高校人事秘书在办公室综合管理工作中的高效运作机制研究

一、高校人事秘书的职能定位与时代挑战

1.1 专业化分工下的职能重构

在现代高校行政管理体系中，岗位分工呈现出明显的专业化特征，已细分为综合秘书、科研秘书、人事秘书等专业序列。人事秘书岗位作为其中的重要组成部分，其核心职责聚焦于师资队伍建设的全周期管理，承担着政策执行者、数据管理者、服务协调者三重角色，其工作效能直接关系到高校人才强校战略的实施效果。在高层次人才引进方面，人事秘书需要精准把握学校的学科发展规划和人才需求，制定科学合理的人才引进计划，吸引优秀人才加盟。教职工职业发展管理涵盖职称评审、项目申报、绩效考核等事务性工作。人事秘书要严格按照相关政策和规定，审核教职工的申报材料，确保材料的真实性和完整性，为教职工提供政策咨询和指导，帮助他们顺利通过评审。人事数据治理是人事秘书工作的重要基础，包括个人信息管理、薪酬福利、档案信息等基础数据的动态维护。准确、及时的数据是各项人事工作的基础，人事秘书需要运用科学的方法对人事数据进行汇总、归纳、分析和处理，通过对准确有效的人事数据进行分析，总结规律，预判形势，为学校制定人事工作方案提供有力支持。

1.2 新时代提出的能力要求

首先，从流程执行向数据分析转型，在传统工作模式下，人事秘书主要侧重于执行各项人事工作流程，而在新时代背景下，需要运用人力资源大数据辅助决策。通过分析师资结构，预测高层次人才缺口，为学校的人才引进和培养提供科学依据。其次，从事务处理向政策研究转型。在职称评审等工作中，人事秘书不仅要处理具体事务，更要深入研究相关政策，确保科学评价体系的落实，推动学校人事管理工作的规范化和科学化。

新时代还要求人事秘书具备更强的沟通协调能力和创新能力。在沟通协调方面，需要与教职工、院系领导、学校职能部门等多方进行有效的沟通，准确传达人事政策和信息，耐心解答疑问，积极协调各方利益和需求。在创新能力方面，要能够积极探索新的工作模式和方法，以适应高校不断发展变化的需求。

二、当前工作体系中的现实困境

2.1 信息化建设未完全

尽管高校已经建成了人事管理系统，但在实际应用中仍存在显著的功能缺陷。首先，数据孤岛问题突出，人事管理系统与科研、教务等系统的对接率较低，无法实现数据的有效共享和流通。这导致人事秘书在工作中需要重复录入数据，不仅增加了工作量，还容易出现数据不一致的情况。其次，人事秘书仍需手工处理大多数的报表统计工作，效率低下且容易出错。人事系统虽然具有人员人事信息的数据导出功能，但导出的数据无法高效地对管理工作起到作用，需要工作人员进行再次校核填报，电子化流程与传统纸质审批并行的“双轨制”，不仅没有减少对于纸质材料的依赖，反而使工作量进一步增加。

2.2 校院协同的机制障碍

在校院两级管理中，院系人事秘书往往需要同时应对人事部门、师资工作、人才工作等多个校级部门的要求，且各部门的数据标准不统一，导致院系人事秘书在数据收集和整理过程中面临较大困难。此外，由于校院之间信息传递不及时、不准确，容易出现工作重复、疏漏等问题，增加了事务性工作的沟通成本，降低了工作效率。

2.3 职业发展的天花板效应

高校行政秘书工作具有复杂性和广泛性，是一项相当繁重的工作，但由于没有精确识别自身定位，导致出现职业倦怠现象，在高校职称体系中，管理岗位晋升通道较窄，专业培训机会匮乏，人事秘书难以获得系统的专业知识和技能培训，不利于其职业发展和能力提升。这些都在很大程度上影响了人事秘书的工作积极性。

三、高效运作机制的构建路径

3.1 数字化协同平台的深度应用

构建智能办公系统是提升人事秘书工作效率的关键。开发智能填报系统，建立统一的数据库，建成全校统一的人事数据中台，实现与科研、财务等多系统的数据互通，突破数据治理的瓶颈，有效减少数据的重复填报，分析展示师资队伍年龄结构、学缘结构等关键指标，为学校的人事决策提供直观、准确的数据支持。通过全流程线上审批，压缩审批周期，提高工作效率。

利用数据分析发现师资队伍存在的问题，为人事人才工作的顶层设计、发展规划、督促指导、协调推进和考核评估等提供科学依据。通过对人事数据的深度挖掘和分析，总结规律，预判形势，有针对性地制定人事工作方案，提升

人事管理工作的科学性和前瞻性。

3.2 业务流程重构

高校人事部门作为服务性职能部门，创新校院联动的工作模式，明确校院权责划分，减少工作中的推诿扯皮现象，降低事务性工作的沟通成本，建立有针对性、便捷的管理协同办公机制。将传统审批事项优化为线上流程，明确各环节的责任人和时间节点，提升审批效率，缩短办理时间。协同办公机制不仅减少了教学科研单位线下办理业务的工作量，还方便了对指定记录的查询，提高了工作的透明度和可追溯性。通过业务流程的重构，将工作人员从繁冗的重复性事务中解放出来，使其能够将更多的精力投入到更具价值的工作中，提升服务的满意度。

3.3 专业化发展支持体系

在提升专业素养方面，人事秘书应主动学习人事管理专业知识，深入研究高校人事政策法规。通过参加专业培训课程、行业研讨会、在线学习平台等方式，系统掌握招聘选拔、薪酬福利、绩效考核、人才培养等方面的理论与实践技巧。不断提高办公技能，熟练运用各类办公软件和人事管理系统，提升数据处理、信息分析能力，以此提升工作效率和准确性。

在处理综合事务时，人事秘书应积极探索新的工作模式和方法，运用数据分析方法，对人事数据进行深度挖掘，为高校人事决策提供科学依据。优化工作流程是突出专业性的重要途径，需要梳理现有的工作流程，找出繁琐、低效的环节，结合实际情况进行简化和优化。可以建立知识管理体系，将工作中积累的经验、案例、政策解读等进行整理归档，形成内部知识库，方便随时查阅和分享，促进专业水平的提升。

人事秘书在日常工作中要与教职工、院系领导、学校职能部门等多方进行沟通，在沟通时需准确传达人事政策和信息，耐心解答疑问，积极协调各方利益和需求。面对矛盾和问题，能够运用专业的沟通技巧和协调能力，妥善解决，展现出良好的职业素养和专业风范。

四、结论与展望

为了更好地为学校事业的发展服务，人事秘书必须明确定位，加强自身的专业素质建设，在新形势下要积极地将大数据运用到工作中，不断深化创新，从而提升自己的工作效率。高校人事秘书工作效能的提升是一项系统工程，需要制度设计、技术支撑、人文关怀的多维协同。随着发展环境的不断变化，高校人事秘书工作的高效运作机制也需要不断地完善和创新，通过持续优化工作机制，人事秘书必将为高校发展建设提供更优质的管理服务支撑。

参考文献：

[1] 赵春燕 . 高校学院人事秘书管理提升策略分析，管理观察，2019（01）99-100

[2] 侯晓龙 . 新时期人事行政管理工作难点及对策——以博士后研究人员管理工作为例，办公室业务，2022/10（上）133-135

[3] 阮利娟 . 大数据时代下高校行政秘书工作现存问题与对策研究，中文科技期刊数据库（文摘版）社会科学，2024（7）101-104