广播电视台文书档案管理问题与改进策略

摘要：在当前信息化迅猛推进的时代背景下，广播电视台作为信息传递的关键平台，文书档案管理的重要性愈发凸显。这些档案不仅是广播电视台日常运作的历史印记，也是其文化传承和业务拓展的珍贵财富。基于此，文章分析广播电视台文书档案管理中存在的问题，论述改进策略。

关键词：广播电视台；文书档案管理；问题；改进策略

广播电视台作为信息传播的核心枢纽，其文书档案管理效能直接关乎信息传播的效率与质量。作为广播电视台活动的真实记载，文书档案构筑了连接历史与未来的桥梁，对于经验总结、实践指导及创新推动具有不可或缺的价值。然而，伴随广播电视台的快速发展，文书档案管理正遭遇前所未有的挑战。因此，针对现存问题，科学合理的改进策略对于提升档案管理水平至关重要，亦是广播电视台在新时代背景下迈向高质量发展的必然路径。

一、广播电视台文书档案管理中存在问题

（一）管理制度有待完善

广播电视台的文书档案管理制度在规范化和体系化上存在不足。部分制度条款过时，未能紧跟现代传媒发展及管理需求的步伐进行适时修订，致使管理流程不够清晰。制度对于档案收集范畴、保存时限等关键要素的规定欠精确，导致工作人员职责界限模糊，工作执行中随意性增大[1]。此外，监督体系不健全，档案管理环节中出现的违规情形难以被及时发现并纠正，进而影响了档案管理的整体质量和效率。

（二）文书档案收集受限

部分机构对文书档案管理重视不够，未能及时将日常重要文件移送至档案部门，导致档案资源流失严重。收集途径不畅，诸如电子政务文档、新媒体交流记录等非传统形式的文书档案收集面临挑战。而且，档案收集工作缺乏主动作为，多依赖于部门提交，对潜在档案资源的发掘不够充分，难以构建起全面且系统的文书档案架构。

（三）数字技术应用较少

广播电视台的文书档案管理在数字技术整合上步伐迟缓。数字化基建薄弱，存储硬件容量受限，难以承载庞大的文书档案数字化存储任务。管理软件功能局限，多止步于基础目录查询，缺失数据分析、智能归类等进阶功能。此外，电子文件归档技术尚不成熟，文件类型转换、元数据抓取等环节面临挑战，易引发信息遗失或文件损坏，制约了文书档案管理向数字化转型的步伐。

二、广播电视台文书档案管理问题改进策略

（一）优化制度框架，强化档案管理规范

在广播电视台的运营与发展历程中，文书档案管理扮演着核心角色。规范化的管理基石在于构建健全且合理的制度体系。首要任务是确立一个全面细致的档案分类架构[2]。鉴于广播电视台业务范畴的多样性，涵盖新闻采编、节目制作、广告经营、行政管理等多个模块，应制定详尽且针对性的档案分类标准，以确保各类文书档案得以准确划分，便于高效检索与利用，如，新闻类档案可细分为时政、民生、专题等子类别，以增强档案管理的专指性。

同时，构建严密的档案保管机制至关重要。该机制需明确档案存储的环境标准，涵盖温湿度调控、防火防潮、防虫害等措施，并运用现代科技手段，如智能环境监控系统、火灾预警系统等，实现档案保存环境的实时监测，确保档案实体的安全无虞与完好无损。此外，还需设定严格的档案借阅程序，清晰界定借阅权限与时限，采用数字化管理系统记录借阅者、借阅及归还时间等详情，有效防范档案丢失或信息泄露风险。

再者，完善档案鉴定与处置制度同样重要。应定期组织专业团队对档案进行价值评估，依据其历史意义、现实应用价值及法律法规要求，合理确定档案保存期限与销毁范围。在实施销毁时，必须严格遵守法定流程，采用安全可靠的销毁手段，诸如专业销毁设备或服务外包给有资质的处理机构，以确保销毁工作的合法性与保密性。通过这一系列制度优化，促使广播电视台的文书档案管理工作在规范化、高效化的轨道上稳健前行。

