关于事业单位档案信息化管理体系构建的策略分析

摘要：档案管理工作作为事业单位管理体系的重要组成部分，其主要特征在于规范性、复杂性、动态性、公益性等。随着信息技术的发展，档案管理体系信息化建设已经成为事业单位完善管理体系的重要举措，可以提升档案管理信息的高效性、安全性，减轻工作人员的压力和负担，充分发挥事业单位档案的服务性职能。下文就事业单位档案信息化管理体系构建的优势及实施策略进行分析与研究。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

前言：对于事业单位而言，开展档案管理工作借助信息技术已经成为时代发展的必然选择。对于提高档案管理效率与质量、方便档案信息查阅与共享、促进单位内部各部门协调合作等方面有着重要的意义。随着信息技术的普及，档案信息数量呈爆炸式增长，传统的档案管理方式已经无法满足需求。所以，事业单位必须顺应时代潮流，建立信息化档案管理体系，以便更好地应对信息化时代的挑战。

一、事业单位档案信息化管理体系的优势

近年来，信息技术在各行各业中的应用越来越广泛，将其体现在事业单位档案管理过程中已经成为一种发展趋势。信息化管理体系可以进一步提高档案管理工作的效率与质量，为事业单位的发展提供有力的支持。就事业单位内部来说，实现档案的信息化管理可以改变传统纸质档案管理的弊端，避免因档案信息受环境影响，造成重要信息丢失且信息不易查询的情况。档案信息化管理，通过备份档案，将其存储于电子磁盘中，不仅极大程度地节约了档案存储空间，也不会由于天气或季节问题导致档案信息丢失，可以最大程度保证档案资料的完整性，并实现永久保存[1]。

构建信息化的档案管理体系可以实现信息共享，避免出现信息孤岛问题。也可以节约资源和劳动力，提高部门之间的协作效率。事业单位内部的档案信息有着极大的服务性职能，而信息化管理体系可以提高档案的使用效率，便于检索，易于管理。相关人员可以在数据库内输入关键词，快速找到自己所需的档案信息，省去了传统纸质档案查找时时间的消耗，不仅提高了工作效率，还使得档案的利用率大大增加。此外，还可以发挥信息化管理体系自动备份的功能，将档案信息备份到云端或远程服务器上，保证数据的安全性和可靠性。备份数据可以定期进行校验和恢复测试，以保证备份数据的可用性。

二、事业单位档案信息化管理体系的实施策略

（一）树立信息化管理理念

长时间以来，事业单位虽然关注档案管理工作，但是不重视对管理方法的改革与创新，造成最直接的结果就是档案管理落后，无法适应事业单位改革建设的要求。在信息化时代背景下，事业单位要充分认识到构建信息化档案管理体系的重要性。管理人员要树立信息化的管理理念，注重传统档案管理方式的创新与优化，加强其与信息化手段的融合，打造智能化的档案管理体系[2]。同时，事业单位内部的领导也要更新自身的管理理念，明确档案资料的重要价值，并将其纳入单位核心管理体系中。还要号召广大员工投入到档案信息化建设工作中，提出具体的管理，要求上下一致，通力合作，提升单位档案管理信息化建设的效率与质量。

（二）做好档案管理人员培训

事业单位档案管理工作而言，影响管理水平与工作质量的核心就是管理人员。若想发挥信息化档案管理体系的优势和价值，做好档案管理人员的教育培训是十分必要的。要改变他们传统的管理理念，加强新颖的管理方法的渗透，使管理人员能够以端正且积极的态度开展档案管理工作。事业单位档案管理信息化建设是一项系统性且综合性的工程，涵盖范围较广，所涉及的内容丰富且复杂。若无法实现妥善地处理，会影响档案信息的使用情况。为此，单位内部要建立专门的档案管理人员队伍，并适当增加信息化教育培训使管理人员可以掌握档案管理的新知识和新技术。并采用综合信息化管理的办法，满足单位内部对档案信息的需求。同时，可在人员队伍内部建立考核机制，检验人员的学习成果，确保其能够满足信息化档案管理体系的要求，提升工作的积极性和管理水平。

（三）加强档案管理软硬件建设

构建信息化档案管理体系并不是“喊口号”，而要落到实处。事业单位的领导人员要加大对档案管理软硬件的投入力度，满足信息化档案管理工作的硬件需求。这样可以从整体上提高管理的稳定性，保证档案管理安全。单位内部要增加资金投入，采购设备或软件，还要对专门的人员进行设备使用培训，提高档案管理人员的专业化水准。使其在工作中可以规范操作，延长设备的使用寿命，提高档案管理质量[3]。此外，要结合单位的实际情况，自主开发与单位管理需求相符合的软件，或是在市场上购买水平较高的软件，确保管理工作的高效展开。在这里需要特别注意，要保证档案信息化管理的安全性，做好信息加密，避免档案信息泄露。

（四）建立完善的档案管理标准制度

事业单位实现档案信息化管理已经成为自身满足社会发展速度的重要举措。若想保证该项工作的深入推进，除了要有人员和软硬件、设备等条件的支持外，还要有完善的制度体系。事业单位要从实际情况出发，侧重维护档案管理的规范化和科学化发展。要认真分析本单位档案管理工作的特征，结合实际情况制定完善的规章制度，保证信息化管理体系的建设符合时代发展要求，满足单位内部的需求。除了要对管理人员进行定期考核外，还要设立奖惩制度、选拔制度、责任制度等，让每一名管理人员都能全方位贯彻落实各项标准制度。还要充分调动人员工作的积极性，使其在档案管理信息化建设上投入更大的热情，保证档案管理的质量与效率

结论：综上所述，事业单位内部开展信息化档案管理工作已经成为当今社会的大趋势。事业单位要明确档案管理的重要性，提高档案信息的安全性和使用效率。要发挥信息化管理体系的优势，提升整体管理水平。单位内部的领导和基层人员都要树立信息化管理的理念，还要在单位内部建立档案管理人员培训制度，提高人员的专业化水准。同时，要加强档案管理的软硬件建设，增加资金投入，为高校信息化管理工作打好基础。也要建立完善的档案管理标准制度，保证档案管理工作规范性、高效性地进行。

参考文献：

[1]王爱珍.论事业单位档案信息化建设的问题与对策[J].档案天地，2022，（12）：52-53.

[2]刘佳.大数据时代，事业单位人事档案管理创新路径分析[J].兰台内外，2022，（28）：16-18.

[3]徐华妹.数字时代事业单位电子档案制度化管理研究[J].黑龙江档案，2022，（02）：192-194.