新时期档案利用不足问题及深度开发策略探析

引言

档案是企事业单位管理中的一项重要内容，它记载着企业发展的历史和运行的轨迹，携带着大量的资源以及价值。但是很多企事业单位档案管理不规范、档案利用率较低，既影响了企事业单位知识管理效率，又限制了档案对决策的支持功能。文章旨在对企事业单位档案利用不充分的成因进行分析，并且提出了一系列深度开发的策略，希望能够促进档案资源利用效率的提高，促进企事业单位管理水平提高，为其长远发展提供支撑。

一、企事业单位档案利用现状分析

（一）企事业单位档案的重要性

档案既反映企事业单位运营状况、发展过程，又为制定战略决策和政策提供历史依据。档案做为企事业单位的珍贵资源，它是企事业单位知识的载体和经验积累的依据，有着无可取代的重要价值。企事业单位档案的有效运用不仅可以为企事业单位的决策提供支持，而且可以提高企事业单位内部管理效率和市场竞争力。所以企事业单位要注重对档案进行搜集、整理、储存以及使用，保证档案资源能够长期有效可持续发展。档案的使用既有利于总结经验，规避风险，也可以为企事业单位创新与变革提供历史借鉴。

（二）档案管理现状及存在问题

当前，很多企事业单位档案管理体系还不够健全、档案整理和归档工作都有不同程度地落后。一些企事业单位在档案管理工作中没有统一规划，档案分类、保存及借阅流程不规范，导致档案资源浪费、管理混乱。另外企事业单位档案人员专业素质与管理能力良莠不齐，致使档案安全性与完整性面临威胁。就档案利用而言，很多企事业单位并没有将其潜在价值充分发掘出来，档案资源利用率不高，甚至有些时候还忽视了档案，没有和其他信息系统进行有效衔接。这些问题都制约着档案深度开发和企事业单位管理实际应用成效。

（三）档案利用的障碍因素

档案利用不到位的一大障碍就是企事业单位对档案的重要性认识不到位，致使档案资源没有被充分利用。很多企事业单位都把档案作为历史遗留物看待，没有认识到档案可以对现行管理决策起到重要的支撑作用。查阅、检索档案流程烦琐、繁杂，没有一套有效的信息管理系统影响档案利用效率。另外由于技术手段落后，许多企事业单位都没有能够对档案进行数字化管理，造成信息采集不及时等问题，从而影响档案快速流转与更新。最后是企事业单位文化中对于档案不够重视，档案管理部门扶持力度不够，资源保障不到位等问题，使得档案利用过程中阻碍因素难以突破。

二、档案利用不足的原因

（一）档案管理体系不完善

企事业单位档案管理体系不健全，是影响档案高效利用的一个核心问题。许多企事业单位对档案管理没有一个科学的体系与规范，造成档案分类、保管、查询与利用等环节混乱、效率低下。档案管理人员经常会面对手工操作过多、缺少系统化管理工具、不能对档案信息进行自动储存与管理等问题。这样就使档案失去了其应有的条理性并造成信息检索难度大，档案资料不能迅速准确地为企业决策服务。部分企事业单位档案管理并没有有效衔接企事业单位整体信息化建设，信息孤岛现象严重，档案深度开发利用进一步受限。

（二）对档案利用价值认知不足

很多企事业单位对于档案利用价值没有深入了解。人们通常认为档案是一种历史性归档，没有结合当下管理需求，忽略其对日常决策及管理的重要性。进行战略决策、问题诊断、市场分析等方面，常常依赖即时数据与短期信息，却忽略了沉淀于档案之中的历史数据与经验教训。因缺乏档案深度挖掘与系统分析而不能把档案变成宝贵的信息资源，因而错过了以档案提高管理效率，规避风险，实现资源优化配置的良机。文化与领导层重视不够造成档案资源利用战略化不足。

（三）技术手段与资源支持不足

现代企事业单位对档案进行深度开发，有赖于档案数字化和信息化管理系统这类先进技术手段。但很多企事业单位对这一领域投入力度不够，档案管理还停留于传统纸质管理，不能有效地对档案信息进行检索、共享与分析。尽管一些企事业单位已经启动了档案数字化转型工作，但是仍然面临着技术标准不一致、数据存储方式不尽合理等诸多问题，致使档案信息可用性与安全性很难得到保障。对于资源分配中的档案管理扶持不够，档案部门人员配备不到位，经费保障不到位，造成技术更新与管理创新有限。这些技术与资源的限制直接影响档案的有效利用与深度开发。

三、档案深度开发的策略

（一）加强档案管理体系建

要建立和完善档案管理体系，理清档案在分类、储存、保管和利用过程中的职责和程序，保证档案在收集和利用各个环节有规范化和标准化管理模式。通过建立科学合理的档案管理制度来保证档案完整性、安全性以及长期保存。应加强档案人员培训和素质提升，增强档案人员专业能力以满足现代化档案管理需要。同时可以在业内先进管理经验的帮助下，根据自身情况不断完善档案管理架构，促进档案信息化发展，从而使档案利用更方便、更有效，从而给决策层及时准确地提供数据支持，促进管理水平和综合竞争力的提高。

（二）提升对档案价值的认识与应用

要强化档案价值认识，清楚档案不只是历史记录，而是当前阶段经营及今后发展中的一项重要资源。要通过教育和培训使各级职工特别是管理层对档案战略意义有深刻认识。要鼓励部门将档案资源更多的应用于决策与日常管理，特别是市场研究、风险控制与经验总结。以跨部门合作的方式加强档案作为知识管理与创新的一项重要内容运用于企业的日常经营。也可以通过构建档案利用激励机制来激励职工对档案潜在信息进行深度挖掘，促进档案深度利用，将档案和企业经营目标进行融合。

（三）引入现代化技术手段促进档案的深度开发

现代信息技术发展对企事业单位档案深度开发具有重要的支持作用。企事业单位要在档案管理技术上加大投入力度，促进档案管理数字化、网络化、智能化发展。通过引进先进档案管理软件和建设数字档案库等手段对档案进行自动化存储、智能检索和安全管理。经过数字化处理的档案能够与公司的其他信息系统完美结合，消除信息的孤立，从而增强数据的共享和使用效率。人工智能和大数据分析能够帮助企事业单位在海量的档案数据中挖掘出有效的信息，从而准确地支持企业的决策。现代化技术的运用在促进档案管理效率的同时，也能够大大扩展档案资源运用范围，有利于企业的创新和发展。

结论

深度开发企事业单位档案是提高管理效能，增强决策支持能力之关键所在。通过健全档案管理体系、提高职工档案价值感知，并运用现代化技术手段可以使企业更加有效地发挥档案资源的作用，实现决策过程与管理流程的最优化。尽管现阶段不少企事业单位面临档案管理不足的问题，但通过科学的管理措施和技术支持，企事业单位可以实现档案资源的最大化利用，为其持续发展提供坚实的基础。

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