新基建时代下医院基建档案管理模式研究

伴随 5 G、大数据等新技术在新基建时代的广泛应用，驱动着我国城市基础设施的数字化转型。医院是我国主要的公共服务机构，其基建项目除施工外，还包括医疗设备安装和信息化系统部署。基建档案是对医院基建关键数据进行记录，在项目质量追溯、改扩建规划等方面发挥着不可替代的作用。

一、增强管理意识，提高档案管理的质量

加强对基建档案管理的认识，是加强基建的重要措施。医院管理者需要把基础设施档案管理工作纳入医院的总体发展规划和年度管理规划之中，充分认识到它对医院经营的重要作用和战略意义。因此，要在全院范围内定期召开档案管理座谈会，主要讨论当前的管理情况，总结存在的问题，讨论解决办法。在这一机制下，管理者可以对档案管理工作进行实时了解，协调各部门间的关系，从而有效地解决档案管理中存在的多部门协作困难等问题。在人才方面，要对档案管理工作进行科学的分配，保证有足够的专业人才；在物质层面上，为用户提供合适的文件储存空间和设备；在财政上，要保证档案管理信息化施工和人员培训等经费。进一步提高了医院的档案管理水平，为新基建时期医院基建档案管理的优化打下了良好的基础。

例如，某医院从 2022 年起，把基建档案管理纳入与项目质量同样重要的评价标准，并成立包括基建、审计在内的多科室共同组成的综合管理小组。管理小组每月要举行一次现场协调会议，就档案归集等过程中遇到的实际问题进行专题讨论。在主体结构施工阶段，发现施工方提交的钢筋检验报告与监理记录有不一致之处，联合小组立即组织施工方和档案专员等对档案进行核实，明确规定两个文件在签字确认的过程中进行存档，并将这一标准列入日后的项目验收中。在项目总预算中医院划出一笔专款进行档案管理，除增设恒温恒湿库房和电子档案加密系统外，还应选派3 名档案管理人员到住建部档案馆参加“数字化归档”专题培训，并要求各施工单位在招标文件中单独列明档案专员配置方案，且该岗位人员变动需经医院联合小组审批[1]。

二、健全管理制度，使档案管理规范化

在新基建背景下，建立健全医院基建档案管理体系，使其规范化，是提高基建质量的关键。建立科学的基建档案管理制度，对施工项目的各项管理进行全面的规定，具体内容包括确定施工项目的各类文件、合同与验收报告等。对档案的格式、签章等进行详细规范，保证档案的完整、准确；明确保管期，按其重要程度及频繁程度，合理确定长期、短期或永久保管期；要规范借阅管理，建立借阅申请、登记、归还等流程，保证档案的安全性和可追溯性。同时，要对档案管理人员、施工人员等进行明确规定，明确各自的责任和义务。档案管理员主要做好档案的搜集、整理、借与数字化管理；基础部的管理人员，负责将有关的文件和材料，在项目进行中进行及时的交接；施工单位应保证所提供的资料无误。另外，还应该建立问责制，对于由于管理失误造成的档案丢失或信息泄露等情况，要通过确定责任和问责机制，保证档案管理工作的规范性 [2]。

例如，某医院 2023 年度门诊综合楼参照《施工项目文件归档规范》，编制《基建档案全流程管理细则》，将其分为 8 个类别，即前期审批文件、施工技术文件等类别，并对其著录进行详细规定，如施工图纸需要提供 CAD 原图和 PDF签章版，材料检测报告需包含抽样人员与检测机构双签章页。该院构建了建筑专业档案人员对材料进行审核、对档案专家进行最终审核的“三审三校”存档机制，任何不符合要求的都要进行整改，并记录整改轨迹。对于借阅流程，制度要求基建单位如需查阅竣工图纸，须由主管和档案主管双重审核，并在网上浏览，不能下载，还需要将纸质文件同时输入 RFID 标签跟踪系统。在项目执行过程中，某施工单位递交了一份没有现场验收影像资料的消防项目验收报告，经过责任追溯，确定是施工单位档案员漏项，医院按照规定扣除其合同尾款的2%作为处罚，该案例被纳入施工单位培训教材 [3]。

