事业单位人事档案管理信息化建设的认识和思考

摘  要：在社会持续发展的形势下，我国各项制度处于不断变革的进程里，事业单位用人制度相应地出现了较大变动，与之对应的人事档案管理制度也和以往呈现出很大不同。本文首先针对当下事业单位人事档案信息化管理现存的各类问题展开深入探讨分析，随后依据所探讨分析出的这些问题，提出一系列有关事业单位人事档案管理开展信息化建设及改革工作的具体措施，以此促使事业单位人事档案管理朝着更为科学合理、更具实效的方向不断向前发展。

关键词：事业单位；人事档案管理；信息化

1事业单位人事档案信息化管理和改革现存的问题

1.1人员不足，专业化程度低

在当下的形势当中，就许多事业单位而言，其人事档案管理信息化方面存在着一种普遍状况，即人才短缺的问题较为突出，具体表现为缺乏兼具综合能力与信息化管理专业知识的人才。对于大部分事业单位的人事档案管理人员来讲，由于未曾接受过系统且专业的培训，所以在对档案重要性的认知层面、对管理规范的把握程度以及对收集、整理、归档和装订等一系列工作流程的了解方面，均未达到透彻的状态[1]。

1.2现代化设施和技术应用存在明显短板

在现代化事业单位的运营当中，充分利用先进信息技术对管理流程予以优化以实现效率提升，其必要性不言而喻。就人事档案信息化管理领域而言，部分组织所展现出的技术水平着实难以令人满意。存在这样的情况，即一些单位仅仅是把纸质档案简单转化为电子格式，而非运用专业的档案管理系统软件去进行全面且系统化的管理。这种既低效又零散的处理方式，一方面难以将信息化优势最大程度地发挥，另一方面还存在致使档案信息出现丢失、被篡改以及泄露等风险的可能性。

1.3面临信息安全的严峻挑战

在信息化水平不断提升的状况下，人事档案的隐私与安全方面的问题受到了人们的高度关注。存在于一些单位电子化管理当中的情况是，信息安全保护颇为薄弱，全面的信息安全管理措施以及技术支持均有所欠缺。鉴于人事档案内部包含着大量员工的敏感个人数据，那么在其数字化进程里，怎样妥善地对信息利用和个人隐私加以平衡，就成了迫切需要去解决的一项挑战。缺乏适当信息保护策略的这种现代化管理模式，不但对档案部门的正常运转产生了影响，而且给整体的发展埋下了存在风险的隐患。

2事业单位人事档案的信息化管理和改革的建议

在我国事业单位整体推进改革的进程之中，人事制度变革扮演着至关重要的角色，且变革程度需不断加深。受这一变革影响，事业单位用人制度迎来调整与发展，这致使人力资源管理部门面对日益复杂的管理挑战时，自身管理方式以及技术手段的不断创新成为必须之事。在此基础上，建立一个具有信息充分、响应迅速、操作灵活且高效等特点的人事管理信息系统，呈现出尤为紧迫且必要的态势便成了必然之举。

2.1增强人事档案管理信息化的意识

构建信息化意识是人事管理信息化发展的核心。转变为理念上的信息化需强调并巩固这种观念，需要领导、从业者和员工共同努力[2]。

在实践环节当中，对于人事档案管理相关政策的认真研究不可或缺，要做到明确各类信息资料的密级限定情况。与此同时，结合权限控制这一要点，针对数据库数据展开分类加密工作意义重大，以此来平衡保密和利用二者间的关系。需避免陷入保守思维之中，对随意处理的态度要加以防范。

电子档案有着较高要求，在保存方面，对防潮、高温、辐射以及病毒等问题的注意必不可少，并且要强化关于其安全性的探讨。及时对电子档案进行备份以及维护是务必做到的，妥善处理好电子档案与纸质档案之间的关系，从而确保资料能够安全、完整且无损。

2.2不断提高从业人员的素质培养

在推动人力资源管理信息化进程之时，经费状况凸显异常，其中经费问题尤为突出。诸多组织常专注于信息技术建设，不乏专业人才，可与之对照鲜明的是，财政支持却极度匮乏，资金短缺情况严重。这资金短缺状况已然成为主要障碍，制约着人力资源管理信息化的发展。鉴于信息化覆盖范围广泛且转型逐步开展，必须持续投入各类资源以维持其可持续发展态势。所说的资源投入具体包含技术设备更新开支、员工培训开支等诸多不同方面的开支。故而，对于解决人力资源管理信息化建设所需经费问题来讲，高度重视并妥善做好长期投入资金的准备工作，意义重大且至关重要[3]。

2.3确保改革中从事档案管理的服务质量

在政府层面而言，虽说颁布了不少档案管理法规，然而实际执行情况却并不理想。对于这些法规的贯彻力度，缺乏足够的应有关注，尤其在流动人员档案转递以及移交这块，存在着颇为明显的疏漏状况。正是这样的情况，导致流动人员档案没办法及时且准确地进行整理，进而出现丢失、缺失、篡改或者不真实等一系列问题，给人事档案管理工作带来了极为严重的挑战。所以，政府需要进一步完善那些条款，使其更加严格、具体，能够贴近实际且具备法律约束力，以此来解决这一难题。

从法律层面去看，在开展档案信息化管理与改革之前，必然得依靠相应的法律背景以及强有力的法律支持才行[4]。一般来讲，档案管理机构和产生档案的各个社会部门或者个人之间，存在着复杂的纠葛以及法律方面的难题，所以就需要对相关法规做出调整来适应变化情况。而且，收集、保存以及使用档案的这些行为，也必须得受到合适法规的保护。

结语

总体来讲，在人事档案管理这个领域开展信息化建设与改革的工作，对于事业单位而言是极为重要的，虽然有着巨大的发展潜力，可也面临着来自多方面的挑战。所以，人事档案管理员得依据组织的需求以及实际情况持续地进行创新，去寻找适合本单位的管理新方法，在不断更新的过程当中为该单位提供优质的服务，以此来适应新时代的需求。预计随着时间的不断推移，“信息化”在人事管理领域将会变得更加规范，并且能够得到更为深入的推广。

参考文献：

[1] 吴宝康、冯子直，《档案学词典》，上海辞书出版社，2006年7月，P157

[2] 于明明.浅论事业单位人事档案管理创新[J]. 城建档案. 2013（01）

[3] 周祥路.论事业单位档案管理的现状及其完善[J]. 办公室业务. 2013（01）

[4] 罗丽英.聘用制下事业单位人事档案管理模式创新研究[J]. 邢台职业技术学院学报. 2012（06）