论数字时代档案管理与信息安全

摘要：信息化时代的来临给档案工作带来了新的机遇与挑战。传统的纸张式、封闭式的管理模式已被打破.新的电子科技带来了崭新的变革，产生了无痕迹的档案馆和自助档案馆。这就给大数据环境下的远程网络化业务与云存储空间利用率的冲突、云存储空间安全带来了新的挑战。在这一背景下，本文对数字化环境下的档案管理和信息安全问题进行了探讨。

关键词：数字时代；档案管理；信息安全

引言：在数字化的社会中，传统的管理方式正逐步被电子文档和网络文档所取代。要想让档案管理及资讯安全工作更顺畅地进行，就必须对目前的科技及概念有较深的认识。同时也要指出，随着社会的持续发展和对新事物的接纳，档案管理和信息安全的新情况将会不断地涌现和变得复杂起来，必须要根据不同的问题，制定出相应的对策。

数字时代的档案管理模式与办法

（一）管理模式

在数字化的背景下，档案管理方式由传统的纸质文件向电子文件的转变。一是档案的归类和归档；档案资料经由电脑储存在磁性物料上。随着科学技术的发展和数字化存储方法的广泛使用和应用的范围的扩展，当档案的存储有困难的时候，也可以采取各种不同的格式来进行文件的存储。电子档案的最大特征就是其所储存的文件数量巨大，并且不容易遗失，便于查找。同时，纸质文件作为数字化时代的一种重要管理手段，得到了越来越多的应用。但是，随着计算机和网络技术的日益成熟和应用范围的不断扩展，档案管理也有了越来越多的新的功能，例如，远程抄写记录、检索查询等，这些都能够使档案的智能处理成为可能。在此基础上，提出了一种新型的电子档案管理方式。

（二）管理方法

随着数字化时代的到来，档案管理的手段和手段也随之改变，传统的纸质化、手工审核等方式已无法适应当前的工作需要。这就要求对原来的工作流程、工作方式进行改革与创新。一方面，要建立完善的档案信息管理体系，充分运用电脑技术，加快信息查询的速度，提高工作效率。利用网络技术，将文件数据资源及时地传送给使用者，达到了数字文件的管理目标；二是要建立完善的档案资料资料库。该系统采用云计算的方式，对各类文档进行分类、统计、分析，形成了一个“文档资源共享库”。

数字时代档案管理与信息安全的挑战与机遇

数字时代档案管理与信息安全的挑战

在数字化的背景下，档案信息的保护与存取，数字安全和隐私保护，以及数字版权和知识产权的保护，都对档案的保护提出了更高的要求。数字化背景下，由于软硬件技术的快速更新，使得其存储媒体的使用年限与数据格式兼容性问题日益突出，严重影响了其长期可读性与易读性。为适应科技发展的新形势，防止进入"数字化暗时代"，档案管理部门在数据定期迁移、存储技术与格式更新等方面提出了新的挑战。这既是对档案工作人员的敏感性与学习能力的一种挑战，也是对档案工作人员的人力、时间和经济成本的一种考验。在当今信息快速扩散的今天，数字文档的安全与隐私问题日益受到业界的重视。然而，由于电子文档中含有大量的敏感或高价值信息，因此，电子文档极易被黑客所利用，不但增加了数据泄漏的危险，还会造成用户的重要信息损失和滥用。为了保障数字档案的安全与隐私，除了要采取强化数据加密、实施多因子认证、定期安全审核等技术手段，还必须对现有的体制进行完善，从而建立起一个安全可靠的数字档案保障系统。在数字时代背景下，如何兼顾保护个人隐私和方便公众获取档案信息，已是一个越来越复杂的问题。一方面，由于数字拷贝的方便性，数据一经公布，就有可能不经许可地大量流传；另一方面，由于档案资料中含有历史文件、美术作品等知识产权敏感要素，其著作权归属和权利边界的认定，常常牵涉到诸多法律与道德因素。这既需要档案馆与著作权人紧密协作，探索合理的授权协议，又要对各利益主体进行细致的权衡，才能在保障著作权人权益的前提下，实现知识资源的开放共享。

（二）数字时代档案管理与信息安全的机遇

在数字化的背景下，档案管理工作面临着许多新的契机，如数字化转型、管理智能化、信息安全保障等。在档案管理数字化改造的过程中，把原来的纸质文件转变成数字形式，并把不用纸张存储的文件从一开始就用数字化的形式记录下来。档案的数字化，不但可以节约实体储存空间，而且可以使档案资料长久地保存。利用云计算等技术，可以有效地避免因损坏、遗失而造成的文件内容损失。另外，利用关键字搜寻法，可迅速地找到电子卷宗，缩短查询时间，提升档案的查寻与利用效率。在数字化时代，利用智能技术能够迅速地对海量的文件数据进行分析、归类，从而提高管理工作的效率，推动档案管理向智能化方向发展。比如，利用自然语言处理技术，档案管理系统可以对文件的内容进行理解，并对其进行分类、注释，这样既可以节省人力，又可以提高文件的准确性。在此基础上，本项目还将构建一套面向历史文档或文化遗产文档的智能推荐系统，该系统能够在用户浏览历史文档或文化遗产文档时，依据用户的检索记录与喜好，向用户推荐相应的文档，提升用户对文档的使用体验。要使档案信息化、智能化，就必须加强对档案的保密管理。一方面，要制定完善的个人资料保护机制与隐私权策略，以保障档案资料的安全与使用者资讯的私密性。同时，积极运用科技方法强化档案的安全性，运用区块链技术对档案资料进行全寿命的管理与追踪，并构建可信赖的机制，可以有效地防止档案资料被篡改、盗用、泄漏等风险。

结语

档案工作与信息安全紧密相连，要做好数字时期的档案工作，就需要不断地学习、掌握数字技术、网络信息技术等知识与技巧。当前，一些单位的档案管理工作还不够完善，导致了档案管理和信息安全方面的漏洞。另外，在数字技术等领域的人才培养上存在不足，在实践中缺少相应的训练，不能适应目前电子档案工作的需要。与此同时，由于档案信息化所引起的一些问题，如计算机病毒等，也要求我们加强对档案信息的安全性的管理。在科技飞速发展的今天，要满足数字时代对档案管理和信息安全的需求，必须从多方面进行改进。

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