浅谈文秘工作与档案管理工作的有效结合

进入信息化时代，随着我国企业管理日趋规范，行政管理、办公室业务等各项工作也逐渐朝着规范化与标准化方向发展。所以，企业想要在激烈的市场竞争中更加稳健发展，需要充分认识到文秘、档案管理等行政工作对企业发展的重要作用，并给予一定的重视与关注。实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化，可以有效提升企业管理质量与管理效率，促使企业更好更快发展。所以，本文对加强文秘工作与文书档案管理工作一体化措施等内容进行相应阐述。

一、文秘工作与文书档案管理工作一体化概述

在科学技术迅猛发展的大背景下，先进的网络信息技术得到快速普及应用，为人们生活带来极大便利，也为企业当中文秘工作与文书管理工作一体化提供了便利性、可行性与必然性。文秘工作与文书档案管理工作一体化，通常情况下会被称为文档一体化。企业对先进计算机技术以及行政办公管理系统等进行充分利用，将文秘工作与文书档案管理工作进行有机结合，能够有效推动文秘工作与文书档案管理工作的一体化、智能化、现代化，进而能够对公文资料的起草、审核、印发、归档等环节进行实时监督，促使文书档案资料真正实现一体化、标准化、规范化。

二、文秘工作与文书档案管理工作的关系阐述

文秘工作与文书档案管理工作，两者之间在很大程度上是相互联系的，但是同时也在一定程度上彼此独立。文秘工作与文书档案管理工作的对象都是公文。公文写作是文秘工作的重要内容之一，是公文成文的前置条件。而档案资料主要是从公文中收集提取并分类保存，所以，可以将文书档案的管理视为公文发布以后的延续工作。由此可以看出，文秘工作与文书档案管理工作两者之间通过公文这一主体紧密联系起来。如果想要保证文书档案管理工作的顺利展开，就需要从公文拟定、处理环节做出严格要求与规范。公文处理工作是做好文书档案管理工作的基础，也是关键。公文处理工作的好坏在很大程度上会对文书档案管理工作造成一定影响，因此，公文处理工作的规范化、标准化是实现文秘工作与文书档案管理工作一体化的重点。在社会科学技术快速发展的背景下，企业档案管理工作也逐渐朝着电子化、体系化方向发展。文档一体化的管理模式主要是从文秘工作与文书档案管理工作的大局着手，在公文生成、公文归档、公文检索、公文查阅等各项工作中对现代办公自动化技术等进行充分利用。如果想使档案资料的真实性与准确性得到保障，同时发挥档案最大价值，就需要企业各相关工作人员在进行档案录入与档案输出时，严格按照统一的标准流程展开。这样做的好处在于，不仅可以提升工作效率、提高工作质量，还可以促使文秘工作与文书档案管理工作向着规范化、标准化方向发展，促进企业行政管理更加科学有效。

三、加强文秘工作与文书档案管理一体化的措施

（一）明确管理意识。要想实现文秘工作与文书档案管理工作一体化发展，需要在企业实际运行中切实树立并加强两者之间一体化的管理意识。通过树立一体化管理意识，可以保证文书档案管理工作的顺利展开。同时，文书档案管理工作的工作流程也会得到进一步规范与完善。能够简化企业当中档案管理的工作流程，避免重复工作，从而为企业节省更多成本。文秘工作是实现文秘工作与文书档案管理工作一体化的基础与关键，相关文秘工作人员需要加强文书档案管理意识，要做好文书档案各项基础性、前期性工作，使文书档案质量得到有效保障。具体可以从以下几点展开：第一，公文纸张需要保证统一标准与规格，同时内容排版需要严格遵守国家相关规定，在进行装订工作时保证从左侧进行。第二，需要对公文的审批权限以及签发手续等进行严格检查，除此之外，还需要对主送单位、公文标题、公文文种、保密程度等进行审核，保证各环节工作能够符合标准。第三，文秘工作人员在公文草拟、公文定稿时，需要及时签字、记录，保证字迹清晰、清楚，为日后检查与审核工作提供便利。

（二）强化文书立卷工作。在企业文书档案管理工作中，文书立卷在其中占据重要位置。文书立卷工作能够保证文书档案的体系化与标准化，在文秘工作与档案管理工作之间发挥着衔接作用。文书立卷工作既是文秘工作的最终一个环节，与此同时，也是文书档案管理工作的起始环节。因此，这一环节在文秘工作与文书档案管理工作一体化中发挥的重要作用不言而喻。强化文书立卷工作，可以从以下几点展开：一是经常性对工作人员展开公文、档案等相关法律法规方面的专业培训，通过广泛的学习、培训，切实提高相关人员对文书立卷工作的重视，增强档案意识，从而为做好此项工作奠定基础。

（三）从事服务性工作向信息化转化。随着科学技术的迅速发展，文秘工作的技术含金量也越来越高，现代社会秘书的工作必将是一个集知识、信息高度密集的领域，应变能力要求非常高的领域。文秘工作者所从事的工作不再仅仅限于办文、办事、办会等一般性的工作，而是以实时信息作为工作出发的依据，整合信息，以此作为参考协调，催办和督办的基础和手段，将采集到的各类信息进行分类整理，通过加工处理，主动为公司领导决策做出依据，降低领导的决策风险。从整个企业运营结果来看，信息的参谋作用是企业领导层做出准确判断的重要依据和保障，文秘提供的信息直接关系到领导的决策，因此这就要求文秘工作者必须具备很强的信息处理和识别能力，同时信息的整合和传递也是其必要环节。

（四）被动辅助职能向主动配合转化。从企业的发展和决策来看，企业的管理层处于主导地位，决定着企业的发展方向和发展战略。企业大多数企业的经营管理层主要面对产品的销售工作，直接和社会发生利益交换，对整个社会的经济形势变化具有很强的影响力。文秘工作者的主要工作目的就是为了保证领导层的工作顺利开展进行下去，因此文秘的工作主要是围绕企业的领导经营管理进行开展的，辅助领导层作出最佳的决策，保证企业的正常运营，具有非常显著的辅助功能。在企业管理活动中，文秘的主要工作就是辅助领导更好地决策，因此，管理层领导决策的准确性主要取决于辅助系统的完美配合。文秘工作的开展，不仅仅局限于辅助领导工作，同时还要积极配合企业的各个部门，在社会经济不断升华的现在，一个文秘的工作能力强弱往往能够判断这个秘书是否合格，提高文秘的素质全方面发展，才能保证企业的正常运行。

四、结束语

面对新形势、新任务文秘工作人员必须与时俱进，加快自身各项技能的提高，正确履行岗位职责，丰富自身的学习内容，强化学习意识。随着社会竞争压力的增加，面对企业的长期发展，文秘工作的责任更加艰巨，工作范围变宽，工作标准越来越高，为了适应社会发展，要充分了解自己工作的意义，全方面学习，全方面发展。

参考文献

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作者简介：梁乌云嘎（1994—），女，蒙古族，通辽市，单位全称：，信息督查（档案管理）岗专员。