档案管理智能化转型面临挑战与应对策略

摘要：在数字时代浪潮下，本文着眼于档案管理智能化转型议题，深度洞察其面临的重重挑战。技术层面，智能化技术引入时，新旧系统衔接不畅，数据格式转换困难，致使技术落地遇阻。人才领域，传统档案管理人才缺乏数字技术知识，新兴技术人才又不熟悉档案业务，专业人才断层现象显著。

为此，本文从多视角给出应对之策。在技术上，持续优化系统，强化技术集成，攻克数据兼容难题。人才培养上，开展跨界培训，以此助力档案管理智能化转型，推动档案工作迈向高效、科学新台阶 。

关键词：档案管理；智能化转型；挑战；应对策略

引言

在信息技术飞速发展的当下，档案管理智能化转型已成为必然趋势。智能化管理能显著提高档案管理效率、提升服务质量。然而，转型过程并非一帆风顺，会遭遇诸多挑战。深入研究这些挑战并制定有效应对策略，对推动档案管理智能化转型、充分发挥档案价值意义重大。

1 档案管理智能化转型的重要性

1.1 提高管理效率

在传统档案管理模式下，从档案的整理、归档到查询，全程依赖人工一笔一划登记、一本一本翻阅，效率极为低下。而且人工操作难以避免疲劳与疏忽，极易出现错漏，影响档案管理的准确性与完整性[1]。

智能化转型为档案管理带来质的飞跃。以 OCR 识别技术为例，它像一位不知疲倦的高速录入员，能将堆积如山的纸质档案快速转化为电子文本，大幅节省人力与时间。数据挖掘技术则可精准分析档案内容，实现智能分类。搭配智能检索系统，输入关键词瞬间便能定位所需档案，大大缩短查找时间，全面提升档案管理效率 。

1.2 提升服务质量

智能化档案管理可实现档案信息的实时共享和在线查询。用户只需通过网络，即可随时随地获取所需档案资料，摆脱时间和空间限制。此外，还能为用户提供个性化服务，根据用户历史查询记录和需求偏好，精准推送相关档案信息，提高用户满意度。

1.3 增强档案安全

智能化管理运用先进的加密技术与访问控制等手段，对档案信息实施全方位保护。加密技术宛如坚固护盾，让档案信息在传输与存储时免受窃取及篡改威胁，时刻保障数据完整与安全。访问控制系统则如同忠诚门卫，严格限定用户对档案的访问权限，仅授权人员能顺利查看、使用档案，多管齐下，极大增强档案安全性 。2 档案管理智能化转型面临的挑战

2.1 技术应用难题

档案管理智能化离不开先进技术的支持，如大数据、人工智能、区块链等[2]。但这些技术在档案管理领域的应用尚处于探索阶段，存在诸多难题。例如，大数据技术需要处理海量的档案数据，如何确保数据的准确性、完整性和安全性是一大挑战。人工智能技术在档案分类、编目等方面的应用效果还有待提高，难以完全替代人工操作。区块链技术虽然能保证档案信息的不可篡改，但在实际应用中，其部署成本高、技术复杂度大，推广难度较大。

2.2 人才短缺

档案管理智能化转型，亟需既精通档案业务，又掌握信息技术的复合型人才。但现状不容乐观，当前档案管理行业人员，多是档案专业出身，在信息技术方面短板明显。而信息技术专业人员，由于缺乏档案管理知识，无法让技术与档案业务实现无缝对接。这种复合型人才的短缺，如同拦路虎，严重拖慢了档案管理智能化转型的脚步 。

2.3 安全风险

智能化档案管理面临着诸多安全风险。一方面，档案信息数字化后，存储在电子设备和网络中，容易受到黑客攻击、病毒感染等威胁，导致档案信息泄露或损坏。另一方面，随着档案信息共享程度的提高，如何在保证信息共享的同时，保护档案所有者的隐私和权益也是一个亟待解决的问题。

