互联网时代企业档案工作信息化转型路径

摘要：在互联网技术飞速发展的背景下，企业档案工作的开展正面临着前所未有的变革机遇与挑战。对此，本篇文章旨在探讨互联网时代企业档案工作信息化转型的重要意义，并提出一系列助力实现企业档案工作信息化转型的有效路径，以期为企业档案管理的现代化进程提供参考。

关键词：企业；信息化转型；互联网时代；档案工作

前言：在互联网时代下，信息已成为企业中最为宝贵的资源之一。企业档案作为记录企业历史，传承企业文化，以及支持企业各项决策的重要载体，其管理方式与利用效率的提升对于企业持续发展而言具有十分重要的意义。因此，进一步加快企业档案工作的信息化转型，不仅是顺应时代发展的必然选择，同时也是提升企业管理水平，并有效增强其核心竞争力的关键举措。

一、互联网时代企业档案工作信息化转型的重要意义

（一）提升档案管理效率

以往较为传统的档案管理模式通常更加依赖于纸质档案的存储与手工检索，不仅效率低下，且易受时间、空间限制。在实现信息化转型后，企业档案管理工作中即可通过电子化、数字化手段完成管理，真正实现对档案信息的快速检索、远程访问以及实时更新，极大提高了档案管理的效率与便捷性。

（二）优化资源配置

互联网技术的引入，使得企业档案资源得以跨地域、跨部门共享。通过构建统一的档案管理平台，企业便能够实现对档案资源的优化配置与高效利用，进一步减少资源浪费，并有效提升企业的整体运营效率。

（三）强化数据安全与保密

在档案管理信息化转型过程中，企业可以借助一系列先进的加密技术以及防火墙等安全措施，保障档案数据在传输、存储过程中的安全性与保密性，有效防止数据泄露与非法访问，进而确保企业信息安全。

二、互联网时代企业档案工作实现信息化转型的有效路径

（一）加强人才培养与引进

人才是企业发展的核心驱动力，对于档案工作信息化转型而言，拥有专业化的档案管理团队至关重要。首先，企业应加大对现有档案管理人员的培训力度，通过定期举办培训班、研讨会等形式，提升他们的信息技术应用能力、档案管理理论水平以及数据分析能力。培训内容可以涵盖档案管理软件操作、数据库管理、信息安全知识、大数据与云计算技术基础等，确保档案管理人员能够紧跟技术发展的步伐[1]。

这其中，企业也应当积极引进更多兼具互联网、大数据、云计算等信息技术应用能力的复合型人才，以为档案工作的开展注入新鲜血液。这些人才需要具备先进的技术视野与创新能力，并且也要在档案数字化、智能化管理等方面发挥自身的重要作用。通过优化人才结构，企业即可构建出既懂档案管理又精通信息技术的专业化团队，为档案工作信息化转型提供坚实人才保障。

（二）推进档案数字化与电子化

档案数字化及电子化发展，是企业档案工作实现信息化转型的基础，在档案数字化进程中，企业应制定档案数字化及电子化计划，在计划中明确档案工作的目标、任务以及时间表，并在其中投入必要的资金与技术支持。档案数字化与电子化发展是有效提高企业运营效率，以及促进企业知识管理以及支持企业决策的重要手段。

在档案工作中，企业需要对所有现有的纸质档案、音视频档案，以及实物档案等档案资源展开全面的梳理与清查工作。这一过程需要相关工作人员对档案内容进行全方位的核查，以确保每一份档案的完整性与准确性，同时也要对档案分类、归档，以及存储方式等展开相应的审视与优化。

在收集档案资源的过程中，企业可充分利用起现代化技术手段，如高分辨率扫描仪以及专业相机等设备，以此将纸质档案转换为电子文档，并对音视频档案展开数字化处理。在转换过程中，企业需要建立起统一的数字档案格式与档案标准，以确保数字档案的兼容性与可访问性。这其中，企业也需要建立相应的档案管理系统，以此对数字档案进行集中存储和统一管理[2]。

同时，企业也应当建立集中存储且统一管理的数字档案库。通过落实一系列先进的数字存储技术以及档案管理系统，以实现对企业档案数据的快速检索、远程访问以及实时更新。企业锁创设的数字档案库应当具备十分强大的检索功能以及数据分析能力，以此支持企业的各项决策与企业管理需求。企业也可以借助数字档案库来实现对档案资源的自动化管理与远程协作，进一步提高工作效率，减少人为错误。

除此之外，企业也要将以往较为传统的档案管理工作流程电子化，具体包括档案收集、整理、鉴定、保管以及档案资源利用等环节。通过档案工作流程的电子化，企业便能有效简化档案管理流程，进一步提高档案工作效率，并显著减少职工在工作中可能导致的错误与遗漏[3]。

