探讨档案数字化技术的安全管理对策

档案数字化技术就是利用扫描仪、数码相机、高拍仪等设备，结合图像处理、光学字符识别、数据库管理、存储管理等技术，将传统档案形式转化为计算机可识别、处理和存储的数字形态。档案数字化技术目前在各级各类档案馆、图书馆、博物馆以及政府机关单位中广泛应用，从国家级、省级综合档案馆到基层档案室，档案数字化项目已经成为常规性、持续性的重点工作，“存量数字化、增量电子化”已经成为档案管理的基本方针。不过档案数字化技术应用中依然面临着对人力、物力、财力需求量过大，信息共享兼容性与共享安全等问题。

1 档案数字化技术的应用价值

1.1 保护原始档案

档案数字化后，珍贵的、易损的原始档案可以避免因为频繁调阅、复印、环境因素造成物理损伤，有效延长档案的存储寿命。数字副本能够实现异地、云端备份，减少传统档案因为火灾、水灾、地震等不可抗力造成的丢失、毁坏等问题。

1.2 提高档案利用率与便捷性

用户通过网络远程访问数字档案资源，无需亲临档案馆，从而有效节约了档案调取和利用的时间与成本。数字化档案结合元数据著录和全文检索技术，用户能够在海量档案中快速、精准地定位需要的信息，档案检索和调用的速度远高于人工操作。而且数字化档案也实现了同一份档案被多方调取利用的需求，多个用户可同时在线查阅，解决了档案“孤本”无法同时应用的问题[1]。

1.3 拓展服务能力

在数字化档案基础上开发专题数据库、在线展览、虚拟档案馆、知识图谱等问题，提供更为深入、直观和具有吸引力的信息服务，提供了良好的增值服务。通过在线查档、预约、咨询以及远程证明开具，提高了用户体验和服务响应速度。

1.4 促进档案资源整合

档案数字化技术实现了不同机构、不同地域档案资源互联互通，有利于构建区域性、全国性乃至全球性的档案资源共享平台，海量数字档案为历史学、社会学、语言学等领域的量化分析、数据挖掘、可视化提供了充分的资源基础。

2 档案数字化技术的安全管理原则

2.1 使用者为中心

安全管理的目的是在保障档案安全的基础上，最大化、更便捷地满足档案使用者的需求，因此安全管理要成为保障，而非阻碍。通过安全管理，能够精细化的访问控制，根据使用者身份和档案密级，精准划分访问权限，避免“一刀切”的封闭或过度开放。只授予完成特定任务所必需的最小权限，减少权限滥用风险，在保证安全的基础上，提供用户友好的认证方式，比如单点登录 SSO，简化合法用户的访问权限。

除此以外，要做好对敏感信息的处理，保护隐私，数字化加工和提供档案前，要识别档案中的个人隐私、商业秘密等信息，比如OCR后自动识别并遮盖敏感字段，实现对隐私的保护。

2.2 全员参与

档案数字化安全管理不仅是 IT 部门或安全部门的职责，是所有接触或影响数字化档案生命周期部门和人员需要共同承担的责任，要形成“安全人人有责”的文化氛围。档案数字化安全管理中，制定清晰的安全岗位职责说明书，覆盖领导层、管理人员、业务人员、技术人员、利用服务人员等，将安全责任纳入岗位KRI 或考核指标[2]。

2.3 持续优化

安全威胁与技术环境是动态变化的，安全管理无法一劳永逸，要构建持续的评估、监测、反馈和改进机制。数字化档案管理要做好定期风险评估与审计，定期或当发生重大变化时，进行全面的信息安全风险评估，识别新的威胁与风险点，开展内部或第三方安全审计，检查安全策略、控制措施的有效性和合规性。根据风险评估结果、审计结果、相关法律法规的变化，及时修订和完善安全管理策略、规章制度和技术方案。

3 档案数字化技术的安全管理对策

3.1 加强外包制度管理。档案数字化工作量较大、技术要求较高，因此外包是常见的手段，但也是安全管理的薄弱点，需要加强对外包制度的管理，对于外包企业要设置较高的安全门槛，在招标文件或外包合同中，明确规定承接方必须具备的安全网络等级保护资质、信息安全管理体系认证等硬性安全资质。构建专门的评估机制，对潜在承接方的技术能力、安全管理体系等进行尽职调查与风险评估。其次，与第三方机构要签订严密的保密协议和安全责任书，保密协议不能是泛泛的格式文本，必须明确规定保密范围、保密期限、双方权利义务以及违约责任等。第三方在档案管理过程中，也要加强对过程的监督与管理，档案部门要派遣具备安全保密知识和责任心的监管人员常驻或定期巡查外包现场，对操作环境、人员行为、流程等进行现场监督；同时构建审计制度，定期或不定期地对承接方的安全措施执行情况、日志记录、访问控制等进行检查和审计。

3.2 加强档案数字化从业人员的安全保密管理

首先，对所有参与档案数字化工作的人员进行上岗前的安全保密审查，审查内容包括身份信息、政治表现、遵纪守法情况、社会关系等，对接触敏感或涉密档案的人员，审查标准需要更高。构建工业人员安全档案，进行定期复审和不定期抽查，关注人员的思想动态与行为异常等。其次，做好保密教育培训，构建完善考核制度。所有人员上岗前必须接受系统的保密法律法规、档案保密规定、数字化项目安全要求等培训，培训合格后才可以上岗。定期组织保密形势教育，安全案例分析、新技术新风险防范等专题培训[3]。

3.3 制定详细的档案数字化工作流程

安全保密要求需要落实到档案管理的各个环节：首先，构建全流程、分环节的标准化操作规程。从档案接收、登记、前处理、扫描、图像处理、图像质检等方面都需要有清晰且可操作的安全操作规程。每个步骤的操作流程、工具、技术参数等都必须详细规定。各个操作中要明确安全保护要求，比如接收 / 移交必须做到双人清点、核对、签字确认；扫描设备禁用无线功能、切断外网，扫描仪要定期清除缓存；图像处理/ 质检需在安全域内操作，质检需要覆盖信息安全要求。其次，规范档案实体流转管理流程。构建严格的档案出入库登记、交接签收制度，保证档案实体在数字化各环节流转全程能够可追踪、责任可倒查。

4 结束语

加强档案数字化技术安全管理的制度体系建设，是一项系统性工程。核心在于通过严密规范的外包管理堵住“外部输入风险”，通过严格精细的人员管理筑牢“内部人防根基”，通过详细可操作的工作流程实现安全要求与业务操作的“无缝融合”。

参考文献：

[1] 白日东 , 李星照 . 基于 PLM 技术的研究所档案数字化管理模式探讨 [J]. 航天工业管理 ,2025(4):19-23.

[2] 姜晨 . 数据加密技术在高校档案数字化中的安全保障研究 [J].机电兵船档案 ,2025(1):57-59+64.

[3] 朱晓光 . 数字化档案管理中存在的问题及对策 [J]. 兰台内外 ,2025(6):30-32.