干部人事档案管理标准化与规范化路径探索

作者简介：

侯勇强（1972年-）男，汉族，四川省喜德县人，大学专科（四川省教育学院政史专业）喜德县人力资源和社会保障局档案管理馆员。

摘要：干部人事档案是组织部门用以科学评估以及合理调配干部的关键依据。但现行干部人事档案管理体系在归档标准、借阅审批等关键环节存在制度上的空白区域，信息化水平较为落后，管理人员专业素养欠缺，监督机制不完善，这些情况对人事信息的可信度以及档案管理效能造成了限制。探索干部人事档案管理标准化与规范化的途径，对提升档案管理水平、保障组织人事工作高效运转有着重要意义。

关键词：干部人事档案；标准化；规范化；路径探索

引言

干部人事档案管理在企事业单位而言有着相当关键的作用，然而当下却存在诸多问题。本文对干部人事档案管理标准化与规范化的路径展开了探索，给出了制定完备管理制度、推进信息化建设、提升管理人员素质以及建立健全监督机制等一系列策略。借助实施科学合理的计划、加强政策宣传培训、强化监督考核以及持续优化管理流程等办法，以此提升档案管理的质量和效率，为干部选拔任用以及监督管理提供有力的支持。

一、干部人事档案管理现状及存在的问题

（一）管理制度与流程的不完善

现行干部人事档案管理体系在归档标准与借阅审批等关键环节存在制度盲区。具体工作中，材料收集的滞后性与分类标准的随意性导致档案完整性受损，信息失真风险较大上升，由此引发的数据偏差降低了人事信息的可信度，制约了组织部门对干部履职能力的科学评估与合理调配。

（二）信息化水平与技术应用的不足

当前多数企事业单位的人事档案管理系统仍延续传统纸质化管理模式，档案数字化建设步伐明显滞后于现代技术发展需求。现有管理平台普遍存在功能模块设计较为基础的缺陷，缺失基于语义识别的智能检索系统，同时缺乏多维度的数据挖掘与分析能力，这种技术应用断层导致现有管理模式难以契合海量数据处理需求[1]。在干部管理领域，原始档案信息与业务决策系统间的数据壁垒，客观上制约了人事数据在干部选拔与绩效考核中的深度应用与价值转化。

（三）人员素质与管理能力的局限性

档案管理人员普遍存在专业素养短板，对《中华人民共和国档案法》及相关政策的认知多停留在表层理解层面。日常管理仍依赖纸质档案手工登记、分类和检索的传统模式，而业务培训长期忽视数字化工具应用与信息素养培养，这种专业能力与时代需求的错位，造成归档效率与查档准确率双重走低，使得档案管理工作难以契合新时代档案事业提质增效与创新发展的现实需求。

（四）监督机制与考核评价体系的缺失

当前干部人事档案监管机制存在薄弱环节，针对材料篡改、非规范查阅等违规行为的动态监测与责任追溯体系尚未健全。另一方面，由于缺失科学量化的绩效评估标准，难以系统评估管理效能，制约了专业队伍的工作热情，客观上延缓了管理流程的优化进程，影响了档案管理工作的长效发展。

二、干部人事档案管理标准化与规范化的路径探索

（一）制定与完善档案管理制度

在发展过程中应当系统梳理干部职业生涯全周期形成的档案资料，重点收集入职审查、职务任免、教育培训、考核奖惩、离职审计等关键环节形成的原始记录，例如岗位任命文书、专业资质证明、进修考核材料等，避免关键材料缺失。在档案利用环节，需构建分级审批机制，根据查档目的、信息密级设置差异化的审批权限，并建立电子化审批台账，实现全流程可追溯[2]。档案库房管理应制定包括温湿度调控标准、消防设施维护周期、安防设备配置规范等在内的操作性细则，保证实体档案的长期安全保存，依靠构建覆盖全流程的标准化管理体系，形成从材料收集、保管维护到查询利用的闭环管理机制，为干部选拔任用和监督管理提供真实完整的原始凭证支撑。

（二）推进档案信息化建设

建议加大财政预算力度，投入专项资金引入智能化档案管理系统，集成图像智能识别与文字自动转换技术，实现纸质档案的批量化高效转化。系统应构建有多条件检索功能的智能平台，支持组合式查询策略，可依据人员类别、任职年限、专业领域等多重条件进行交叉检索，同时建立专项数据分析模块，重点解析干部队伍年龄梯次、学历构成等核心指标，生成可视化分析图谱辅助人才战略规划。在安全保障层面，需实施数据分级加密、建立定期容灾备份机制、部署智能防火墙系统等多维防护措施，构建涉及数据传输、存储、调阅全流程的安全屏障，保证档案管理兼具操作便捷性与系统安全性。

