浅析新时代背景下对文秘工作能力的要求

摘要：新时代，信息高速发展、快速传递，对传统单一的文秘工作内容提出了挑战，对文秘人员素质提出了更高要求。尤其是大型私营企业对文秘工作的要求日趋正规，这就需要私企文秘不断提高自身的知识水平，提升自己的工作能力，完善自身知识结构。本文以新时代背景下，对如何提升文秘人员工作能力加以论述。

关键词：新时代；文秘工作能力；大型私营企业

前言：当代社会，文秘工作具有全面性、复杂性、灵活性、综合性等特点，对文秘岗位工作人员的能力要求涵盖范围也越来越广。从表达能力到执行能力再到新媒体应用能力几方面来提高文秘工作能力从而应对新时代对文秘工作人员的要求迫在眉睫。

正文：

一、表达能力主要表现在文字表达能力和口头表达能力

1、文秘工作人员需要有较好的文字表达能力，能够独立撰写各种文体的公文，例如管理制度、行政公告、情况汇报、年终总结、会议纪要等等。撰写好各类文体公文，要求文秘人员有较快的速记能力、较多的知识储备，能掌握基本的语法，有丰富的写作技巧。

1.1 提高速记能力

1.1.1 掌握简写技巧，把使用频繁的短语、词汇简写成熟悉的符号，比如炼钢厂简写成“钢”、信息化部简写成“信”。

1.1.2 使用缩略语和符号，使用一些通用的缩略语来代表某些常用的语句或术语，比如例如可以写成“eg”、百分比直接用“%”。

1.1.3 掌握分类思维，领会意图。要明确行文目的，语句符合领导风格，能听明白、记明白，避免误解或错解。

1.1.4 提前做好会议准备，了解会议议题，积累相关资料，避免听不懂、云里雾里，做到心中有数、有的放矢。

1.2 认真积累，增强知识储备。

1.2.1 所谓“集腋成裘，厚积而薄发”，文秘人员要深入了解公司组织结构、业务领域，通过阅读行业相关书籍、网站相关信息等了解行业的最新消息和相关政策，了解企业发展战略。同时，也要阅读秘书专业书籍，参加专业培训、线上课程等，从而增加秘书专业知识储备。

2、文秘人员也需要有较好的口头表达能力，主要体现在文秘工作人员在汇报工作、请示问题、提出建议、传达指令、沟通情况、组织协调等方面能表述精准，正确传达信息、准确把握对方的意图和要求。

2.1 要注重积累，多观察和学习。

2.1.1 文秘人员应该不断地观察和学习，注重信息收集和实践，可以通过观看优秀演讲、虚心向前辈请教等方式，学习如何运用委婉、机智、合适的表达方式。

2.2 灵活运用。

2.2.1 面对不同的谈话对象，文秘人员需要采取不同的表达方式，做到因人而宜、有的放矢。向上级汇报，要注意时间、重点和简洁性；和平级或者下级同事对话，要有耐心、语气要平和、朴素。

2.2.2 突出重点，详略得当；提供选项，给出空间。向领导汇报工作要有重点，简明扼要，不能啰啰嗦嗦、脱离主题，能够让领导快速分辨出汇报的目的。同时，可以事先预想领导的各类问题及对应的回答，切勿让领导感受到压力。

二、执行能力主要体现在组织协调能力、领悟能力和应急处理能力

私营企业大多实行扁平化管理，领导安排文秘人员处理的事务相对繁杂，文秘岗位涉及的工作内容较多，包含对外接待、行政办公、会务管理、督查督办等等。这就要求文秘人员有较强的执行能力。

1.组织协调能力

1.1. 树立全局意识，头脑灵活，能果断决策。在完成工作任务时，应避免瞻前顾后，犹豫不决，要提高站位，全面思考，分析问题，找出问题根源，提出相应的解决方案。要能够权衡利弊，快速做出合理决策。

1.2增强沟通技巧。学会倾听，真诚坦率，语气平和，尊重他人，有表达、有反馈，求同存异，培养自身的语言艺术，在轻松的气氛中快速完成工作。

1.3 定期反思与改进。吾日三省吾身，在日常工作中，要积极主动寻求他人的反馈和建议，通过听取他人的意见和建议，了解自己的不足并加以改进，进一步提升自己的工作水平。

2.领悟能力

2.1提升观察能力和分析能力。文秘工作人员要善于发现工作中的细节变化，敏锐观察周边事物。同时，也要学习信息收集、整理和归类，全面了解工作任务的背景、目的和背景，以提高自己的领悟能力。

2.2注重实践与经验积累。文秘人员要多参与公司实际工作，了解各部门单位的工作内容。拓宽自己的工作领域，通过参加不同类型的工作任务，积累经验，从而提高自己的领悟能力。

3 应急处理能力

3.1 学习情绪管理，时刻保持冷静与理智。面对紧急情况，文秘人员要保持清醒和冷静的头脑，临危不乱，不能过度紧张甚至恐慌，切勿陷入焦虑的情绪之中难以自拔。

3.2 快速收集整理有效信息，初步构想解决方案，及时向领导汇报。文秘人员要快速了解应急事件的基本情况，获取全面、准备的信息，协同团队成员形成基本解决方案，并加以论证，为领导决策提供有力支撑。

三、各类办公软件熟练操作能力。如今已进入互联网信息化无纸办公时代，要求文秘工作人员提高学习能力，能够熟练掌握各类办公软件。

1、熟练使用各类常用办公软件。勤能补拙，对于常用办公软件的掌握只能是多练习、多操作，多使用，要摒弃坐享其成的坏习惯。

2、利用新媒体学习各类智能工具。在信息处理高速发展的时代，要多听、多看，学习使用智能软件、智能工具，实现自动化办公，从而提高工作效率。

3、严格进行数据管理，保证信息安全。文秘人员要养成良好工作习惯，对所有数据信息要有分类和归档，对敏感信息、文件要进行加密和备份，保证工作信息的绝对安全。

时代发展，文秘岗位也有了更大的发展空间，文秘人员要不断全面的要求自己，不断学习，注重更加专业化和个性化的能力，适应时代和市场的需求！

参考文献：

{1}石永平，新时代文秘工作浅析{J}，《知识文库》2020年02期

{2}张茗，企业管理与行政文秘工作的综合作用研究{J}，《时代人物》2020年第35期

{3}张永璟，起承转合：新时代秘书本领四大标配，《秘书之友》，2018年第9期

{4}叶勇伟，怎样做好新时代秘书工作，《今日浙江》，2010年第12期

{5}王琪、肖鹏，新时代秘书工作如何当好参谋助手，《管理学家》，2020年第19期。

作者简介：李文静，1994年10月，女，满族，河北省秦皇岛市，本科，中级经济师，从事工作文秘岗位。