大数据时代下人事档案管理的创新路径研究

前言：

大数据时代下，其突出的数据处理及解析能力正大幅改变社会各领域运行模式。人事档案管理范畴，人事档案是记载个人履历、政治素养、业务水平等内容的关键资料，成为组织人事工作开展的基础凭借，伴随着大数据技术大范围的应用浪潮，数据的生成、传输与应用方式出现本质性的转变，由此为人力资源领域的人事档案管理赋予崭新发展机缘。传统人事档案管理模式在数据整合、共享和利用等层面的弊端日益显露，难以跟新时代对人事档案管理高效、精细、智能的要求接轨。因此，探求大数据时代下人事档案管理创新途径，利用大数据技术强化人事档案管理的质量水平，是当前人事档案管理工作中迫切需探讨的关键课题，在推进人事档案管理工作迈向现代化转型层面意义重大。

一、大数据时代下人事档案管理的机遇

大数据时代为人事档案管理带来多维度机遇。

数据整合层面，破除了传统档案的“隔绝现象”。人事档案管理可以依托云平台及数据库技术促成跨部门、跨区域档案数据的彼此贯通；多地的人社系统搭建起省级人事档案数据共享平台，实现流动人员档案信息在不同城市间的无间断传输，攻克了以往档案转移时“逐级审批、耗时漫长”的难关 [1]。

管理领域，大数据技术能够推动人事档案管理从“被动保存”往“主动服务”转变。基于大数据技术赋能，档案管理可凭借智能算法对员工信息作实时更新，就自动把培训记录跟绩效考核数据关联，为人力资源调配给予动态凭据。

为档案价值深层挖掘提供契机，凭借对大量人事数据进行建模分析，可提炼出如人才成长规律、岗位匹配模型之类的决策支撑信息，为组织制定人才战略给予数据支撑，推动人事档案从“历史记录”变身为“发展智库”。

二、大数据时代下人事档案管理的创新策略

（一）构建数字化管理体系，提升档案管理效率当前数据量迅猛攀升，传统模式无法应对，所以需构建数字化管理体系。

实施全面性档案数字化转型工作，搭建专业扫描团队。依照档案类型做出分类，实施纸质档案的高清化扫描作业，将分辨率调整至 300dpi 以上水平，让扫描结果清晰可辨识，并实施扫描所得电子档案的质量核查，核实每份档案的页数、内容与纸质档案是否吻合，剔除掉模糊、歪斜扫描件然后重新扫描 [2]。

搭建整合型电子档案管理平台。采用分散化存储的技术将电子档案数据存储到多台服务器中，完成数据的冗余留存备份，避免单点故障引发数据丢失的后果。平台应具有将档案自动归类的能力，凭借预先定制的分类规则，诸如以员工号码、部门设置、档案类型范畴等，自动把上传的电子档案归类到相应目录，搭建档案检索架构，实现多条件协同查询模式。用户可借助输入员工的姓名、身份证号码、入职时间这类信息，即刻定位到所需档案，检索所获结果呈列表形式展示，囊括档案缩略图、基础资料及存放路径，员工点击可查看电子档案全文。

（二）强化数据安全与权限管理，保障档案信息安全

大数据环境下，数据传播渠道数目增多、传播的速度变快，安全风险进一步趋向严重化，由此应强化数据安全和权限的管理。

采用多维度加密措施，实施针对电子档案数据的加密。数据进行存储的阶段，借助 AES-256 加密算法对档案文件实施加密，保障即便数据被非法截获，也无法直接知悉内容；数据传输阶段，采用 SSL/TLS 数据协议，开辟加密传输路径，避免数据在传输时遭拦截与窃取。

设立严格的权限管理体系。依照“最小权限原则”对不同用户赋予权限，将用户划分成管理员、部门负责人、普通员工等不同的角色，管理员掌握着最高层级的权限，可对档案进行添加、删除、修改、查验及权限设定；部门负责人仅可对所属部门员工档案信息加以查看，而且无法对核心敏感数据作出修改；普通员工仅可查询自身部分档案信息，诸如学历证明、奖惩记录等。

实施操作日志管理措施，系统会自动记载全部用户针对档案的操作行为，涉及操作时间、操作具体事项、操作 IP 地址等，打造周全操作日志，日志数据杜绝被篡改，以便于过后的稽查及追查。

（三）挖掘档案数据价值，助力人事决策科学化

大数据技术为深度挖掘档案数据价值开启了通道，凭借对大量数据的梳理，可提取出有价值的讯息，为管理人员决策供应科学佐证。

人事档案数据库搭建需归集分散于不同系统里的员工数据，含有诸如员工基本信息、考勤的各项具体记录、绩效的综合考察评估、培训的实际过往经历、晋升的相关历史记录等，并实施数据的筛选与规范化措施，消除重复数据，校正错误数据，确保数据既准确又连贯。

打造人才评定体系。借助挖掘出的数据标准，制定量化型的人才考核标准，如把员工的创新素养、团队配合能力、业务娴熟程度等变成确切的数值，得出员工综合分值，为岗位调整、晋升甄别提供客观例证。

研发决策支撑系统。将数据分析结果直观图表化呈现，如借助折线图展现员工绩效的变化趋势，利用柱状图对比各部门的人才结构状况，让决策者得以迅速理解数据背后要义，提高决策效率及精准度。

结束语：本文对大数据时代下人事档案管理的创新路径进行系统性剖析后，提出构建数字化管理体系、强化数据安全与权限管理、挖掘档案数据价值等措施，能有效提升人事档案管理效率、保障档案信息安全、助力人事决策科学化，对今后同类条件的人事档案管理工作，具有一定参考价值。相关人员未来应不断革故鼎新，积极探索大数据技术与人事档案管理深度融合的新方法、新路径，以契合时代发展对人事档案管理工作提出的新要求，推动人事档案管理工作迈向更高水平。

参考文献：

[1] 刘佳 . 大数据时代，事业单位人事档案管理创新路径分析 [J]. 兰台内外 ,2022,(28):16-18.

[2] 李晶 , 陈颖 . 大数据时代下高校人事档案管理信息化发展的路径探寻[J]. 兰台内外 ,2021,(25):4-6.

安笑倩，1986 年5 月出生，女，汉族，河北清苑人，本科学历，中级职称，研究方向：档案管理