信息化时代人事档案的安全风险管理

摘要：随着信息化建设工作不断开展，人事档案管理工作逐渐趋于信息化、智能化，极大程度节省了时间，方便操作的同时提升了工作效率。相对于传统档案管理单向信息传递和封闭管理环境等原因，信息化时代人事档案管理仍然面临诸多风险。对此，文章针对如何防控信息化时代人事档案的管理风险展开研究，本文首先对信息化时代人事档案风险管理的必要性进行简要概述，随后总结安全管理面临的三种风险，最后提出加强安全管理的具体建议，供大家参考。

关键词：信息化时代；人事档案；管理制度

引言：人事档案是记录档案所有者工作经历、政治面貌、品德作风等个人简介的文件资料，在现代人力资源管理中发挥着至关重要的作用，通常情况此类文件需要进行保密处理，避免信息泄露对个人和单位造成损害。但是随着信息化时代到来，人事档案管理工作环境、方式等发生诸多变化，为人事档案工作带来一定风险。对此，为了降低信息时代人事档案管理所面临的风险，亟待我们对存在的风险进行合理预防，建立更加符合人事风险的管理制度。

1.信息化时代人事档案管理的必要性

信息化时代加强人事档案管理的必要性体现在以下两方面：

一方面，高效性。由于传统人事档案管理模式效率低，无法满足现代化发展需求，而信息化时代对工作效率提出了更高要求。因此，亟待一种更准确、更高效的信息化管理模式。另一方面，安全性。信息化时代带给人们日常便捷的同时，信息泄露等安全问题频频发生，上至国家国防安全，下至个人隐私信息等，影响着人们日常生活，所以必须做好信息安全保障。无论社会如何发展、时代如何进步，人事档案管理的隐私性和安全性是需要我们遵守的。因此，对人事档案管理而言，加强信息化平台安全系数，确保人事档案信息的安全性、隐私性显得极其重要。

2.信息化时代人事档案管理面临的风险

2.1硬件设备损坏风险

在信息化时代发展下，人事档案管理工作开展会面临硬件设备损坏与故障所导致的风险，硬件设备包括服务器、显示器、硬盘等。例如：当下大部分机关单位和单位单位都采用“双轨制度”管理模式，即人事档案管理同时实施纸质实体档案与电子档案，其中电子档案凭借其传输快和管理便捷等优势受到大众认可，使用率不断地提升，逐渐作为主要档案管理方式。人事档案管理与其他档案业务管理不同，通常都由人力资源部门进行集中整理和管理，在管理过程可能会出现资料文件储存容量大、信息处理集成性高等特点，这一特点在信息化时代中会被不断放大，当硬件设备遭受破坏后，信息泄露概率会十分高，面临后果也会更加严重[1]。除此之外，还存在自然风险与人为风险，例如：地震、强降雪、降雨、洪水等自然灾害；人为风险有档案遗失、操作失误、恶意毁坏等，这些都会导致硬件设备出现损坏现象。

2.2局域网络风险

局域网络风险指内联网风险，在实际人事档案管理工作中，有时会应用局域网络完成相关操作，而此操作过程通常伴随一定风险。因为大部分用人单位人事档案都是记录员工个人简介、身份证号、家庭背景、学历、经历等相关信息，即是员工个人隐私，也是用人单位选拔、提升人才等重要依据，具有重要的使用价值。一般情况下人事档案不允许任何人查看，如果是用人单位内部员工想要查阅，则可以轻松查阅，而在查阅过程中可能会使用到局域网络，从而增加人事档案风险。此外，管理人员在工作中存在操作疏忽和恶意泄露信息现象，一方面，查阅信息时连接局部网络时，受到病毒侵入，造成文件损坏、资料流失；另一方面，管理人员对信息查阅控制不严，在人事档案资源共享时没有加密处理或相关制度执行不严格，使人事档案经历多次流转，也会导致人事档案遭受泄露的风险

