新时期加强医院档案管理工作的途径探析

医院档案作为医院在医疗、科研、教学等方面所产生的以文字、图表等形式的历史资料，对其进行保护具有重要的价值。医院信息化是医院管理与服务的重要组成部分。随着我国医疗事业的发展，信息化建设的深入，医院档案工作的内涵与外延得到极大的扩展，其重要性也越来越突出。加强对医院档案管理的研究，对提高医院的核心竞争能力具有重要的意义。

一、加强医院档案管理工作的重要性

医院档案是对患者的医疗行为的真实记录。完善的档案资料可以给医师提供精确的医学信息，有助于医师对患者的状况有一个正确的认识，并作出适当的处理，以保证医疗的质量与安全性。同时，医院档案也为解决医疗纠纷提供了一定的参考，可以更好地保护医生和患者的合法权利。科学、标准的档案管理，是医院管理人员掌握医院经营情况、制定科学管理策略的基础。同时，对档案工作进行规范化、标准化，有利于优化医院的内部管理，提高工作效率，促进医院的综合管理。医院档案是医院发展史的重要组成部分，其记录了医院发展的过程，也记录着医院的发展。通过对档案数据的分析、研究，可以不断总结经验，为医院的可持续发展提供参考。同时，档案也是医院文化建设中不可缺少的一部分，其对提高医院的凝聚力、推动医院长期发展具有重要作用 [1]。

二、新时期加强医院档案管理工作的途径

( 一) 加深对档案管理工作的认识

提高档案工作的规范化和科学化水平，是提高医院档案工作质量的关键。要通过各种途径，加大对档案管理工作的了解。比如，定期举行档案管理方面的专题讲座，邀请相关专业人士或有经验的医务人员，向医院管理部门及员工说明档案管理的相关内容，并对医院实际运营起到积极的作用。通过培训，使员工意识到，档案不仅是一份病历，还是保证医疗质量和科研教学的重要保障。另外，还要加强对档案法律知识的宣传教育，通过对《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的学习，使员工清楚地认识在档案工作中所应承担的责任与义务，从而提高自己的法治观念。对于档案管理人员，要对其进行专业的培训，内容包括最新理论知识、方法和实践技能。通过系统培训，提高档案管理者的职业素质和业务水平，让其更好的完成档案管理工作，提高医院档案管理工作质量。明确各部门的职责，保证档案工作顺利进行。医院要建立健全档案管理责任制，在收集、整理、移交等各环节，明确各科室的职责与任务。如临床科主要负责患者病历等医学资料的搜集和整理；管理部门负责整理各类行政资料；承担研究计划有关数据的管理工作。

( 二) 提高档案管理的信息化水平

在信息化高速发展的今天，档案数字化管理已经成为医院档案工作的重要趋势。医院要建立完整的医疗档案管理系统。具体来说，就是要利用扫描仪等先进的数字化设备，实现纸质档案的电子化。它不仅可以提高档案的储存效率，降低档案所占的实体空间，而且可以明显地提高档案的安全性。利用加密存储、授权管理等方法，可以有效地防范档案信息的泄漏与篡改。同时，电子档案的查询与使用也更为方便、有效。建立医疗档案信息数据库，使医院能对患者的医疗档案进行统一管理与共享。档案信息数据库可以对分散于各科室的档案数据进行有效整合，打通“信息孤岛”，为医院管理与决策提供全面而准确的数据支撑。比如，通过该数据库，医院的经营情况、科研成果等，都能为医院的管理和发展提供参考。档案管理信息系统应该包括收集、整理、检索、统计等各方面的功能模块。在档案采集阶段，该系统能自动提示各部门及时提交档案；在整理过程中，可以根据预先设定的分类规则，对档案进行归类、编号；在查询部分，系统提供了关键词查询和分类查询等方法，使用户能迅速地查找所需文档。进一步完善档案管理信息系统。定期对系统的安全性进行检测，并及时修补漏洞。结合医院档案管理工作实际需要与科技发展的趋势，适时地更新与优化该系统，以保证该系统能不断地适应医院档案管理工作的需要，为高效率地开展医院档案管理工作提供技术支撑 [2]。

( 三) 提高档案管理人员的素质

对档案管理工作的相关标准规范和业务流程等进行定期培训。系统的学习，使档案管理人员对档案工作的基本原理与需求有了较深的认识，掌握收集、整理、使用等各环节的具体操作方式。比如，对于档案的编排，通过培训，能使管理人员掌握科学的分类方法、装订技术等，从而保证工作的标准化。积极开展档案管理工作，开展与档案工作有关的学术交流与继续教育。参加各种学术会议、研讨会等活动，使档案管理者能够与同事们进行工作交流，及时掌握当前的发展动向，扩大知识范围和视野。持续教育是档案管理者持续更新知识结构、适应日新月异的档案工作的途径。随着信息化建设的不断深入，对档案管理者提出了更高的要求。医院要对档案管理员进行计算机操作和网络技术等方面的培训。经过培训，档案管理人员可以熟练地运用档案资料的录入、查询和统计等功能。在档案资料的数字化工作中，档案管理员必须掌握一些影像处理及档案扫描等技巧，保证资料的明晰性与完整性。在档案信息系统的维护与管理上，档案管理员必须具备简易的排除错误及资料备份的能力，确保系统的正常运作。同时，档案管理员还必须具有一定的网络安全意识，可以有效地发现并防范来自网络的攻击，病毒等，从而保证档案资料的安全性。在保证档案工作公平、公正、保密的前提下，必须具备良好的职业道德。在档案工作中，要严格遵循相关的职业道德，并进行档案的保密工作。通过开展专题讲座等方法，提高医务人员的责任心、使命感 [3]。

( 四) 健全档案管理体系

档案管理体系应当包括收集整理、保管、使用、销毁等各阶段，并对各部门及档案管理人员的责任及工作程序进行详细规定。比如，在收集档案的过程中，应该规定各个部门收集的档案的范围、时间和要求；在归档过程中，要明确归档标准、编目规则和装订要求；在档案保管方面，要对档案的保管期限、保管场所的安全要求和日常的管理办法进行详细的规定；在使用过程中，要从审批流程、借阅时限和保密规定等方面对档案的使用进行规范。医院要严格落实档案管理制度，并对其实施情况进行定期督导、抽查。建立档案工作的督导与检查机制，对各部门的档案工作进行定期的检查与评价，并对其工作中出现的问题进行及时的发现与改正。比如，要检查收集的档案是否齐全规范，保管是否安全，使用是否合法。对违反档案管理规定，要给予警告等严厉处罚，以保证档案管理制度的有效实施，使医院档案工作更加规范。

结论

总之，医院档案管理在医院管理中占有举足轻重的地位，关系着医疗服务质量与安全，有助于提高医院管理水平，推动医院可持续发展。在新时期，对医疗档案工作提出更高的要求。加强医院档案管理，要从增强档案管理意识、加强档案信息化建设、提高档案人员素质等方面着手，使医院档案管理工作得到全面的提高。

参考文献：

[1] 冯桂景 . 提高医院档案管理水平与档案资源利用效率的策略探讨 [J].兰台内外 ,2025,(20):57-59.

[2] 韩姗珊 . 信息化环境下加强医院实物档案管理与利用的探讨 [J]. 兰台内外 ,2025,(18):81-83.

[3] 王桂香 . 新医改背景下加强医院医德医风档案管理工作的探讨 [J]. 兰台内外 ,2025,(19):50-53.