三、通过信息化建设，提高档案管理效率

在新基建时期，加强医院基础设施档案管理的信息化，是提高医院基建管理效能的重要途径。医院应引入大数据等先进技术，构建基建档案管理信息系统。该系统要求对文件进行数字化收集，对纸质文件进行扫描录入，使其成为电子文件，并保证其资料的完整、准确；基于云计算的档案信息分布式存储方法，保证数据的可扩展性。另外，该系统还需要具有较强的检索能力，支持多维度全文检索，帮助管理者更好地查找所需文档，从而提高管理效率。在这一系统中，文件共享也是很重要的组成部分，可以通过对文件进行合理权限管理，使医院内各部门和外部有关机构都能进行文件信息共享，从而推动信息的交流和协作。在信息化进程中，数据的安全性和保密性是不容忽视的问题。为了保证病历资料的安全、完整，必须采用各种技术方法。在档案资料的储存和传送全过程中，必须对资料进行加密，避免资料外泄的危险；基于用户角色与权限等级的访问控制机制，以阻止非授权访问与操作；定期开展数据备份和恢复演习，保证在出现系统故障和数据损失时，可以迅速地进行数据恢复，保证文件的连续管理。

例如，某医院在其新的手术楼项目中，采用基于云计算的基础设施文件管理系统，并对其进行分析。该系统与项目各方的商业平台相连接，通过扫描识别，将施工企业上传隐蔽项目验收表和监理日志等文档，自动形成与 BIM 模型相应的组件节点相匹配的电子文档。在设计单位递交的图档中，利用系统的版本管理功能，将新老版本进行关联保存，并对修改轨迹进行追踪。该系统建立多维查询模块，其可以根据项目部分、形成时间等不同综合条件进行查询，同时还提供关联文件的推荐功能，如当工作人员需要“外科净化项目”的文件时，该系统会自动将相应设备购买合同和验收报告进行推送。对档案分享采取分层的权限，医院的基建部门可以的电子档案，而后勤维护部门只能查看设备参考等，而外部的审核组织则需要经过文件管理委员会的批准才能获得临时的存取许可，每个操作都会产生无法更改的存取记录。该系统使用国家保密算法对存储的数据进行加密，每周都会进行异地容灾备份，并且每个季度都要进行一次数据恢复演习，曾经出现过一次服务器意外，利用该系统可以在 4 个小时之内完成所有档案数据的恢复。通过该项目的实施，实现对档案信息的查询，避免传统方式中的文件查找时间长等问题 [4]。

结论

总之，新基建时代为医院基建档案管理模式改革开辟新的空间。通过强化管理观念、健全管理制度、推进信息化施工等策略，可以提高医院基建档案管理质量。同时，还要对档案资产化管理和大数据分析进行积极的探索，通过对医院基础设施档案的信息化建设，提高其应用价值，为医院高质量发展提供强有力的支持。在今后的工作中，要继续对新基建技术的发展情况进行密切关注，并根据实际需要，对档案管理方式进行调整与优化，以满足新时期对医院管理工作的要求。

参考文献：

[1] 陈文媛 . 基于 PDCA 理论的医院基建档案管理实践探索 [J]. 办公室业务 ,2025,(04):119-121.

[2] 贾兵 , 臧栋 , 周继存 . 新院区建设背景下医院基建档案管理的问题及改善措施 [J]. 工程建设与设计 ,2024,(19):257-260.

[3] 金文林 . 数字化背景下医院基建档案管理思路与方法 [J]. 兰台内外 ,2024,(26):37-39.

[4] 毛晓夏 . 医院基建档案管理的重要性及价值研究 [J]. 兰台内外 ,2024,(07):64-66.

作者简介：金文林（1982-10-12），女，汉族，福建建阳人，本科，中级，研究方向：档案管理。