（三）完善档案管理制度与规范体系

在当今的数字化时代，企业档案不仅承载着宝贵的智慧财产与战略信息，还深刻影响着企业的决策敏捷度、业务增长潜力及市场竞争力。因此，建立健全并不断优化档案管理体系，成为推动企业档案管理走向正规化、标准化的核心任务。企业需要细致规划档案管理的每一步流程，制定明确、实用的规章制度，清晰界定各部门及岗位的角色与责任界限。通过建立起合理的档案分类架构与编码系统，真正促进对企业档案信息的快速定位与有效利用。同时，强化档案管理制度的严谨性与流程化操作，并辅以有效的执行与监督机制，旨在确保档案管理活动既规范又高效，最终提升档案管理的整体效能与质量。

构建一个健全的档案管理制度与规范体系，是企业迈向档案信息化管理的基础。企业需针对性打造符合其独特性与业务需求的档案管理体系，并确保其得到有效执行与持续优化。在此框架下，清晰界定档案管理相关的职责与权限尤为关键，通过细化职责列表，精确划分各部门及个人角色在档案管理流程中的具体职责边界与权限范围。此举旨在保障档案管理工作的顺畅运作，同时强化责任落实机制，如确立档案管理的总责归属、明确主管部门的职责权限以及保管人员的具体工作任务等，以此促进档案管理的规范化与高效化。

企业为提升档案管理效率与检索速度，可依据档案的不同类别、具体内容及实际应用需求，精心设计并实施一套分类与编码系统。这一策略旨在实现档案的条理化存储与编码管理，促进资源的便捷获取与高效利用。具体而言，企业可以根据档案的本质属性和业务关联度，如人事、财务或项目等维度进行细致分类。在此基础上，为每一类档案定制统一的编码标准，确保每份档案都拥有独一无二的身份标识，从而简化了查找流程，加速了信息流通。

在企业档案管理中，构建一套详尽且系统化的管理框架与操作流程也十分重要。这一做法不仅仅是为了确保档案资料的妥善保存，更是为了实现对企业档案资源的高效利用与价值最大化发挥。具体而言，企业需要从档案收集源头抓起，明确界定收集的范围与方式，确保信息的全面性和时效性。随后通过科学的整理方法，将档案分门别类，使其井然有序，便于后续的管理与检索。在档案鉴定环节，企业应确立清晰标准，以评估档案价值，为后续保管策略提供依据。对于档案保管工作，企业需采取严密的安全措施，具体包括对物理环境的控制，数字化备份等措施，以保障档案的安全完整。

企业档案的价值更在于其利用，因此，企业应扩展档案利用渠道，明确档案资料的借阅以及复制等操作的流程与规范，以确保档案得以在合法合规的前提下得到充分利用。为确保这一系列管理制度与流程的有效实施，企业还需建立相应的执行与监督机制。如设立专门的档案管理团队或岗位，负责监督制度的日常执行，并定期进行全面的审计与评估。

（四）强化信息安全保障措施

在实际展开的档案工作中，企业需要针对性制定一系列详细的信息安全管理制度以及应急预案文件，并且也要在文件中明确信息安全管理的目标和要求，明确应急处理的流程与措施。通过健全信息安全管理制度及应急预案文件，企业即可在第一时间发现并应对信息安全风险及信息安全问题。文件中需要有详细的应急响应计划，具体包括数据恢复以及业务连续性计划等，以应对各种可能的信息安全事件。通过模拟演练以及定期更新应急响应计划的手段，企业即可确保在现实事件发生时能够迅速且有效地应对，真正减少损失。

同时，通过定期对档案管理系统进行信息安全风险评估和审计工作，企业便能够顺利发现潜在的安全隐患，并及时对其进行修复与改进。档案工作风险评估需要涵盖系统的所有关键组件，确保能够无遗漏地评估潜在安全威胁。审计过程则是对安全措施的执行情况进行检查，以确保所有规定的控制措施都得到有效实施。这其中，企业也需要建立完善的访问控制与权限管理机制，确保只有经过授权的人员才能访问敏感档案数据。通过角色基访问控制（RBAC）以及属性基访问控制（ABAC）等策略，对访问权限进行精细化管理，防止数据泄露和非法访问。

在信息化转型过程中，企业还需关注相关法律法规的遵守情况，如《中华人民共和国档案法》、《信息安全技术个人信息安全规范》等。确保档案数据的收集、存储、处理及传输等环节均能符合法律法规要求，避免因违规操作而面临的法律风险和处罚。

结束语：综上所述，互联网时代为企业档案工作信息化转型提供了十分广阔的发展空间与机遇。面对挑战与机遇并存的局面，企业应当积极采取措施推动档案工作信息化转型进程。通过加强人才培养与引进，推进档案数字化与电子化，完善档案管理制度与规范体系，以及强化信息安全保障措施这一系列路径的实施，不断提升企业档案管理水平和服务能力，为企业持续发展提供有力保障。

参考文献：

[1]伍江红.互联网时代企业档案综合信息化管理探索[J].中文科技期刊数据库（文摘版）社会科学，2024（4）：0063-0066.

[2]杨虹.“互联网+”背景下名师工作室的新样态：信息化教师专业学习共同体[J].海南师范大学学报（社会科学版），2023，36（1）：87-93.

[3]杨林.“互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设路径探析[J].兰台内外，2024（8）：28-30.