2.3网络环境开放风险

在传统人事档案管理中，由于相关信息资料数字化程度低，一般保存在封闭环境中。但随着人事档案数字化程度提高，电子人事档案面临开放的网络环境，一定程度上给人事档案带来互联网风险。虽然当今网络安全技术在不断发展，但仍然不能消除全部安全隐患，一旦受到病毒、黑客等攻击，会直接对人事档案数据造成威胁，造成信息泄露等安全问题，无法保障日常工作效率。此外，用户密码泄露，也会导致用户信息被篡改、修改等，从而影响档案完整性[2]。

3.信息化时代人事档案的安全风险管理建议

3.1做好物理防护

第一，进行风险评估。为满足数据安全性要求，需要结合信息化时代特点，对人事档案面临的风险进行评估，并根据结果建立相应物理防护设施，例如：安装报警器、湿温度测量设备、灭火设施、消毒用具、杀虫剂等，为人事档案创建一个稳定、安全的工作环境。第二，丰富评估主体。建立评估小组，评估主体也不再一味只是一个人进行评价，而是要多个主体共同参与，可以包括计算机软硬件管理员、安全消防员、人事档案管理员等人，进行相关评估工作。此外，也可以聘请国内外专业机构进行评估，评估结果更具权威性，评估过程中借鉴他人长处，弥补自身不足。当获得准确评估结果后，根据人事档案风险管理工作要求，制定有效管理措施，对风险进行妥善处理[3]。

3.2完善风险管理制度

第一，建立健全内部管理机制。首先，成立统一部门管理小组，对日常工作消极、懈怠者进行适当惩罚。其次，对人事档案管理中信息安全事件常发生的环节加强管理，例如：电子档案生成、传输、共享等环节。最后，加强内部控制监督。对人事档案管理存在风险进行防控，及时发现并化解隐患。第二，提高防范意识。树立良好风险防范意识，例如：研讨会、研修班、公开课、讲座、业务培训等方式，提高档案管理人员综合素养。要求管理人员对每个人事档案的查阅进行登记，如果出现问题，能够准确找出问题根源，确保所有人认识档案管理工作的具体价值。第三，加强员工岗位管理。落实内部管理责任制度，明确每个部门和员工岗位职责，树立良好工作态度，增加管理人员责任感，营造积极向上工作氛围。第四，增强风险管理宣传工作。通过文字、条幅、图片、语音、视频等宣传形式，不定期进行风险管理宣传，提高员工安全防范意识，以及对人事档案泄露危害的认知，加强账号系统和密码登陆的管理，有利于保证人事档案信息的安全性。

3.3提高防控外部风险能力

一方面，风险技术及时更新。对于人事档案外部风险防控而言，主要技术包括硬件规格、系统管理等，需要根据这些指标发展人事档案安全防护核心功能，对各方面的风险防控技术进行更新与优化，同时加强物联网技术的应用，以便对网络设备进行有效的监测，例如：增加指纹识别和人脸识别技术，通过对关键人事档案数据进行多重加密，来保证数据安全性[4]。另一方面，做好备份。要定期对人事档案数据做好备份工作，将所有人事档案资源进行数字化处理并进行安全备份，以便在其中的数据出现损坏或丢失后仍然保证数据的完整性。

结束语：

综上所述，信息化时代背景下，用人单位需要不断地提升人事档案管理制度，加强相关硬件设备安装以及物理防护，完善风险管理制度和提高防控外部风险能力，更好地提升档案管理人员综合素质，充分发挥人事档案管理功能。相信随着技术和社会经济进步，人事档案管理措施将不断完善和发展，为为单位的发展提供更多的服务

参考文献：

[1]窦苡.大数据时代人事档案信息化建设风险管理路径研究[J].机电兵船档案， 2023（1）：86-87.

[2]许 俏.信息化背景下高校人事纸质档案数字化管理的创新路径[J].华东纸业， 2024， 54（3）：40.

[3]陈苏.大数据时代高校人事档案管理的信息化建设探究[J].人才资源开发， 2023（2）：28-30.

[4]马晓伟.医院人事档案信息化建设与管理的发展探索[J].中国国境卫生检疫杂志， 2023.