2.4 标准规范不完善

目前，档案管理智能化领域存在一个显著问题，即缺乏统一的标准规范。不同地区、不同部门各自为政，档案管理系统在数据格式、接口标准、技术要求等方面大相径庭。这种差异就像一道道无形的壁垒，阻碍了档案信息的顺畅流通，使其难以实现有效共享和交换。而且，智能化档案管理在业务流程、操作规范等方面也缺乏明确标准，导致各地各部门操作方式不一，严重影响了档案管理工作的规范化和标准化进程。

3 档案管理智能化转型的应对策略

3.1 加强技术研发与应用

加大对档案管理智能化技术的研发投入，鼓励科研机构和企业开展相关技术研究[3]。针对大数据、人工智能、区块链等技术在档案管理中的应用难题，组织专业团队进行攻关。同时，积极引进和借鉴其他行业的先进技术和经验，结合档案管理的实际需求，进行本土化改造和应用。例如，在大数据技术应用方面，建立档案数据仓库，对档案数据进行集中管理和分析，提高数据的利用价值。

3.2 加强人才培养

制定完善的人才培养计划，通过高校教育、在职培训、继续教育等多种方式，培养既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才。在高校档案专业中，增加信息技术课程的比重，培养学生的信息技术应用能力。对于在职档案管理人员，定期组织信息技术培训，提高他们的技术水平。此外，还可以通过引进外部人才，充实档案管理智能化转型的人才队伍。

3.3 强化安全保障

建立健全档案信息安全保障体系，采取多重安全防护措施。加强网络安全防护，安装防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止黑客攻击和病毒感染。对档案信息进行加密存储和传输，确保信息的保密性和完整性。同时，制定严格的访问控制制度，对用户的访问权限进行精细化管理。此外，还要加强对档案管理人员的安全意识教育，提高他们的安全防范能力。

3.4 完善标准规范

加快制定档案管理智能化的标准规范，明确数据格式、接口标准、技术要求等内容。由档案管理部门牵头，组织相关专家和企业，共同制定统一的档案管理智能化标准。在制定标准的过程中，要充分考虑不同地区、不同部门的实际情况，确保标准的科学性和实用性。同时，加强对标准规范的宣传和推广，引导档案管理机构和企业严格按照标准进行建设和管理。

4 案例分析

以某大型企业的档案管理智能化转型为例。该企业在转型前，档案管理采用传统的纸质档案管理方式，效率低下，查找困难。为了提高档案管理水平，企业决定进行智能化转型。

在技术应用方面，企业引入了先进的档案管理系统，利用 OCR 技术实现了档案的快速数字化录入，采用智能检索系统提高了档案的查找效率。在人才培养方面，企业选派了部分档案管理人员参加信息技术培训，并招聘了一批信息技术专业人才，组建了复合型的档案管理团队。在安全保障方面，企业建立了完善的网络安全防护体系，对档案信息进行加密存储和传输，确保了档案信息的安全。

通过智能化转型，该企业的档案管理效率得到了显著提高，档案查找时间从原来的平均几天缩短到了几分钟。同时，档案信息的共享和利用也更加便捷，为企业的决策提供了有力支持。

结束语

档案管理智能化转型是时代发展的必然要求，虽然面临着技术应用难题、人才短缺、安全风险和标准规范不完善等挑战，但通过加强技术研发与应用、人才培养、安全保障和完善标准规范等应对策略，可以有效推动档案管理智能化转型。在未来的发展中，档案管理机构和企业应积极适应时代发展的趋势，不断探索和创新，加快智能化转型的步伐，提高档案管理的效率和服务质量，为社会的发展做出更大的贡献。

参考文献

[1]狄丹.新时代高校后勤档案管理工作信息化研究[J].办公室业务，2020，（03）：133+137.

[2]杨建梁，郑梦霏，杨格秀.自主创新强根基技术驱动促发展——2024年中国档案技术应用与创新发展报告[J/OL].档案与建设，1-10[2025-04-11].

[3]张娅红.档案管理智能化路径与趋势[J].山西财经大学学报，2025，47（S1）：154-156.