数字化档案系统与业务流程的融合发展

引言：

信息技术发展迅速，传统档案管理模式难以跟上现代业务运营的高效需求，数字化档案系统有着高存储效率且方便检索的特性，逐渐变成档案管理领域的关键发展方向，把数字化档案系统融入业务流程当中，既是解决“信息孤岛”难题的重要途径，也是发挥数据最大价值的主要方法。当前，各行业在推进两者深度融合的进程中，既面临技术适配、流程优化等难题，又遭遇信息安全保障、人力资源配置不足等困境。深入探究其融合机制，可以改善业务运作效能，改进管理水平，还能帮助企业形成核心竞争力，在数字化转型进程中占据有利地位，具有重要的理论意义和实际价值。

1. 数字化档案系统与业务流程融合面临的挑战

1.1 技术标准不统

当下，各个行业以及企业创建数字化档案系统时，技术标准表现出多样化特性，这给系统之间相互配合以及数据共享带来很大麻烦，从数据格式角度来看，有些系统用 PDF，XML等形式，但是这些格式之间的转换很容易造成信息丢失或者格式不统一，就接口协议而言，因为缺少统一的标准规定，使得数字化档案系统同业务流程系统融合变得困难，增加了实施费用，降低了协同效率。

1.2 业务流程复杂多变

市场环境与组织架构不断改变的情况下，业务流程表现出复杂化以及动态调整的明显趋势，这种发展态势给数字化档案管理系统带来了新的要求，就是要有迅速反应的能力来适应业务流程的变革需求，还要做到同步改良更新，因为开发和守护的成本很高而且时间很长，传统的数字化档案系统很难有效应对业务模式创新所带来的难题，当企业推动新的商业模式转型或者研发新产品时，如果相关业务流程出现大幅度变动，现有的系统常常不能及时给予符合要求的功能板块，进而影响到企业的运作效率。

1.3 信息安全风险

数字化档案管理系统作为存储企业核心信息的重要容器，其融合到业务流程之中，极大地改善了信息处理的效果。然而，这也引发了诸多安全隐患，存在网络攻击及恶意软件传播等风险，这些风险可能导致数据泄露、被改动或者是丢失等状况。企业内部运作时，若没有正确地给各个岗位人员分配权限，缺少一些操作规定等因素都会成为安全隐患所在，员工不小心把包含重要资料的信息传送到不受认可的平台上，又或者没有经过批准就随便变动记录里所记载内容的行为也存在潜在损失可能性，这可能会给组织带来无法弥补的损害效果。

1.4 人员意识和能力不足

一些员工对于数字化档案系统同业务流程融合的意义认识不够充分，参与的积极性不高，尤其是对于一线员工而言，年纪大的人 年长一些的老员工在技术方面的适应性较差，所以在实际的运用操作过程中会遇到许多困难，这就造成了整个工作效率降低；档案管理人员及业务人员的专业能力有着明显的缺失，在档案管理和业务知识上都有着很大的短板，并且缺少兼具档案管理、业务知识以及信息技术应用能力的人才，这种情况严重阻碍了档案数字化工作深入进行 开展。

2. 促进数字化档案系统与业务流程融合的策略

2.1 建立统一的技术标准体系

政府主管部门和行业协会要承担起行业的指导责任，形成起覆盖面广且有权威的数字化档案系统技术标准体系，其中要包含档案数据格式规范，存储架构统一要求以及保证数据兼容性与互操作性的具体条款，还要对数字化档案系统同业务平台之间的接口设计和技术参数作出详细规定，以此来改善系统的整合效率，要促使企业和其他主体积极参与到标准的制定当中，增进标准的实际应用价值和操作可行性，对于那些严格依照统一技术标准执行的企业予以政策上的扶持或者财政补贴，促使整个行业朝着规范化方向发展。

2.2 优化业务流程与系统适配

业务流程的设计与改良要全方位考虑数字化档案系统的技术特点及其功能需求，保证二者能够高效整合起来，依靠业务流程管理（BPM）理论框架，对已有的流程体系展开系统评估并做深入剖析，找出关键的瓶颈环节，然后执行有针对性的改良计划，通过精简审批节点，改良数据流转机制等办法来改善整体运行效能，在系统开发和不断改良的过程中，要紧紧联系实际业务情形，随时调节功能板块以符合业务发展状况，形成跨部门的合作机制，定时举办专门讨论会，就业务流程同档案系统融合时碰到的具体问题展开详细探讨，达成一致意见，制订出切实可行的解决策略。

2.3 强化信息安全保障措施

创建系统化信息安全管理体系，确定档案信息安全的责任主体及其职能范围。通过分层次的安全教育及培训规划，改进员工的信息安全意识和风险防范能力。着重普及密码管理、网络安全规范等知识，采用先进的信息安全技术手段，如防火墙、数据加密算法、入侵检测系统等，给数字化档案平台给予全方位的安全守护。对敏感数据执行加密存储和传输处理，杜绝信息泄露或者被篡改的危险。定时开展全面的安全评价和漏洞扫描工作，尽早察觉潜藏的危险并采取相应的修补办法。形成完备的备份和应急恢复体系，保证关键档案资料在突发事件里可以做到迅速恢复并保持完整。

