数字档案馆建设对档案管理模式的影响及对策探究

摘要：伴随着数字化技术的发展，档案管理工作面临机遇与挑战并存的局面。以城市建设类的档案管理为例，传统档案管理侧重于纸质资料。当前城市建设档案多为数字化档案，档案资料的应用更加便捷，也带来了新的管理要求。目前，档案管理领域正在推动数字档案馆建设。基于此，本文立足于该背景，说明了对档案管理的影响，并从引入数字设施、加强安全管理、促进成果转化三个方面说明了档案管理对策，为数字档案馆建设下的城市建设档案管理提供参考建议。

关键词：数字档案馆建设；档案管理；影响；对策

引言

数字技术的广泛应用，为档案管理带来诸多便利，例如在城市建设领域的档案管理中，就能充分体会到数字化的“红利”，“数字档案馆”建设由此而兴。需要注意的是，数字化带来新的档案管理挑战，档案馆要积极应对数字化背景下的挑战并探索相关对策，让数字化更好地服务于档案管理与应用进程。

一、数字档案馆建设对档案管理模式的影响分析

（一）档案管理难度增加

数字化背景下的档案载体形式愈发丰富，也提升了档案整合存储难度。当前城市建设资料多以数字化形式呈现，没有对应的实体，增大了档案收集难度，而且传统收集形式也不符合现代化的管理理念。同时，档案管理系统与档案特征不匹配，影响档案资料的调用、共享。档案馆需要革新设施并建立数字化的档案管理环境，才能适应数字档案馆建设方向[1]。

（二）档案安全隐患增多

数字档案馆的建设，意味着档案资料存储在网络环境中。当前网络环境中的攻击因素复杂，很多资料易被黑客窃取。城市建设档案不仅记载了城市的发展变迁进程，也包含了地下工事、人防系统等敏感内容。一旦档案被窃取，则会带来不可估量的损失。档案馆在数字化建设中，不仅要推动档案资料的公共应用，安全管理措施也要到位。通过安全分级划定档案安全系数，形成针对性的安全体系并提升抵御能力，避免网络攻击因素窃取城市建设档案资料并杜绝严重后果。

二、数字档案馆建设下的档案管理对策分析

（一）加大资金投入，引入数字设施

加大资金投入，可提升档案数字化管理能力[2]。例如档案馆采购扫描仪、存储设施设备，奠定数字化管理基础并提升档案管理效率。档案馆通过同业交流、现场调研等方式掌握设备信息，并结合城市建设档案特征明选择最适用的设备。例如档案馆可选择富士通或者康泰克斯大幅面扫描仪，充分发挥设备扫描效率高、精度高、多模式进纸的优势，最大限度保护纸质档案。档案馆还可投入资金提升软件性能，或者加大档案管理系统开发力度。例如档案馆推动城市建设与自然资源档案一体化并建设软件平台，实现了档案馆日常管理、城市建设档案管理、自然资源档案管理、档案接收与共享利用、档案地理信息系统等多项功能，在平台中可完成档案馆各项工作，提升城市建设档案管理效率。智慧化设备的应用也是档案管理提档升级的关键，档案馆可利用人工智能技术，智能识别档案资料并录入档案信息；借助大数据技术发掘档案数据潜在价值，为城市建设与管理提供决策支持。

（二）完善整体规划，保证档案安全

数字化背景下的档案安全问题值得重视，做好档案规划工作，能保证档案内容安全完整[3]。档案馆依托年度档案管理整体规划，明确年内各阶段档案数字化管理的目标和做法，具体包括数字化建设预算、进度以及人员配置，确保档案数字化建设按计划推进。数字档案馆建设中的安全措施要到位，避免档案内容被窃取、被破坏。具体可采用安全的数据存储传输技术、建立权限管理机制等措施，或者与其他档案馆合作形成异地备份机制，完善档案备份与恢复体系。依托档案安全管理制度，明确人员责任和分工，有序推动档案安全工作。另外要做好数字档案副产品管理，妥善保管光盘档案等介质；同时与地理信息类技术服务供应商建立长期合作关系，定期升级档案管理设施，确保数字化设备乃至数字档案馆的正常运行。

（三）重视成果转化，实现档案增值

城市建设档案记录了城市的发展与变迁，如何转化数字化档案成果发掘决策价值，值得档案馆深入思考。此前提到“建设数字化档案管理平台”，可作为档案成果的转化载体。此阶段可借助大数据、人工智能等技术，发掘数字化档案潜在价值并提取关键信息，助力城市建设与发展。档案馆可积极推动城市建设档案管理类的课题项目，以某市档案馆的“城市建设档案管理知识图谱实证研究”课题为例，该课题以该市某区为研究对象，明确专题并发掘前期数据价值，提取有价值的信息并搭载在数据处理与计量系统中，根据服务对象与角度，基于地理信息系统做到可视化应用，同时形成模型与范本经验。此类课题能充分发掘档案价值，让城市建设档案利用更精细、更具智慧效应，成为当地城市建设决策的重要依据，为落实新发展理念、推动城市更新提供更多档案力量。平台的应用还促进了档案资料的传输，档案馆可与政府城市建设主管部门或者城建机构、高校共享档案资料，促进部门机构间的合作以及成果转化。档案馆还可借助微信公众号、抖音等数字化平台提供一体化档案服务，提升城建档案利用便利度。

结束语

综上所述，数字档案馆体现出城市建设领域的档案管理发展趋势，也有助于档案资料的深入发掘与广泛应用。档案馆要重视数字化背景带来的影响，将其作为档案管理工作的突破口，完善现行档案管理制度并引入新技术、新设备，提升档案管理的信息化水平与成效；同时立足于数字化环境做好安全工作，保证档案资料绝对安全，为高质量、规范利用档案资料奠定坚实基础。

参考文献：

[1]庞丽红. 数字档案馆建设视域下档案管理工作研究[J]. 档案记忆， 2024， （01）： 55-56.

[2]李贝思. A集团公司数字档案馆管理流程优化及对策研究[D]. 北京交通大学， 2023.

[3]赵思. 档案管理与信息技术的组合应用分析——评《档案馆现代化管理——从数字档案馆到智慧档案馆》[J]. 领导科学， 2022， （11）： 159.