档案管理中的信息安全保障体系建设路径研究

信息安全保障是档案管理的核心工作，大数据、人工智能等新兴技术的发展，在为档案管理的技术支持提供赋能的同时，也在源头上深刻影响着档案信息的生成、记录、传送、存储等各个环节，黑客攻击、隐蔽性病毒、数据污染等各类安全风险形势更加严峻，防范档案信息泄密、失真、失控的管理需要持续要求档案信息安全价值的释放。构建人防、物防、技防于一体的档案信息安全保障体系，有效应对档案管理与业务运转过程中的信息安全风险，成为档案管理部门的重要任务。

1 完善档案信息物理安全保障机制

物理安全是国有企业档案信息安全的基础，需构建针对性保障体系，防范信息泄露与损毁风险[1]：

第一，严控档案基础存储环境。国有企业档案存储多依托光磁载体，需将温度控制在 14～24% 、相对湿度 45%～60%^[2] ；避免强光源与阳光直射，防止紫外线损伤档案；提前制定防火防潮预案，配备专用灭火器与火灾报警器，定期开展防火安全检查，确保档案与火源、电子设备保持安全距离，同时借助防潮剂或除湿设备维持存储环境干燥，适配国企重要经营档案的长期保存需求。

第二，强化物理安全日常维护。安排专职人员定期检查档案库房，除防火防潮外，核查档案分类合理性，防范纸质文件堆叠过高、电子媒介（如硬盘、光盘）放置不当导致的倾斜或损坏；可结合国企档案存储规模，适当拉大档案媒介分布空间，用防护膜、无酸性纸张隔离涉密档案；按档案分类与密级（如商业秘密、核心经营数据）明确借阅权限，执行“访问必登记、审批必留痕”制度，规范内部审批与借阅流程，避免国企敏感信息外泄。

第三，建立存储备份机制。针对单点故障、突发灾害风险，国有企业档案主管部门需设置多地 / 异地存储空间：实体档案分存不同厂区或办公建筑物，电子档案采用“本地服务器 + 云端备份”双重模式；制定“入库即备份、定期更新备份”制度，按档案重要程度（如重大项目档案、财务档案）确定备份频次，每次备份后校验信息完整性；定期测试还原功能，检查传输安全性与可恢复性，为备份信息设置强密码并由专人保管，严控物理安全风险，保障国企经营数据连续性。

2 搭建档案信息安全专业人才的智力支撑体系

专业人才是国有企业档案信息安全全流程（使用、维护、监管、应急处置）的协调者与中坚力量，需搭建智力支撑体系作为安全保障的决策层：

第一，强化安全意识培养，筑牢意识红线。可借鉴行业先进经验，通过上级国资监管部门统筹、企业自主组织等方式，召开档案安全专项会议、开展风险防控培训（如商业秘密保护、数据泄露应急演练）；结合线上内部平台日常宣传、线下厂区宣教长廊、部门专题会议等多元形式，持续灌输安全理念，培养责任强、保密意识足的国企档案专业管理人才。

第二，聚焦专业技能提升，适配数字化需求。由企业宣传教育部门、档案管理部门、人力资源部门协同，构建常态化培训机制；围绕大数据背景下的安全技术（如经营数据挖掘、身份认证、风险监测）、全流程安全响应模式转变、人工智能赋能监管（如国企供应链档案智能风控）等专题，提升管理人员应对新型安全风险的处置能力，适配国企数字化转型中的档案安全需求。

3 持续更新档案信息安全的技术支持体系

信息化、数字化等新技术的应用为国有企业档案管理与档案信息安全保障提供了更多技术选择，但档案信息安全（如核心技术档案、财务档案）同样面临严峻外在风险，国企档案管理部门需强化现代技术应用能力，打造档案信息安全技术高地。

一方面，严格把握网络认证体系的技术质量。依据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》及国资监管部门要求，国有企业需落实网络安全领导责任（如明确分管领导职责），梳理档案管理各环节流程风险（如经营数据传输风险），制定严格内部安全管理机制。相应地，国企档案管理部门需制定严格网络访问与控制机制，运用基础验证、双因素验证（如 Ukey+ 密码）、生物识别（如指纹、人脸）及网络权限管理等要素，对访问档案信息的用户（含内部员工、合作单位人员）提前进行身份验证，并依照档案敏感程度（如商业秘密、普通经营档案）设置访问范围与操作权限。同时，在网络认证端口设置访问日志同步化操作，及时导出留档，重点记录用户身份、访问时间、操作流程、访问类型等信息，定期形成用户行为画像，判断是否存在异常访问（如非工作时段调取核心档案），作为后续审计依据；定期更新防火墙、安全补丁软件、入侵监测系统版本，确保验证端得到有效软件支持[3]。

另一方面，持续提升现代信息技术赋能能力。积极利用大数据技术整合国企海量档案信息（如生产档案、客户档案），将信息描述功能转化为动态风险评估（如市场波动关联档案风险预警）、及时响应安全管理要求的成果；有序推进区块链技术应用，利用其去中心化、分布式存储、时间戳优势，防范国企核心技术档案、合同档案被篡改与伪造的风险；探索人工智能技术赋能，推动数据管控流程可视化（如供应链档案流向实时监控），实现档案信息安全与国企 ERP 系统、智慧办公平台的互联互通。

4 推进档案信息安全协同共治体系发展

档案是国有企业的重要经营资源，牵涉企业核心利益与国有资产安全，需应用多元主体协同共治模式，畅通档案安全协同行动与利益联结机制，营造群防群治、群策群力的良好生态。

首先，档案信息生成部门（如生产部、财务部、研发部）是协同共治核心，也是安全风险源头。部门业务环节（如研发数据归档、财务凭证生成）均可能影响档案安全，即便是档案管理部门也无法越俎代庖。因此，生成部门需制定自用档案质量管理方案，依照业务标准规范数据比对、信息纠错与管理流程，保证源头数据准确性（如研发档案技术参数完整性）；同时确保档案管理系统与业务系统（如ERP、研发管理系统）互通稳定性，保障业务信息向档案转化的安全稳定。

其次，明确档案信息管理机构的安全管理架构与运行模式。在国企数字化转型与营商环境优化背景下，档案信息涉及的管理机构（如档案部、IT 部、风控部）愈发多元，归集口径复杂，需在畅通信息应用流程的同时，应对存储管理、集成应用、共享监管等安全挑战。例如，国企应急档案涉及档案部、安全管理部、上级国资监管部门等，职责存在交叉，需制定成文协同管理机制，明确各方责任，会同档案管理部门制定信息安全技术标准，确保档案传送、使用、移交符合安全要求。

最后，关注第三方信息机构专业力量。第三方机构在开发安全防护体系（如档案加密系统）、引入大数据技术推进档案升级（如经营档案智能分析）方面具有优势。国企需结合自身信息敏感程度（如核心技术档案保密等级）、分类体系、产出效率，通过柔性合作（如技术咨询）、专门性安全技术引入（如定制化加密软件）、产品协同创新等方式，发挥第三方服务价值，同时签订保密协议，严控合作中的信息泄露风险。

参考文献：

[1] 王芳 . 事业单位档案信息安全风险与防范策略探析 [J]. 兰台内外 ,2024,(32):28-30.

[2] 董旭冉 , 叶尔丰 . 数字化时代档案信息安全风险评估与防控体系构建 [J]. 山西档案 ,2024,(11):153-155.

[3] 陈熙满 . 档案信息安全体系建设风险对策调查与研究 [J]. 中国档案 ,2025,(01):34-35.