医院档案管理质量提升的关键问题及对策

引言

医院文书档案是医院运营中形成的行政决议、规章制度、科研申报、人事管理等非医疗记录类文件的集合，是医院决策、管理及历史追溯的重要依据。随着医疗行业规范化推进，文书档案数量激增、类型多元，管理难度显著上升。部分医院仍沿用传统模式，难以适应现代医院管理对信息快速调取的需求。这些状况制约着医院行政效能提升，也影响着管理决策的科学性，为相关研究提供了现实必要性[​1]。

一、医院文书档案管理的重要性

（一）保障医院运营合规性

医院文书档案包含行政许可文件等关键材料，规范管理可保证在监管检查、审计评估时迅速提供完整依据，防止因资料缺失产生合规风险，是医院维持正常运转的基础保障 [2]。

（二）支撑医学科研与教学

文书档案里的科研项目申报材料、学术交流记录、教学计划等，是科研和教学的重要资源。系统管理这些档案，便于科研人员借鉴过往经验，助力科研项目推进；也能为教学提供规范的资料参考，保障教学活动有序开展，促进医学科研与教学水平提升。

二、医院文书档案管理存在的主要问题

（一）信息化程度低

多数医院目前依旧是以纸质档案作为主要形式，电子档案仅仅是作为一种辅助形式而存在，并且其系统功能较为简单，没办法达成自动分类以及智能检索等功能，档案数字化大多只是停留在扫描这个阶段，并没有形成电子档案与纸质档案的联动管理模式，信息共享的效率比较低，增加了管理成本以及时间成本。

（二）人员素质参差不齐

档案管理人员大多身兼数职，由于缺乏专业培训，对于档案整理规范以及保密要求等知识掌握得并不充分，很容易出现档案编号混乱、信息填写错误这类情况，部分工作人员的归档意识较为淡薄，他们所提交的文书材料不完整，也不符合规范，这使得档案管理的难度加大。

三、解决医院文书档案管理问题的应对策略

（一）建立健全管理制度

制度建设是任何组织实现规范化运作的基础性保障。在医院文书档案管理领域，科学合理的管理制度能够为各项工作提供明确的行为准则和操作流程，从而确保档案管理的系统性、连续性和规范性。健全的制度体系不仅包括档案的归档、借阅、销毁等基本流程规范，还应涵盖责任分工、监督机制、信息安全等多个维度，形成闭环式管理体系。

医院应在现有政策框架下，结合自身实际需求，制定一套涵盖文书档案全生命周期的管理制度。首先，需明确不同类别文书档案的归档标准、保存期限及流转路径，建立统一的分类编码规则，确保档案的可追溯性与完整性。其次应设立专门的文书档案管理部门或岗位，明确职责边界，避免因职能交叉导致的管理疏漏。同时引入绩效考核机制，将文书档案管理工作的质量纳入相关岗位的考评指标之中，增强执行力度。还需建立定期审计制度，对文书档案管理过程中的关键环节进行抽查评估，及时发现并纠正问题，确保制度的有效落地。

（二）加强信息化建设

信息化建设是推动传统管理模式向现代治理方式转型的重要驱动力。在医院文书档案管理中，信息化不仅提升了信息处理的效率，更改变了传统的信息存储、检索与利用方式。通过构建数字化档案管理系统，可以实现档案资源的集中管理、快速调取与安全共享，进而提高医疗服务的整体协同能力。

在实践层面医院应优先推进纸质档案的电子化进程，建立统一的数据采集标准，确保各类文书资料在录入时即符合系统要求。同时依托云计算和大数据技术，搭建集归档、查询、统计于一体的智能化档案管理平台，支持多终端访问与权限分级控制，提升系统的灵活性与安全性。在此基础上，医院还应加强与其他业务系统的数据对接，如电子病历系统、人事管理系统等，打通信息孤岛，实现跨部门数据联动。此外，应配备专业的 IT 运维团队，定期更新系统功能，优化用户体验，并建立灾备机制，防范数据丢失风险，确保信息化建设成果的可持续运行。

（三）提高人员专业能力与培训

人力资源是任何管理体系中最活跃、最关键的因素。在医院文书档案管理工作中，管理人员的专业素养直接影响到档案管理的质量与效率。因此，提升从业人员的专业能力不仅是优化管理结构的重要手段，更是实现高质量档案服务的前提条件。

医院应建立分层次、分阶段的培训体系，覆盖新入职员工、在职人员以及管理人员等不同群体。针对新员工，应设置岗前基础培训模块，重点讲解文书档案管理的基本原理、操作流程与职业道德规范；对于在职人员，则应定期开展专题讲座、案例研讨与实操演练，强化其在日常工作中对文书档案管理技能的应用能力。医院还可与高校或专业机构合作，开设继续教育课程，鼓励员工参与文书档案管理相关的职业资格认证考试，提升整体队伍的专业水平。应建立培训效果评估机制，通过问卷调查、模拟测试等方式检验培训成效，并根据反馈结果不断优化培训内容与方式，确保培训工作的针对性与实效性。

结语

医院文书档案管理的问题与应对是一项需持续优化的系统工程，其核心在于平衡管理规范与实际需求，兼顾传统经验与创新方法。通过对现存问题的梳理和应对路径的探索，可明确未来改进的方向。展望未来，随着管理理念的更新和技术手段的进步，医院文书档案管理将更趋高效、精准，为医院的高质量发展提供更坚实的信息支撑。

参考文献：

[1] 李燕丽. 医院文书档案管理数字化发展问题及对策研究[J]. 兰台内外,2023(8):55-57.

[2] 李宁 . 医院文书档案管理存在问题与质量提升路径研究 [J]. 东方文化周刊 , 2023:124-126.