（二）拓宽收集路径，确保档案全面归档

广播电视台文书档案的完备性与整体性，对于文化传承、业务参照及历史探究等方面，展现着不可估量的重要价值。故而，拓宽档案征集渠道成为提升档案管理效能的关键策略。

一方面，需强化内部机构间的协同与合作体系。广播电视台各职能部门在日常运营中均会生成大量文书档案，然而，因业务重点各异，档案征集的意识与能力不尽相同。为此，应构建由档案管理部门引领，各业务部门协同的档案联合征集小组，定期举办档案征集培训与研讨，增强各部门对文书档案重要性的认识及征集技巧。举例而言，节目制作部门在节目制作完成后，除保存节目素材与制作文档外，还需将节目策划案、选题审批单、嘉宾访谈纪要等相关文书及时整理，并移交至档案管理部门。

另一方面，应拓展外部档案征集途径。随着广播电视台与社会各界的交往日益频繁，外部资源已成为文书档案的重要补充。需与合作机构、行业协会、政府部门等构建常态化的档案共享体系，签订共享协议，明晰共享内容与方式。例如，在广告合作中，应征集广告合约、策划方案、投放效果评估等文书档案；与文化宣传部门合作时，应获取政策文件、活动指导意见等档案资料。同时，利用网络爬虫与社交媒体监测技术，搜集与广播电视台相关的新闻资讯、观众意见、网络舆论等电子文书档案，以丰富档案资源库。通过多元角度拓宽征集途径，实现广播电视台文书档案的全面收录，为广播电视台的持续发展提供坚实的档案基础。

（三）融合数字技术，构建智能档案系统

随着信息技术的迅猛进步，广播电视台文书档案管理正面临数字化转型的宝贵机遇。构建智能化档案系统，成为提升管理效率与服务质量的核心路径。在系统初创阶段，首要任务是对既有档案资源实施全面数字化处理，将纸质档案转化为电子形态，确保信息内容的完整无缺与精确无误。借助光学字符识别（OCR）技术，实现文字信息的高效捕捉与转换，为后续编辑、搜索与分析奠定坚实基础。同时，引入大数据存储与管理方案，构建分布式存储框架，以满足海量文书档案数据的存储需求，并确保数据的安全稳定[3]。

在系统设计层面，需开发智能检索工具，支持模糊搜索、语义查询、多条件组合筛选等功能，用户仅需输入关键词或自然语言描述，即可迅速获取相关档案资源。例如，输入节目名称、主持人或特定主题词，系统即能即刻展示匹配的策划文案、剧本、播出记录等档案材料。此外，运用数据挖掘与分析技术，深入挖掘档案数据中的潜在价值，如探究节目类型与观众反馈的关联性，为节目策划与优化提供数据支撑的决策依据。利用人工智能技术，实现档案的自动归类与标签生成，减轻人工分类负担并提升分类精度。结合区块链技术的不可篡改与可追溯性，确保档案信息的真实可靠与完整无缺，为档案的长期保存与利用提供坚实保障。通过整合数字技术手段，构建智能化档案系统，广播电视台能够推动文书档案管理向智能化、高效化与创新化方向发展，为媒体融合时代的浪潮提供坚实的信息基石与数据支持。

三、结语

在面临多重挑战之际，广播电视台的文书档案管理亦蕴含着改革创新的契机。剖析现存问题不难发现，技术革新、制度优化及人员素质增强，均是提升管理效能的核心要素。据此，广播电视台应顺应时代要求，加速档案信息化进程，采纳先进管理技术与手段，构建完善的档案管理制度框架，并重视档案管理人才的培育与吸纳。唯有如此，方能确保文书档案管理实现规范化、高效化与安全性，为广电事业的持续繁荣奠定坚实基础。

参考文献

[1]王优.广播电视台档案管理信息化水平提升对策[J].办公室业务，2022，（11）：86-88.

[2]李治.广播电视台文书档案管理问题与改进策略[J].黑龙江档案，2021，（05）：200-201.

[3]汤献慧.关于广播电视台档案管理工作的思考[J].科技传播，2019，11（17）：149-150.