高校人事档案管理信息化建设的思考

摘要：随着信息技术的飞速发展，高校人事档案管理信息化建设已成为提升档案管理效率、确保信息安全及推动资源共享的关键途径。本文深入剖析了当前高校人事档案管理的现状，包括传统模式的局限与信息化建设初期的成效与不足，并探讨了信息化建设的必要性，提出了相应的策略与措施。

关键词：高校；人事档案；信息化建设

前言：高校人事档案是教职工个人信息、工作经历及业绩的详细记录，对人力资源管理、人才培养及学术研究具有不可替代的价值。然而，传统的人事档案管理模式因效率低下、信息安全隐患大及资源共享困难等问题，已难以满足现代高校管理的需求。

一、高校人事档案管理现状分析与信息化建设必要性概览

（一）传统档案管理模式面临挑战

高校人事档案管理在传统模式下，主要依赖纸质档案，存在实体化存储、检索繁琐、信息安全隐患大等问题。随着教职工人数与档案数量的激增，管理难度与成本持续上升，传统模式已难以满足现代高校对人事信息的快速查询与高效利用需求。

（二）信息化建设初步尝试与问题并存

为应对传统模式困境，高校开始尝试信息化建设，通过数字化存储、电子化管理等措施提升档案管理效率。然而，信息化建设过程中仍存在诸多问题，如缺乏统一规划与标准、系统兼容性差、数据格式不统一等，这些问题制约了信息化建设的深入推进。

（三）信息化建设的必要性

1.提高档案管理效率：信息化建设通过引入先进的档案管理系统，实现电子化存储与自动化管理，简化管理流程，提高查找与检索速度，为管理决策提供有力支持。

2.保障档案信息安全：采用先进的加密技术、防火墙及访问控制等安全措施，提高信息安全水平，确保数据完整性与可用性，避免泄露与非法访问。

3.促进档案资源共享：构建统一的档案管理平台与数据交换机制，实现跨部门、跨校区甚至跨地区的资源共享，为教职工提供便捷全面的信息服务，促进高校长远发展。

三、高校人事档案管理信息化建设的策略与措施

（一）科学规划，明确信息化建设方向

高校人事档案管理信息化建设的首要任务是制定科学合理的信息化发展规划。这一规划应紧密围绕高校的实际情况与发展需求，明确信息化建设的总体目标、阶段性目标与具体任务，以及实现这些目标所需的资源、技术以及时间安排。在制定规划时，首先要进行深入的调研与分析，全面了解现阶段档案管理的现状、存在的问题与教职工的实际需求，同时紧跟信息化技术的发展趋势与应用前景。通过调研，可以清晰地认识到传统档案管理模式的局限性，如存储分散、检索繁琐、信息安全隐患大等，从而明确信息化建设的紧迫性和必要性。其次，规划应结合高校的办学特色、学科优势与人才资源，确定信息化建设的重点与方向。例如，应优先考虑实现档案的电子化存储、自动化管理与远程访问等功能，以满足教职工对档案信息的便捷查询与高效利用需求。同时，规划还应注重与高校其他信息化系统的协调与融合，避免信息孤岛与重复建设。通过与其他部门或机构的沟通与协作，共同制定数据交换标准与接口规范，实现档案信息的跨部门、跨校区甚至跨地区的共享与利用。此外，规划还应包括信息化建设的风险评估与应对措施。要对可能面临的技术风险、管理风险与安全风险进行全面评估，并制定针对性的应对策略与预案。例如，针对技术风险，可以建立技术更新与升级机制，确保系统始终保持在行业前沿；针对管理风险，可以加强人员培训与管理，提高信息化素养与专业技能；针对安全风险，可以加强物理安全防护、网络安全防护与数据加密备份等措施，确保信息安全与隐私[1]。

