数字化时代基层事业单位人事档案的开发与利用研究

本文立足基层实际，从人事档案管理的现状出发，探索开发利用的优化路径与实践策略。

一、事业单位人事档案管理的现状

在信息化时代背景下，当前事业单位人事档案仍以保管为主，其深度价值的挖掘、开发与利用存在明显不足，具体情况如下：

（一）档案资源价值认知不足。当前基层单位人事档案管理的“重保管、轻开发”现象突出，大多认为此项工作只是对纸质资料进行收集、整理、记录、补充、存档和备查，在档案数据资源挖掘方面投入精力较少，忽视其数据价值与潜在效能，未能认识到档案在人才管理、决策支持中的核心作用。

（二）信息化建设滞后。尽管多数地方已实现事业单位人事档案集中管理，完成了“三龄两历”专项审核认定工作，但数字化进程滞后，档案归集、流转、查询仍依赖人工操作，需通过人事专干定期向集中保管部门对接，导致工作效率低下，难以适应数字化管理需求。

（三）应用场景单一。当前事业单位人事档案服务主要满足内部人事管理，以工资核定、退休办理等常规基础信息查询为主，如怀化市鹤城区 90% 的人事档案查询集中于此类场景，缺乏对专业人才结构的深度分析，与乡村振兴等重大战略的人才需求衔接不足，未能充分发挥决策支撑作用。

（四）专业人才缺乏。数字化时代对于人事档案管理工作提出了更高的专业化水平要求，既懂档案管理规范、又掌握信息技术与人事管理知识的复合型人才短缺，阻碍了人事档案信息化管理工作的开展。同时，人事档案属于国家机密，档案内容既涉及工作秘密，又有个人隐私，数字化背景下的安全防护与隐私保护机制尚未健全，制约了开发利用的深度与广度。

二、事业单位人事档案开发利用的优化路径

充分挖掘人事档案的宝贵数据资源，通过系统化、多层次的开发利用，让沉睡的档案资源深度服务于人事管理。

（一）数字化赋能是基础。紧跟数据时代步伐，按照档案资源数字转型要求，建立覆盖全生命周期的人事档案数据库，推动人事档案从纸质形态向电子形态全面转变。数字化过程中，实施“两步走”策略：对存量档案进行标准化扫描，确保历史数据完整入库；对增量档案实行电子化归档，实现“即生成即入库”；重点整合四大类信息：个人履历、学历学位等基础信息，考核鉴定、职称评聘等职业发展信息，表彰奖励、违规违纪等奖惩记录信息，教育培训、学术评鉴等专项信息。充分运用人工智能技术，通过技术赋能实现档案自动分类、智能检索，推动管理模式从静态保管向动态数据挖掘升级，全面提升人事管理智能化水平。

（二）场景化应用是核心。在做好人事档案的建档、专项审核、保管利用的基础上，进一步拓展档案利用价值，重点构建三大应用场景：一是服务单位治理决策。利用数字化档案数据构建人才画像，分析年龄、学历、职称等机构，分析事业单位人员流动规律，如离职率、岗位晋升周期，为单位人才招聘、培养提供决策支持，提升治理效能。二是助力精准人才选拔。基于档案数据构建多维度人才模型，如专业技能、职业发展轨迹，建立基层治理人才池与专项人才库。针对乡村振兴等重大战略，精准匹配人才选派需求，强化基层党组织服务能力。三是促进文化传播。联合宣传、文旅、档案部门，深挖人事档案中的红色基因与文化价值，打造“档案里的榜样”系列品牌。聚焦革命时期、改革开放前后、脱贫攻坚等关键历史阶段，重点挖掘参与本地重大工程（如水库修建、扶贫项目）、获得省级以上荣誉称号的典型人物档案，提炼先进事迹（如工作日记、获奖证书、群众评价等原始素材），将其转化为党建宣传与教育培训的鲜活教材，传承红色精神，强化示范引领。

（三）综合保障是支撑。积极争取党委政府重视和支持，从长远出发，培养和引进兼具档案管理、信息技术、人事管理知识的复合型人才，采购人事档案数字化信息系统和设备，筑牢人事档案数字化根基。在推进过程中，可采用“试点先行、分类指导、逐步推广”策略，结合基层单位实际制定方案，确保数字化进程稳妥有序。制定人事档案数字化建设标准、开发利用细则及数据安全管理办法，形成“有章可循、有规可依”的制度体系，保障数字化管理规范运行。加强安全保障，建立敏感数据分级分类保护机制，明确不同层级数据的访问权限与使用规范，平衡开发利用与安全隐私保护，筑牢安全防线。

通过上述路径的系统实施，基层事业单位人事档案可实现从“被动保管”到“主动赋能”的转变，为人才培养、人才队伍建设、优化岗位资源配置提供客观有力的数据评估支持，真正彰显档案资源的时代价值。

参考文献：

[1] 李星 . 数字化时代事业单位人事档案管理现状及开发利用思考 [J].办公室业务 . 2023 (24)

[2] 李静 . 新时代事业单位人事档案管理的现状及对策 [J]. 陕西档案 .2022(05)