档案数字化工作中的安全风险和防范措施

摘要：在对档案进行管理过程中，要采取数字化加工的方式，将纸质档案转换成数字化档案进行储存。在数字化档案管理过程中，会存在一定的安全风险，相关人员要做好安全风险防范工作，找出其中潜在的风险，针对这些风险和隐患，采取相应的措施，提高系统的安全防护等级，保障档案数据和信息的安全性。除了要加强内部系统的安全防护力度之外，还要对数据终端进行安全保护，对档案管理中所用到的各类软件和应用程序，都做好加密处理，这样才能够保障档案存储和传输的安全性。

关键词：档案数字化；风险防范；安全风险；防范措施

引言

在信息技术的作用下，档案事业已由文件管理的“库房时代”进入数据管理的“信息时代”，以互联网、大数据为代表的信息技术应用，极大改变了档案事业发展发趋势和管理模式。档案管理开始也逐步向数字化方向发展，随着档案管理模式的更新和发展，档案管理的安全性，也成为基础档案系统所关注的重点，在档案管理过程中，要利用数字化技术，做好风险管控和风险预测，有效识别出档案管理期间存在的各类风险，判断风险的种类，并从源头上消除风险，提高档案管理的安全性。以旗县档案馆为例的话，馆库内部的档案是档案馆的重要组织资源，其中包含大量的个人隐私，也包含一些敏感信息，还会涉及到一些机密的文件，因此档案安全管理是非常重要的，在档案数字化管理过程中，会涉及到大量档案的管理工作，管理流程和节点较多，需要加强风险和安全管理力度，消除数字化档案管理中存在的安全风险，不断提高内部的安防等级。对机密文件进行加密处理，在传输过程中也要采取加密传输的方式，防止文件泄露，保障档案馆的权益。

一、档案数字化管理安全风险

档案管理不仅是对旗县档案馆每个干部职工的档案信息进行管理，还会涉及到一些未开放的档案，甚至还包含涉密档案的管理，在档案管理过程中，要采取数字化的档案管理方式，并做好安全风险控制，有效识别出档案管理期间存在的安全风险，并通过风险处理和风险预防的方式，防止安全风险的出现，提高档案数字化管理的安全性。导致数字化档案管理安全风险，出现的原因有很多，首先是人员管理风险。由于相关工作人员的安全意识比较薄弱，部分工作人员对档案数字化管理的安全重要性认识不足，缺乏安全意识，在具体管理过程中，很容易出现安全风险，导致病毒感染和数据泄露。其次是存储环境影响。虽然当前档案已经开始呈现数字化管理，一些年代久远的档案，会采取纸质管理的方式，档案存在的时间较长，档案上的字迹会发生氧化，会出现字迹模糊的情况。纸质档案在存放过程中，很容易受到周围温度、湿度和防尘等影响，采取数字化档案管理的方式，在具体管理过程中，旗县档案馆可能存在存储环境不达标的情况，如库房空调系统老化，无法精确控制温度和湿度，在高温高湿的夏季，存储设备受潮，影响其性能和数据稳定性，增加了数据损坏的风险。再次，网络安全风险。在档案存储过程中，需要对系统的运行状况进行实时监控，如果监控力度较弱，无法及时察觉出系统运行过程中存在的隐患，很容易让不法分子趁虚而入，导致档案信息泄露。

二、档案数字化安全风险防范措施

（一）人员方面

在开展数字化档案管理过程中，要做好安全风险防范和控制，在安全风险控制过程中，管理人员自身的安全意识是非常重要的，首先从管理层面制度建立健全管理制度。完善的档案数字化安全管理制度，明确各部门和人员的职责和权限。要进一步加强对档案数字化工作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。规范操作流程，严格按照规定的操作流程进行档案数字化工作，避免因操作不当导致安全问题。

并对数字化档案的采集、整理、存储、传输等环节进行严格管理，确保档案的真实性、完整性和安全性。旗县档案馆可以在内部建立安全岗位责任制度，通过制度提高工作人员的安全保密力度，让工作人员在档案管理过程中，做好安全保密工作，并配合各个部门对档案进行安全保密检查，通过这种方式来提高档案管理的安全性，加强安全防范力度，降低风险出现的几率。其次，从人员层面入手提高安全意识，加强对档案工作人员的安全教育，使其充分认识到档案数字化安全的重要性。定期组织安全培训和演练，提高工作人员应对安全事件的能力。并且与档案数字化工作人员签订保密协议，明确其保密义务和责任，对违反保密协议的行为进行追究，保护档案的安全和机密性。进行档案管理，这样能够从源头上防范安全风险，消除档案管理的风险。相关工作人员要不断学习与数字化档案管理相关的安全风险防范知识，将所学习到的知识运用到实践当中，做好数字化档案管理安全风险防控工作。

（二）建立数字化档案安全管理场所

随着现代化和信息化技术的出现，档案管理的形式也开始发生变化，以前的档案都是纸质档案，在管理过程中，需要定期对档案进行归类，并且还要控制好档案储存室的温度和湿度，将档案放在防水、防潮、防高温的地方储存。旗县档案馆采取数字化的管理过程中，一定要对档案管理系统进行全天监控，及时发现系统中存在的故障和漏洞，并对数据进行实时分析，通过分析系统数据。找出其中存在的安全风险并进行有效处理。相关负责人可以从人员、设备、应急等管理方面建立数字化档案安全管理场所，为工作人员提供良好的办公环境，通过建立档案数字化档案安全管理场所，可以为档案数字化工作提供一个安全、稳定的环境，有效防范安全风险，确保档案的安全和完整。

（三）网络安全防护

在数字化档案管理过程中，最重要的就是网络安全防护和档案保密工作，在进行网络安全防护的过程中，要对所有存储档案都进行加密，增强档案的保密性。通过合理的技术手段和计算机安防技术，可以从网络、终端、应用系统这几个方面入手，建立安全防护体系，利用数字化加工系统，对档案系统进行物理隔离，能够保障档案的安全性和保密性。在进行档案系统访问时，要设立访问权限，根据员工所处级别进行权限设置，如果想访问更高机密的档案，需要进行授权，在访问过程中员工要进行实名认证和授权IP，通过这种方式提高档案数字化管理的安全性。不断对内部的硬件设备进行升级，将先进的数字化设备运用其中，通过硬件和系统的升级，极大的保障档案管理的安全性，增强档案的保密性。相关的管理人员要对档案管理系统进行定期筛查，更新系统内的安全补丁，并在更新过程中将档案数据进行备份，上传到保密云端当中，保障档案内容的完整性。

结束语

根据上文可知，在对数字化档案进行存储过程中，需要保障档案存储的安全性，及时找出档案存储期间产生的各类安全风险，并进行风险防范和应对。除此之外还要加强档案管理人员的安全管理意识，对内部的安全管理意识进行完善，管理人员要使用现代化信息化技术，创建安全风险防范体系，对所存储的机密档案敏感信息以及隐私进行加密储存，防止在储存过程中，档案内容丢失或泄露。通过采取数字化档案管理的方式，提高档案管理的安全性，加强安全风险防范力度，消除潜在的安全风险，在安全防护的过程中，要定期对档案内容进行备份，以免出现档案丢失的情况。

参考文献：

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