（二）完善设施，构建坚实技术支撑

信息化基础设施是高校人事档案管理信息化建设的基础。为了构建坚实的技术支撑，需要完善硬件设施、软件系统、网络设施与数据中心等关键要素。在硬件设施方面，应配备高性能、高可用性与高安全性的服务器、存储设备及网络设备等。这些设施应具备足够的处理能力、存储容量与传输速度，以保障档案信息的存储、处理与传输的安全与稳定。同时，还要根据高校的实际需求与发展规模，合理规划硬件设施的数量与布局，避免资源浪费与重复建设；在软件系统方面，应引入易用性、可扩展性与可维护性强的档案管理系统、数据库系统与安全防护系统等，这些系统应具备便捷的查询功能、高效的管理能力与强大的安全保护机制，以满足高校对档案信息的便捷查询、高效管理与安全保护需求。同时，还要注重系统的兼容性与集成性，确保与其他信息化系统的无缝连接与数据交换；在网络设施方面，应建设高速、稳定、安全的校园网与数据中心网络等。这些设施应具备强大的数据传输能力与安全防护能力，以保障档案信息的远程访问与共享。同时，还要加强网络的安全防护与监控能力，采用防火墙、入侵检测系统、安全审计系统等措施，防止网络攻击与数据泄露等安全事件的发生；在数据中心方面，应采用虚拟化技术、云计算技术等先进技术实现资源优化与灵活扩展。数据中心应具备高可用性与高安全性等特点，确保数据的稳定存储与高效处理[2]。

（三）强化管理，确保信息安全与高效利用

为了确保高校人事档案管理信息化建设的安全与高效利用，需要采取一系列管理措施与技术手段。首先，应加强档案数据标准化建设，制定统一的档案数据标准与规范，包括数据的格式、命名规则、编码方式以及元数据要求等方面，通过数据标准化建设，可以确保不同部门或机构之间的数据能够相互识别与共享，提高信息的利用率与共享程度。同时，还要建立数据交换机制，与其他部门或机构实现数据互通与共享，方便获取与利用其他部门或机构的档案信息。其次，应推广信息化管理系统，引入先进的档案管理系统，实现档案的电子化存储、自动化管理与远程访问等功能，在推广过程中，要注重系统的选型与定制，根据高校的实际情况与需求选择适合的管理系统，并进行必要的定制与二次开发，还要加强系统的培训与应用，提高档案管理人员的信息化素养与专业技能，鼓励教职工积极使用系统进行档案信息的查询与利用。此外，还要注重系统的维护与升级，定期对系统进行维护与升级操作，确保其稳定运行与持续更新。最后，应建立档案信息安全体系，加强物理安全防护、网络安全防护、数据加密与备份等措施，确保档案信息的安全与隐私，对档案管理系统所在的服务器、存储设备等进行物理安全防护，采用门禁系统、监控系统等措施防止未经授权的访问与操作；对档案管理系统所在的网络进行安全防护，采用防火墙、入侵检测系统、安全审计系统等措施防止网络攻击与数据泄露等安全事件的发生[3]。

结束语：

随着我国高等教育的快速发展，教师团队建设取得显著成效，对高校人事管理提出更高要求。加强人力资源管理，运用信息化技术优化高校人事档案管理，对于优化管理模式、分配人力资源及提升教学质量具有积极作用。高校人事档案管理信息化建设不仅是提升管理效率与服务水平的必然选择，也是保障信息安全、促进资源共享的主要途径。面对信息化时代的挑战与机遇，高校应积极响应，不断探索与实践，逐步完善信息化建设的各个环节，为高校的长远发展奠定坚实基础。

参考文献：

[1]储华.大数据视域下高校人事档案管理信息化建设研究[J].信息系统工程，2024，（10）：111-114.

[2]马菲菲.高校人事档案管理信息化的发展研究[J].办公自动化，2023，28（20）：49-51.

[3]郑璐纯.高校人事档案管理信息化建设[J].文化产业，2023，（12）：19-21.

陈伟，男，1982年1月出生，汉族，重庆大足人，档案，本科，讲师