同时强化监督，不定时的进行档案管理的抽查工作，借助外部力量促进文书档案管理工作质量的提升。

2.4 促进档案管理人员专业能力的提升

档案管理工作人员的专业能力也是影响文书档案管理质量的一个重要因素，其能力的高低直接影响到档案管理的效率和质量。为提高相关工作人员的专业能力，可在机构内部定期开展专项能力提升培训，在丰富工作技能的同时还能增强工作人员的管理意识。另一方面，要积极引进档案管理的高技术人才，对于人才的选择不仅要具有坚实的档案管理基础理论知识，还要能够熟练使用各类信息技术设备，为档案管理工作的发展与创新创造有利条件。

3 结束语

综上所述，文书档案的收集与归档管理工作是一项非常重要的工作，在实际工作中应当引起相关工作人员的重视。然而，现阶段，我国的文书档案管理工作仍然存在一些问题，需要在后期的发展中进一步完善。

参考文献：

[1] 杨红梅.办公室文书档案的收集与归档工作探讨[J].城建档案，2017（1）：100-101.

[2] 关欣.办公室文书档案收集与归档工作研究[J].黑龙江档案，2021（4）：112-113.

[3] 钟卫国.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].兰台内外，2021（14）：22-24.