浅析事业单位人事档案保密性管理的现状与改进方法

摘要：人事档案的保密工作是档案管理工作中非常重要的内容，针对此，各事业单位通过建设相应的管理制度、实施档案信息化、以及提高管理人员的素质与意识等方式，来保证保密工作的质量。然而，受一些因素的影响，在其具体管理工作中还存在着法律法规执行力度较差、信息技术应用与更新速度较慢、相关人员素质与意识低下等问题，影响着事业单位人事档案保密性的管理质量，也影响着事业单位的发展。本文基于此，对事业单位人事档案保密性管理现状进行研究，通过分析其目前存在的问题，提出了相应的改进方法，以期为事业单位的人事档案提高管理效能、防范安全风险提供参考。

关键词：事业单位；人事档案；保密性

事业单位作为国家机构的重要组成部分，承担着公共服务、社会管理、文化传承等多重职能。在这一背景下，事业单位的人事档案管理显得尤为重要，它不仅关乎个人职业生涯的记录与评价，更直接影响到组织的运行效率与公信力。尤其是人事档案的保密性管理，是维护个人隐私、保障组织安全、促进社会和谐的关键环节。因此，本文旨在对事业单位人事档案保密性管理的现状进行深入的分析和探讨。

事业单位人事档案保密性管理存在的问题

（一）法律法规执行力度差

首先，法律法规意识淡薄，缺乏有效的培训。一些事业单位的档案管理人员对人事档案保密性管理相关的法律法规缺乏了解或了解不够深入，导致在工作中无法正确把握法律法规的要求和精神实质。并且，未能定期组织档案管理人员参加法律法规培训和学习活动，导致管理人员的法律法规素养和执行力无法得到有效提升。其次，缺乏有效监督和检查机制。一些事业单位缺乏有效的监督和检查机制，或监督和检查机制形同虚设，这导致在档案保密管理过程中出现的违规行为难以及时发现和处理，从而削弱了法律法规的执行力度。同时，由于监督和检查机制的缺失或不完善，容易导致档案管理人员在工作中出现懈怠和疏忽的情况，使得工作执行力度差。此外，一些事业单位在制定制度时，未能充分考虑实际情况和可操作性，导致制度在执行过程中难以落地。而且，一些人事档案管理人员对制度缺乏敬畏之心，存在侥幸心理，认为偶尔违反制度也不会受到严重处罚，从而削弱了制度的权威性和执行力。

（二）信息技术应用与更新速度较慢

随着云计算、大数据、物联网等新兴技术的发展，黑客攻击、病毒传播等网络安全威胁日益严峻。事业单位在享受信息化带来的便利的同时，也面临着前所未有的保密压力，如何紧跟技术发展趋势，加强信息安全防护，成为亟待解决的问题。但是一些事业单位，并未加大信息技术应用的投入，而是采用传统的人工管理的模式，存在档案信息泄露的隐患，或者使用了旧的系统，存在着安全漏洞，或者信息技术更新慢，缺乏有效的数据加密和访问控制功能，这些都加大了人事档案信息的泄露风险。

（三）管理人员素质与意识不够高

首先，一些事业单位的管理人员安全意识不强，其并未给予档案保密工作足够的重视，进而在具体的工作中，忽视了对数据的保护、对系统的安全加固等，使得系统容易受到攻击和破坏，影响着事业单位的利益。其次，并未对档案管理进行保密相关的培训，导致其对档案安全性的敏感度和警觉性不够充分，进而可能导致人事信息的泄露。此外，在实际操作中，一些事业单位在监督与问责方面存在短板，一方面，内部监督机制不健全，缺乏独立的监督机构和有效的监督手段；另一方面，问责机制执行不力，对违规行为的处理往往停留在表面，难以形成有效震慑。

二、事业单位人事档案保密性管理的改进方法

（一）加大法律法规执行力度

首先，根据《档案法》、《保密法》等法律法规，结合本单位实际情况，进一步细化人事档案管理制度，明确各环节的保密要求和操作流程。其次，建立健全制度执行监督机制，通过定期检查、随机抽查等方式，确保制度得到有效执行，及时发现并纠正管理过程中的不足和偏差。此外，加强法律法规的培训，培训内容包括与人事档案保密性直接相关的法律文件，以确保每一位人事档案管理人员都能了解人事档案保密性管理的重要性。如《中华人民共和国个人信息保护法》，培训频次为半年1次，培训要求要增加实操环节，提高互动性；《中华人民共和国档案法》，每年培训一次，可以通过案例分析的方式，增强对法律对档案保密性的认识；《中华人民共和国网络安全法》，每半年一次，定期更新课程内容。同时，明确各级管理人员在保密性管理中的责任和义务，对于违反保密规定的行为，无论职务高低，都要依法依规进行严肃处理，建立公开透明的问责流程，确保问责结果公正、有效，以此增强全体档案管理人员的责任感和使命感。

加快技术应用与更新速度

首先，加强事业单位人事档案的信息化建设，引入先进的档案管理系统和信息安全技术，提高档案管理效率和信息安全水平。并且，通过信息化手段，实现对档案信息的全程跟踪和监控，减少人为干预和错误操作而发生的档案泄露风险。其次，建立完善的信息安全防护体系，包括数据加密、访问控制、防火墙设置等措施，确保人事档案在传输、存储、使用过程中的安全性。此外，加大对档案管理系统软件、硬件的升级换代，以此来提高其内部、外部的防范能力，进而保障了人事档案的保密性。如数据加密技术，定期评估其加密算法，将其更新至最新标准；访问控制技术，定制化方访问权限设置；网络监控技术，强化其监控能力，实时监控网络安全态势等。

（三）增强相关人员的素质与意识

首先，通过招聘、选拔等方式，优化档案管理人才的结构，吸引具有专业技能和保密意识的高素质人才加入。其次，加强对现有档案管理人员的培训，提高其业务能力和法律素养，在培训过程中，培训内容应包含法律法规和保密政策、信息安全意识、技术操作规范、以及风险识别和应对策略。培训方式包括案例分析、实战演练、以及在线课程培训等，以此来提高保密性风险的识别能力和应对能力。此外，建立与档案管理工作绩效挂钩的激励机制，对在档案管理工作中表现突出的个人或团队给予表彰和奖励，激发其工作积极性和创造力，而且，加强人事档案管理人员之间的学习和经验交流，共同提高保密性管理的意识和水平。

综上所述，事业单位人事档案保密性管理中还存在着很多问题，如法律法规执行力度差、人员素质与意识有待提升、信息技术更新速度慢等，不仅可能存在事业单位人事档案信息的泄露风险，还影响着事业单位的效益。因此，需要加强法律法规宣传与教育、加强监督与问责、加快技术的更新、强化队伍建设等，从而从多个方面入手，共同推进档案保密工作的发展进程。

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