关于新时期事业单位档案数字化管理的探讨

摘要：作为现代发展重要的战略资源支撑，档案工作也应结合数字化的发展趋势实现创新升级。现阶段我国多数的事业单位都形成了数字化的档案库进行资料信息的存储保管。但是由于管理方式和数字化管理能力的限制，导致管理作用未能充分的发挥出来。为此增进事业单位档案数字化管理优势，推动档案数字化管理体系构建，就成为当前事业单位档案管理的主要任务。

关键词：事业单位；数字化；档案管理

引言：

随着时代的发展，人们对于档案的价值认识不断提升，国家制度政策的完善，电子文档管理模式逐渐普及。作为记录和存储资料的场所，档案室本身也面临着直观的影响。档案管理数字化安全性较高、检索便捷、存储以及传输方式更加高效，也只有这种方式才能更好地满足档案管理的要求。

一、新时期事业单位档案数字化管理的基本原则

1、标准化原则

标准化主要是指数字化档案中的数据与信息源代码格式之间需要始终保持标准化和一致化，以此更好地促进数据整合分析、检索判断、数据交互和数据共享。统一标准主要涵盖三个方面。一是实现数据格式、编码、元数据之间的统一。二是实现数字化国家标准格式，保证各项数据信息、代码条件都以国家标准为主。三是数字化过程的规范化，确保各环节都要遵循相应的规范条件。

2、实现“四个优先”原则

一是要实现目录优先，满足检索需求。目录优先次序本身也充分彰显在成本效益的基础上，因全文数字化建设本身需要大量的人力支撑，效果反馈质量较慢，因此就应当促进邮箱文件目录的数字化转型，实现文件检索。二是紧急优先级，事业单位因为特殊事务的需求，在某一方面往往会需要紧急获取档案资料。因此对于这类文件，就需要以数字优先级的方式进行操作，以满足经济需求。三是独立优先级，优先考虑将有价值的档案数字化呈现，以此适应收藏需求。四是功能优先级，很多事业单位档案馆都有着很多常见的档案信息，这部分的档案可以实现有限数字化，以此增强档案部门影响力。

3、安全以及保密的基础原则

在传统档案数字化转变之前，就应当建立起安全以及保密的工作措施，以此更好地保证数字化档案信息的保密效果。一是要在档案数字化的过程中形成档案信息安全保密制度，构建专项的管理模式，从人员、技术以及管理，减少信息泄露问题。二是在实现档案数字化的过程中，也要关注档案信息的安全，以此减少不同载体环境下的档案缺失。

二、优化新时期事业单位档案数字化管理的路径

1、加强收集非结构化数据

非结构化数据主要是图像文件资料，要以一种现行的方式完成数据的转化和存储。基于知识图结构的分析，以不同的项目维度为基础进行查询分析和档案材料的管理。基于纸质档案数字化和郑莉莉安资源的分析，实现集约化的管理统筹，实现规范化的审核和调取。同时在现有的工作机制下，提供固化的业务模式以及审批权限，以保证资料追溯效果。其优势在于可以实现档案的全生命周期化管理，也能实现创新型的管理平台分析研究，满足电子文件向前端业务的转型升级。同时也能实现档案自动化分拣，提供上下游端的档案连接处理。

2、构建出文件智能化检索模式

事业单位的业务内容较多，人事管理、财务决算、科技分析、市场活动、资金分析都会产生大量的文件资料。而文件智能化检索模式可以实现高效的档案数字化管理分析。在实践操作中，数字档案管理多数划分为两种，一种是档案收集初期的数字信息档案内容。第二种是原始纸质档案资料信息，需要转换成为数字文件进行存储。在手动输入转换成为数字文件之前，减少手动操作，确保信息安全是最为直观的方式。档案管理系统涵盖了存储审批、检索审批等过程。该系统基于事件核心条件，从发布端进行程序操作，基于程序反馈，启动档案管理，实现高效检索分析。

3、完善档案信息的安全管理

档案信息管理机制主要是以系统与技术相综合的方式进行落实的。一是数字过程和结果的安全性管理，应当明确档案数字化的设备规范，所有的档案人员要严格学习相关的保密文件资料和档案法规要求。每天下班前后，要对档案工作的日常开展情况实施自查分析，对于业务操作中的问题及时下发和构建台账信息。事业单位应当配置流动档案员进行档案的日常监管分析、远程观察和数字化动态扫描，以此保证电子档案地规范化管理。

总结：随着现代社会的高速发展，事业单位对于档案存储需求量逐渐攀升，传统档案管理手段已经难以适应现代档案管理的实际条件。为规范化落实档案管理工作，加强档案资源优化利用，实现数字化档案管理模式建设，各级事业单位应当全面推进档案管理模式构建优化。以合理的数字化建设机制，以追加投资、强化培训、提升设备、增进软件开发的方式，实现电子文档系统的构建，在资源整合的基础上，达到高效档案管理的目的。

参考文献：

[1]齐 宏.新时期机关事业单位档案管理数字化的探索与践[J].办公自动化，2022，27（23）：55-57.

[2]隋凌云.事业单位实现档案数字化管理的要点分析[J].城建档案，2021（11）：50-51.

[3]童晓娜.新时期机关单位档案数字化管理现状与对策[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2021（00）：348-350.