信息化背景下工程项目档案数字化管理路径 

关键词: 工程项目档案；数字化管理；标准体系；流程优化；人才建设档案是工程项目全生命周期的真实记录，其管理水平直接影响工程追溯、责任认定与决策支持效能。2021 年国家档案局发布《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确提出“推进传统载体档案数字化，加强电子档案单套管理”的转型要求，为工程项目档案管理提供了政策指引 [1]。在此背景下，厘清数字化管理的核心内涵，识别实践中的突出问题并提出适配性优化路径，成为提升档案管理效能的关键。本文拟从内涵界定、问题剖析、路径优化三个维度展开讨论，旨在解决当前管理中标准不统一、流程割裂、能力不足等问题，为工程项目档案数字化管理提供可操作的实践框架。

一、数字化管理的核心内涵界定

工程项目档案数字化管理是指依托信息技术手段，将工程项目全周期产生的文字、图表、影像等各类档案资源转化为可机读的数字形式，并通过标准化处理实现集中存储、高效检索与协同共享的管理模式。其核心要素包含三方面：一是电子文件归档，即从档案形成源头推进电子化，减少纸质文件依赖；二是数据结构化存储，通过统一的元数据规则对档案内容进行分类标注，形成可关联的信息单元；三是动态化管理机制，支持档案在项目规划、施工、验收等不同阶段的实时更新与版本追溯。相较于传统档案管理以纸质载体为主、依赖人工整理与物理存放的模式，数字化管理在信息存储上突破了空间限制，检索效率从“按卷查找”升级为“关键词精准定位”，共享范围也从“单部门查阅”扩展至“多参与方在线协同”，显著提升了档案资源的利用价值。

二、信息化背景下工程项目档案数字化管理的现存问题

( 一) 标准体系不统一导致管理混乱

当前工程项目档案数字化管理面临的首要问题是标准体系的不统一，具体体现在三个层面：其一，不同项目类型的分类标准存在显著差异，例如房建工程侧重施工验收记录，基建工程更关注地质勘察数据，两类项目的档案分类规则缺乏统一参照，导致跨项目档案整合时难以实现数据对接；其二，电子文件格式兼容性不足，部分项目采用 PDF 格式存储文档，另一部分则使用 CAD 格式保存设计图纸，不同格式文件的元数据结构差异较大，直接影响档案检索的完整性与准确性；其三，元数据采集规则普遍缺失，多数项目仅记录档案名称、形成时间等基础信息，对文件版本、关联项目阶段等关键元数据未作统一要求，长期保存时易出现信息断层，降低档案的历史追溯价值 [2]。

( 二) 管理流程与信息化适配度不足

管理流程与数字化工具的不匹配主要体现在档案全生命周期的三个关键环节：首先，在档案形成阶段，施工日志、变更单等核心文件仍以纸质记录为主，电子化率普遍低于 40% ，后续需人工录入系统，不仅增加重复劳动，还易因手写内容识别错误导致数据失真；其次，在归档阶段，多数项目仍采用“纸质 + 电子”双套制管理，纸质档案需额外占用存储空间并承担保管成本，电子档案则因缺乏单套制归档规范，存在重复归档、版本混乱等问题；最后，在利用阶段，档案检索依赖人工编制的目录索引，无法通过关键词、时间范围等多维度快速定位目标文件，尤其在多部门协同调用时，常因检索效率低延误业务进度，传统流程与数字化工具的割裂严重制约管理效能。

三、信息化背景下工程项目档案数字化管理的优化路径

( 一) 构建统一化的标准规范体系

解决标准不统一问题需以行业通用规范为基准，构建覆盖全要素的标准体系。首先，依据《建设工程文件归档规范》等国家级标准，结合房建、基建等不同项目类型的特点，制定细化的分类编码规则，例如将档案类型统一划分为“前期文件 - 施工记录 - 验收资料”三级类目，确保跨项目档案分类的一致性；其次，明确元数据采集标准，除基础的名称、时间外，增加“关联项目阶段”“版本号”“责任主体”等关键元数据字段，形成统一的采集模板；最后，规范电子文件格式要求，针对文档类推荐使用 PDF/A（长期保存格式），设计图纸类统一为 DWG 标准格式，从源头解决格式兼容问题。通过这三方面的标准化建设，为后续数据整合与长期保存提供可操作的依据。

( 二) 推进全流程数字化管理改造

优化管理流程需围绕档案全生命周期的关键环节展开适配性改造。首先，在形成环节推广电子化记录，要求施工日志、变更单等核心文件采用电子表单填写，同步关联BIM 模型中的空间位置信息，实现档案与工程实体的一一对应，减少后期人工录入的误差；其次，在归档环节推行电子档案单套制管理，制定电子档案归档验收标准（如完整性、可读性检测），逐步取消纸质档案的重复归档，降低存储空间与保管成本；最后，在利用环节开发智能检索功能，基于标准化元数据建立关键词库，支持按“项目阶段 + 责任主体 + 时间范围”多维度组合检索，提升档案调用效率，尤其在多部门协同场景中，可快速定位并共享目标文件，实现流程与数字化工具的深度融合 [3]。

结语

本研究通过分析信息化背景下工程项目档案数字化管理的内涵与现实需求，揭示了标准体系不统一、流程与信息化适配度不足、人员能力与需求错位是制约管理效能的核心问题。研究结果表明，构建统一化标准规范体系可解决数据整合障碍，推进全流程数字化改造能消除环节割裂，强化复合型人才建设则能突破能力瓶颈，三者共同构成适配性管理路径。相较于既有研究侧重技术工具应用的视角，本文更关注管理逻辑与技术工具的匹配性，强调从标准、流程、人员三个维度系统优化，更贴合工程项目档案管理的实际场景。

参考文献

[1] 冯洋 , 冯亚如 , 任泽俭 , 等 . 数字化和信息化背景下的大型工程档案管理策略研究 [J]. 建设监理 , 2023(10):45-47.

[2] 宋月涵 . 信息化背景下企业档案管理数字化建设路径研究 [J]. 信息记录材料 , 2025, 26(2):159-161.

[3] 许 俏 . 信息化背景下高校人事纸质档案数字化管理的创新路径 [J].华东纸业 , 2024, 54(3):40-40.