（三）提升管理人员素质与能力

建立常态化法规培训机制，定期邀请行业专家进行新颁条例深度解析，帮助管理人员精准把握政策边界。针对业务实操需求开设专题研讨班，系统教授分类编目、案卷装订等实务技能，同步强化数字档案管理系统操作规范，定期选派业务骨干参与跨区域档案管理论坛，吸收创新性管理理念转化为本土化实践。组建部门内训师团队，依靠月度案例研讨和难点攻关等形式促进经验共享，借助多维度的能力建设，着力培育精通传统档案管理理论，又有现代信息技术应用能力的复合型人才队伍，为档案工作转型升级提供可持续的专业支撑。

（四）建立健全监督机制与考核评价体系

为强化档案监管效能，建议采取分级管理措施，组建专项督查团队实施常态化巡查，重点排查档案材料的真实性和借阅手续的规范性，建立限期整改机制。在此基础上，委托独立第三方机构开展专业评估，构建涉及档案完整度、数据录入精准度、用户服务满意度等核心指标的多维考核体系，将量化评价结果与岗位绩效直接关联。配套建立奖惩分明的激励机制，对考评优异人员采取颁发绩效奖金、优先晋升资格等激励措施，对未达标人员则实施专项培训或岗位调整方案，借助构建闭环管理体系，能激发从业人员内生动力，又可推动档案管理质效向专业化、精细化方向持续提升，形成良性循环。

三、干部人事档案管理标准化与规范化的实施策略

（一）制定科学合理的实施计划

在制定干部人事档案管理专项规划时，需开展系统性现状调研，借助实地勘察摸清档案库存总量、现行管理机制运行状态及人力资源配置等基础数据。基于调研结果，围绕标准化建设要求分步骤制定阶段目标，首期规划以三个月为周期，重点实施档案完整性核查工程，建立缺失材料动态追踪台账，中期阶段历时半年，着力构建数字化管理平台，同步推进档案管理软件采购、电子化操作培训等配套工作，后续阶段则聚焦制度体系优化与全流程监督机制建设。为保障实施效能，各周期均设置差异化考核标准，如首期档案分类准确率须突破95%阈值，凭借建立项目责任制，将具体任务分解至职能岗位，并配套动态督导机制，保证规划目标分层次有序落地。

（二）加强政策宣传与培训工作

在推进档案管理政策宣贯过程中，采取多元化宣传手段形成传播矩阵，借助内部办公平台定期推送政策图解文件并设置更新提醒功能，设计图文并茂的政策解读展板布置于走廊及电梯等候区等高频流动区域。同步搭建互动式宣教平台，每季度邀请行业权威人士开展政策说明会，结合单位实际案例剖析政策执行要点与常见误区，有效提升全员责任意识。构建分层培训体系方面，面向档案管理核心岗位开设专题业务研修班，除系统讲授档案学理论外，重点强化政策实操模块的沙盘推演。

（三）强化监督与考核评价机制

建议组建跨部门联合督查组，由纪检监察部门牵头整合组织人事、行政审计等职能部门力量，形成多维度制衡机制。该督查组实施动态化监管模式，每月组织不少于一次的现场巡查，重点核查借阅台账的规范性、实体档案存放环境等关键环节，每季度开展覆盖式专项督查，着重审查归档资料完整度、管理程序合法合规性等核心要素。创新建立"内外双审"评估体系，每年委托独立第三方开展专项绩效评估，将审计结果与部门评优晋升直接挂钩，构建可量化的考核指标体系，设置归档及时率、数字化建设达标率、异常操作预警率等关键指标，配套建立"红黄绿"三色预警机制，对连续两次黄色预警部门启动诫勉谈话程序，借助压力传导与正向激励相结合的方式，全面激活档案管理标准化建设的原生动力。

（四）持续优化与改进管理流程

构建动态反馈渠道，倡导档案管理人员和使用者在日常工作中主动提交流程优化建议。建立双月周期制反馈机制，由档案管理部门协同业务部门每季度召开流程诊断会议，重点剖析操作环节中的堵点问题，如针对借阅审批环节冗余问题，可采取分级授权与电子签批相结合的方式，在压缩审批层级的同时嵌入数字水印追踪技术。优化方案经试点运行后，凭借关键绩效指标比对和工作效率评估进行效果验证，对于未达预期改进目标的环节，组织跨部门攻关小组实施二次优化，形成持续改进的制度化保障，保证人事档案管理体系与组织战略发展保持同步演进。

结语：

综上所述，本文针对干部人事档案管理标准化与规范化路径展开了细致的探讨。借助制定科学合理的实施计划、加强政策宣传以及培训工作、强化监督和考核评价机制，以及持续优化与改进管理流程等一系列举措，可切实提高档案管理的质量与效率，为干部选拔任用以及监督管理提供真实且完整的原始凭证支持。未来，需要持续留意档案管理领域出现的新技术与新方法，以此推动档案管理事业不断实现创新发展。

参考文献：

[1]杨洪俏. 事业单位干部人事档案管理工作模式优化研究 [J]. 兰台内外， 2025， （08）： 44-46.

[2]肖莉. 新时代干部人事档案管理工作探索 [J]. 办公室业务， 2025， （05）： 61-63.