医院文书档案的收集方法与归档实践

引言

在医院体制改革持续深入推进的大背景之下，医院管理的精细化程度呈现出日益提高的态势，文书档案作为医院各类活动的原始记录，其有的价值变得越发较大，文书档案承载着医院一路走来的发展历程，还蕴含着行政管理等多个方面的关键信息，对于医院实现可持续发展有着不可替代的关键作用。随着医院业务不断拓展以及管理需求逐步升级，怎样系统地开展文书档案的收集与归档工作，已然成为医院完善内部治理体系的一个关键构成部分[1]。

一、医院文书档案收集与归档的意义

（一）助力医院管理流程持续优化

医院文书档案详细记载了行政事务、科室协作、资源分配等管理环节的运行轨迹，包括各类请示批复、工作方案、反馈意见等。通过系统收集与归档，这些资料可形成连贯的管理轨迹记录，为分析管理流程中的堵点提供依据。例如，对历年行政办公流程的文书梳理，能发现审批环节冗余、部门衔接不畅等问题，为简化流程、提高效率提供数据支持，推动管理模式不断迭代升级，提升整体运营效能。

（二）保障医院各项工作无缝衔接

文书档案是医院各部门工作衔接的重要纽带，涵盖岗位职责说明、工作交接记录、跨部门协作协议等关键内容。规范收集与归档后，能确保工作信息在人员变动、部门调整时完整传递。新入职人员可通过查阅档案快速掌握工作标准与历史背景，避免因信息断层导致工作停滞；部门协作中，借助档案记录能明确权责边界，减少推诿扯皮，保障医院整体工作的连续性与稳定性。

（三）为医院文化建设提供核心载体

医院文书档案中蕴含着丰富的文化元素，如院训阐释、重大活动记录、先进事迹材料等，这些内容是医院精神内核的具象化体现。系统收集与归档后，可为文化建设提供鲜活素材。通过整理不同时期的文书资料，能清晰呈现医院价值观的形成与发展历程，为新员工文化培训、对外形象展示提供权威依据，增强员工对医院的认同感与归属感，凝聚发展合力。

二、医院文书档案的收集方法与归档实践策略

（一）建立文书档案生成源头标记机制

建立文书档案生成源头标记机制，是指在文书形成之初便对其是否具备归档价值进行识别与标记，通过明确的标记符号或标识说明，区分需归档与无需归档的文书，从生成源头减少无效信息的流转，为后续收集与归档工作减轻筛选压力，提升整体管理效率。

医院可统一制作“归档标记贴”，发放至各行政科室，要求科室人员在起草文书时，根据文书内容性质（如长期有效的管理制度、阶段性工作安排等）判断其归档价值，对需归档的文书粘贴专用标记贴，并在标记贴上注明文书类别（如行政管理类、会议类等）。档案管理人员在收集过程中，可依据标记快速识别需归档文书，对于未贴标记但实际具有归档价值的文书，及时与生成科室沟通补做标记，确保源头标记与实际归档需求一致。

（二）推行文书档案收集节点嵌入业务流程

推行文书档案收集节点嵌入业务流程，其核心是将文书的收集与归档要求融入各科室日常业务的关键环节，使档案收集成为业务流程的自然组成部分，而非额外附加工作，通过业务环节与档案收集的有机衔接，保障文书在完成业务功能后能及时进入归档流程。

医院可在行政发文流程中增设“归档提示”环节，当一份行政文件完成签发手续后，由办公室文书岗位人员在分发文件的同时，同步填写《文书归档移交单》，注明文件名称、文号、份数等信息，随文件一同送达接收科室，接收科室在办理完毕后，需将文件与移交单一并交回档案部门。对于年度工作总结、计划等周期性文书，在规定提交期限届满后 3 个工作日内，由科室指定人员主动向档案部门办理移交，确保业务完成后文书能及时收集。

（三）实施文书档案归档前标准化预处理

实施文书档案归档前标准化预处理，是指在文书正式归档前，按照统一的格式、装订、编号等标准对其进行整理加工，使文书在进入档案库前便达到归档要求，减少档案部门的二次处理工作，实现文书收集与归档的顺畅衔接，保障归档文书的规范性与一致性。

医院可制定《文书档案预处理手册》，明确预处理标准：对于纸质文书，要求使用 A4 规格纸张，左侧装订，页码标注在右下角；对于多页组成的文书，需加盖骑缝章并编制内部页码。各科室在向档案部门移交文书前，由科室档案联络员按照手册要求进行预处理，档案部门在接收时进行标准核对，对未达标的文书现场指导整改，待符合标准后再办理归档手续，确保归档文书格式统一、易于保管。

（四）构建文书档案收集归档追溯台账体系

构建文书档案收集归档追溯台账体系，是通过建立详细的纸质台账，记录文书从生成科室移交至档案部门的全流程信息，包括移交时间、文书数量、经手人等，形成可追溯的管理链条，便于在出现文书缺失、错漏等问题时快速定位责任环节，保障文书收集与归档的完整性与准确性。

医院可设计《文书档案收集归档追溯台账》，台账内容包含移交科室、文书名称、份数、移交人、接收人、移交日期、归档状态等栏目。各科室在移交文书时，需与档案管理人员共同填写台账，双方签字确认；档案部门在完成归档后，及时在台账中更新归档状态。每月末，档案管理人员依据台账对未完成归档的文书进行梳理，联系相关科室查明原因并督促解决，通过台账的动态更新实现对文书收集与归档全过程的有效追溯。

结语

医院文书档案的收集与归档是一项系统性工作，既需要科学的方法支撑，也依赖于实践中的持续优化。通过对现有工作的总结可以看出，只有多管齐下才能实现档案管理的提质增效。展望未来，随着智能化技术在医院领域的深入应用，文书档案管理将朝着更高效、更精准的方向发展，为医院的决策、服务与科研提供更坚实的信息保障。

参考文献：

[1] 何丽锋 . 医院文书档案的收集与归档工作研究 [J]. 办公室业务 ,2024(8):97-99.

[2] 吴晓飞 . 医院办公室文书档案收集与归档工作的探究 [J]. 中文科技期刊数据库（文摘版）社会科学 , 2024(2):0033-0036.