2.4 加强人员培训与培养

举办全员参加的数字化档案系统和业务流程整合专项培训，加深员工对融合价值的认识，促使他们自发参与其中，就档案管理人员而言，着重提升他们在信息技术应用和专业知识结合方面的训练，让他们能够熟练使用数字化档案平台，深入了解业务流程运行机制，进而改善面向业务部门的服务水平，至于业务人员，主要针对档案管理基本理论以及系统操作规范展开教学，引领他们规范整理归档资料，高效地借助数字化工具检索和利用档案资源，采用内部培养与外部引进相结合的办法，选出一些既有档案管理经验又有业务知识储备并且具备信息技术能力的复合型人才，充实相关岗位队伍，给企业数字化转型给予有力的人力资源保障。

3. 数字化档案系统与业务流程融合的未来发展方向

3.1 智能化深度融合

随着人工智能、大数据、物联网这些前沿科技飞速发展，数字化档案管理系统同业务流程的融合变得更紧密一些，促使档案向智能化方向转型。其中，人工智能技术在档案里的使用地方持续增多，牵扯到智能分类、自动编目甚至精准审核这些重要环节。依靠机器学习算法，这个系统可以做到档案处理的高效自动化操作，改进管理效能，保证数据精确度；审核方面，则依靠智能分析工具对文档内容实施细致解析，这样就能马上找出敏感信息或者存在隐患的地方，给手工复核给予有力协助，改良审核效率和综合表现。物联网技术做到了物理载体同数字资源的联动，通过在实体档案中布置传感设备，对存储环境的温湿度状况、位置变动等数据随时开展监测，再把这些内容直接整合进数字化平台当中。因此，形成起一种全生命周期内的智能化档案管控模式。例如，在金融行业的信贷业务流程中，智能化数字化档案系统可利用自然语言处理技术自动提取贷款申请材料中的关键信息，如客户收入、征信记录等，并与业务系统中的风控模型实时对接，快速完成贷款审批的档案审核环节，大幅缩短审批时间。

3.2 跨组织协同融合

数字化档案系统同业务流程的深度结合，未来会冲破传统组织边界，慢慢走向跨组织协同发展。产业链和供应链持续改善，企业之间的合作联系不断加强，跨组织业务流程的增长速度明显加快。特别在供应链管理方面，牵扯到供应商、制造厂家以及分销商等众多主体，彼此之间关于信息交流的需求愈发迫切。迫切要依靠先进的数字化工具来达成档案资料的快速流转和集中存放。依托区块链技术形成的跨组织数字档案共享平台，可以促使各参与方档案系统的互通互联和数据共享，从而极大改进跨组织业务协同效率并削减经营成本。政府部门推动数字化档案系统的整合应用后，就能做到政务信息的全面贯通并优化公共服务水平。

以建筑行业为例，大型建设牵涉到建设单位，设计单位，施工单位以及监理单位等诸多主体，创建起依靠跨组织协同的数字化档案管理机制之后，各个参与方就能做到项目图纸，施工记录，验收文件等资料随时共享，施工单位如果察觉图纸有错误，就能立刻通过这个系统得到有关的设计文件，将修改意见发给设计单位，设计单位做了改动以后，也能马上更新档案数据，并且利用平台把新的档案信息推送给其他相关方，如此一来，工程运作就会变得高效又规范。

3.3 与新兴业务模式融合

随着共享经济、智能制造与区块链技术融合发展，产生了新业态，促使数字化档案系统向多场景应用领域拓展。在共享经济模式下，该系统能为共享平台提供用户档案管理及交易数据存储服务，进而保证共享经济可持续发展。在智能制造领域，数字化档案系统把产品全生命周期里的各种文档信息整合起来，做到对设计研发、工艺流程、质量检测等环节的数据管理，给智能制造给予精确的数据支撑和科学决策依据。

区块链技术依靠去中心化、数据无法被修改以及整个过程可以追溯的关键特点，在数字化档案管理系统里应用以后，档案数据的真实性和安全性会得到明显加强，给档案资源长久保存并有效利用赋予了可靠保证。而且，这种技术有益于促使不同部门和地区之间的档案信息实现互通互联和协同管理，从而为创建新的业务模式给予有力支持。比如以直播电商为代表的这种新零售模式当中，数字化档案管理系统可以对主播资质审核、商品质量评判以及交易行为等多种数据进行集中式管理，在消费纠纷出现时，该系统就能很快地调出有关的记录当作证据使用，这样既保护消费者的权益，也捍卫商家的利益，并且给平台做到规范经营给予了科学的数据支撑。

4. 结论

数字化档案系统同业务流程的深入融合是组织数字化转型的关键部分，其根本目的就是消除信息孤岛，达成资源的有效整合，在技术标准不统一，流程动态调整频繁，安全风险加大，专业人才缺乏等众多难题之下，创建标准化体系，促使流程和平台协同运作，加强信息安全保障，培育复合型人才变得越发重要，展望将来，伴随人工智能等前沿科技不断创新，跨领域协作日益加深，二者的融合会朝着更高层次发展，给组织更新赋予源源不断的动力，促使档案管理同业务运作做到有机联系。

参考文献：

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