院（系）行政秘书会议协调效能提升的三维路径

当前，高校院（系）作为办学实体的职能不断强化，对会议效率与质量提出更高要求。行政秘书作为会议组织协调的关键人员，其工作效能直接影响院（系）治理水平。本文以 A 大学 J 学院为例，聚焦行政秘书在会议协调中存在的突出问题，从价值、技能与制度三个维度出发，提出系统性提升路径，旨在激活行政秘书的协调枢纽功能，夯实院（系）治理现代化的基础。

一、A 大学J 学院改革实践概况

A 大学 J 学院成立于 1994 年，设有 7 个二级学科硕士点、3 个本科专业、3 个教学系和 1 个实验教学中心，专任教师 66 人。学院行政人员共 19 人，涵盖党委、教学、科研及学生工作等岗位。自 2020年 1 月起，人事代理岗行政秘书 负责组织党政联席会、教授委员会等各类会议。

改革前，M 在会议协调中面临诸多挑战：议题重复、议而不决、主要领导意见分歧等现象频发，严重影响会议效率。经学院调研与约谈，M 反馈了职责不清、培训缺失、制度不健全等问题。学院随后推行双轨制改革：一方面加强教职工政治理论学习，开展个别谈话，增强 M 的大局意识，并修订《J 学院重要事项会前协商会议制度》《“三重一大”决策制度实施办法》等文件；另一方面向学校建议完善行政秘书培训体系与人事制度，拓宽职业发展通道。改革后，学院会议频次下降 25% ，平均会议时长缩短 31% ，M 的协调能力与工作满意度显著提升。（数据截至2024 年12 月31 日）

二、院（系）行政秘书会议协调存在的问题及成因

（一）职责模糊与职业认同低，导致协调主动性不足

1. 岗位职责界定不清。行政秘书虽承担会议组织职责，但相关制度中常未明确其协调职能。例如，《A 大学 J 学院行政秘书岗位职责》中详细列明办公采购、财务报销、设备管理等事务性工作，却未突出会议协调的重要性，导致秘书在协调过程中缺乏主动意识。此外，行政秘书日常事务繁杂，易陷入程序化操作，缺乏精力投入会议协调。

2. 用工形式差异引发职业落差。高校行政秘书岗位存在事业编、人事代理、劳务派遣等多种用工形式，其在薪酬、晋升、稳定性方面差异显著。根据亚当斯公平理论，员工会通过横向比较评估自身收益，进而影响工作积极性。行政秘书收入渠道单一，与专任教师、辅导员相比缺乏额外津贴，职业获得感较低。弗鲁姆的期望理论进一步指出，若员工认为努力难以换来预期回报（如转编、晋升），其工作动力将减弱。加之部分师生对行政工作重视不足，易使岗位产生“职业污名”倾向，进一步削弱秘书的工作热情。

以M 为例，其人事代理身份虽宣称“同工同酬”，但在社保基数、年金缴纳、晋升空间等方面与事业编人员存在实际差距，导致心理落差较大，影响会议协调的主动性。

（二）培训体系不完善，制约协调技能提升

行政秘书作为院系沟通的枢纽，需具备较强的组织与协调能力。然而，高校普遍缺乏针对行政秘书的系统培训，特别是会议协调方面的专项训练。2018—2023 年间，A 大学仅组织过一次线上行政培训，J 学院内部也未开展相关学习活动。M 主要依靠自学和经验积累适应工作，缺乏专业指导，协调技能提升缓慢。

（三）制度机制不健全，削弱协调支撑力度

会议协调的有效性依赖于清晰的议事规则与规范的流程设计。若院系缺乏完善的会议制度，如议题征集机制、会前沟通程序等，行政秘书在协调中将缺乏依据，尤其在领导班子意见分歧时难以有效缓冲。J 学院初期部分会议制度设计不合理，M 在组织会议时常因议题未充分酝酿、领导未提前沟通而陷入被动，影响会议效果与自身工作

积极性。

三、院（系）行政秘书会议协调效能提升的三维路径

（一）价值赋能：以“心”促“行”，增强内生动力

1. 强化价值引领与职业认同。通过入职宣誓、校本培训、政治理论学习、党支部活动等形式，增强行政秘书的教育使命感和职业荣誉感，引导其认识到会议协调工作在高校治理中的重要意义。

2. 完善职业发展体系。推动“以岗定酬、以绩晋职”，打破身份限制，实现同工同酬同晋升。高校可设立转编机制，如工作满三年且考核优秀者有机会转为事业编，提升职业预期。A 大学可通过补缴企业年金、调整社保基数、畅通处级晋升通道等方式，切实提升 的待遇与发展空间，缓解“职业污名”认知，激发其协调主动性。

（二）技能重塑：“内外”兼修，提升专业素养

1. 加强自我学习与经验总结。鼓励行政秘书学习管理学、心理学等基础知识，掌握目标明确、倾听沟通、冲突处理等协调技巧。

2. 建立系统化培训机制。高校应组织开展会议议题征集、记录撰写、设备调试等专题培训，采用“理论 + 实操”模式，提升秘书应对突发情况的能力。A 大学可设立行政秘书培训课程，聘请资深专家授课，助力M 实现从“事务型”向“专家型”转变。

3. 优化纵向与横向协调路径。纵向协调可采用“一对多”（秘书先与班子成员沟通，再报院长）或“一对一”（院长先沟通，秘书后续对接）模式，根据事项紧急程度灵活选择；横向协调则需强化与党委、教学、科研秘书及辅导员之间的协作，形成良性沟通网络。

（三）制度完善：规范引领，夯实协调保障

1. 健全会议本体性制度。明确议事范围、决策权限与会议流程， 制定《会前协商制度》《议事规则》等，为秘书协调提供制度依据。

2. 完善保障性制度体系。细化行政秘书岗位职责，建立胜任力标准；优化用工管理、薪酬晋升与培训机制，提供稳定的制度环境。J学院通过修订《行政秘书职责制度》《劳动用工管理办法》等文件，明确M 的协调职责，保障其权益，为其有效履职保驾护航。

四、结语

院（系）行政秘书会议协调效能的提升，是一项涉及价值引导、能力建设与制度支撑的系统工程。通过“价值—技能—机制”三维路径的协同推进，不仅能够激活行政秘书的工作潜能，提升会议组织质量，也将为高校院系治理现代化提供坚实 支撑。A 大学 J 学院的实践表明，只有从人本出发、以制度为基、靠技能赋能，才能实现会议协调工作的持续优化与创新。

参考文献

[1] 张军凤 . 高校二级学院行政秘书工作能力提升浅析 [J]. 科教文汇 （ 下旬刊 ），2021，（21）：19-21.

[2] 赵建梅 . 试论亚当斯的公平理论在高校教师激励中的应用 [J].教育与职业 ， 2011， （14）： 50-51.

[3] 夏璐 . 新媒体时代提高高校行政秘书工作效率的方法探究 [J].大学 ， 2021， （14）： 140-142.

[4] 孙利虎 . 弗鲁姆期望理论视域下的教师激励现状分析 [J]. 教学与管理 ，2011，（09）：9-11.

本文系 2023 年度校级科研项目（教育事业发展类）一般项目“高校院（系）行政秘书会议沟通协调技能提升策略研究—以 A 大学 J 学院为例”（ACJFC23021） 的研究成果。

作者简介：蒋世民（1989—），男，汉族，人，硕士研究生，经济学院行政秘书，研究方向：行政管理。