关于建设工程档案验收常见问题的分析

一、建设工程档案验收常见问题梳理

（一）档案资料完整性问题

档案资料完整性是反映工程实际情况的基础，验收中此问题突出。工程前期资料常缺失，如项目立项批复、规划许可证等关键文件不齐全，影响立项合法性判断。施工过程资料也普遍不完整，隐蔽工程验收记录和材料检验报告等资料遗漏，影响工程质量追溯。竣工验收相关资料不完善也不容忽视，部分签字确认文件缺失，影响验收结果有效性。

（二）档案资料规范性问题

档案资料规范性是保证可查阅、利用的前提。资料填写不规范常见，字迹潦草、内容模糊、数据不准确，影响查阅和对工程情况的判断。文件格式不统一也影响规范性，编排、装订不合标准，增加管理和查阅难度。签字盖章不规范现象也较多，代签、漏签、盖章模糊，降低档案资料效力。

（三）验收流程衔接问题

验收流程顺畅衔接是提高验收效率的关键。各参与方在档案移交环节配合不畅，导致交接延误，影响后续验收。验收环节衔接有漏洞，前一环节问题未处理进入下一环节，积累问题影响整体验收质量。档案验收与工程实体验收进度不同步，造成工作脱节，降低验收效率，甚至影响工程整体交付。

（四）验收人员专业素养问题

验收人员的专业素养直接关系到档案验收工作的质量。部分验收人员对档案验收相关法规、标准掌握不全面，在验收过程中难以准确判断资料的合规性，影响验收结果的准确性。缺乏对工程专业知识的了解，使得验收人员难以准确评估档案资料与工程实际的一致性，无法及时发现资料中与工程实际不符的情况。责任意识不强的验收人员，在验收过程中存在敷衍了事、把关不严的情况，进一步降低了验收工作的质量，无法切实发挥档案验收的监督和保障作用。

二、建设工程档案验收常见问题产生的原因分析

（一）管理机制不完善

管理机制的完善程度对建设工程档案验收工作有着根本性影响。建设单位对档案管理的重视程度不足，未将档案管理纳入工程管理的重要环节，导致未建立健全有效的档案管理制度，使得档案管理工作缺乏制度约束和指导。对各参与方的档案管理责任划分不清晰，在出现问题时，施工、监理、建设等单位之间容易相互推诿，难以明确责任主体，影响问题的解决效率。缺乏对档案形成全过程的监督管理机制，无法对档案的收集、整理、移交等环节进行有效把控，难以保证资料的完整性和规范性。

（二）标准规范执行不到位

标准规范是建设工程档案验收工作的依据，其执行情况直接影响验收工作质量。相关的档案验收标准和规范更新不及时，与实际工程发展不匹配，使得验收工作缺乏适用的依据，无法满足工程发展的新需求。部分施工、监理等单位对档案标准规范的学习和执行不够严格，存在侥幸心理，认为档案资料只是形式上的要求，未严格按照标准规范进行档案的收集和整理。不同地区、不同部门对标准规范的理解和执行存在差异，造成档案格式等不统一，增加了跨地区、跨部门档案管理和验收的难度。

（三）人员培训不足

人员的专业能力是开展好建设工程档案验收工作的基础，而人员培训不足则制约着专业能力的提升。对档案管理人员和验收人员的专业培训缺乏系统性和持续性，往往只是进行零星、短期的培训，无法使从业人员形成系统的知识体系，导致其专业能力无法满足工作需求。培训内容针对性不强，未能紧密结合实际工作中遇到的问题进行讲解，使得培训内容与实际工作脱节，从业人员在培训后仍难以解决实际问题。缺乏对新法规、新标准的培训，使得工作人员对最新要求了解滞后，在验收工作中仍沿用旧的标准和方法，无法适应新的工作要求。

三、解决建设工程档案验收常见问题的对策

（一）健全档案管理机制

健全的档案管理机制是解决验收常见问题的重要保障。建设单位应提高对档案管理的重视，将其作为工程管理的重要组成部分，建立完善的档案管理体系，明确各环节的责任主体，使档案管理工作有章可循。加强对档案形成全过程的跟踪管理，从项目立项开始，制定详细的档案收集、整理、移交计划，并安排专人严格监督执行，确保档案资料能够及时、完整地形成和移交。建立档案管理考核制度，将档案管理工作纳入各参与方的绩效考核范围，通过奖惩机制提高其积极性和责任感，促使各参与方重视档案管理工作。

（二）强化标准规范执行

强化标准规范的执行是提高档案验收质量的关键举措。相关部门应及时修订和完善档案验收标准规范，根据工程建设的新情况、新特点，确保标准规范与工程实践相适应，为验收工作提供准确、适用的依据。加强对各参与方的宣传和培训，通过多种形式普及档案标准规范知识，使其充分认识到标准规范的重要性，自觉严格按照要求执行，从源头上保证档案资料的规范性。建立统一的档案格式和管理平台，统一档案的编排、装订等格式要求，利用信息化平台实现档案的规范化、标准化管理，提高档案管理的效率和质量。

（三）加强人员队伍建设

加强人员队伍建设是提升档案验收工作水平的核心。定期组织档案管理人员和验收人员进行专业培训，培训内容应涵盖法规标准、工程专业知识以及职业道德等方面，全面提升从业人员的专业素养。鼓励从业人员参加行业交流活动，为其提供学习先进管理经验和验收方法的机会，促进其业务水平的提升，使其能够更好地应对工作中的各种问题。建立持证上岗制度，对档案验收人员进行严格考核，确保验收人员具备相应的专业资质和能力，提高验收工作的专业性和权威性，保证验收结果的准确性。

（四）优化验收流程

优化验收流程是提高档案验收效率和质量的有效途径。明确各验收环节的工作内容和时间节点，制定详细的流程清单，加强各环节之间的沟通与协调，确保信息传递顺畅，流程衔接紧密，避免出现漏洞。建立问题反馈和整改机制，对验收过程中发现的问题及时反馈给相关单位，明确整改要求和期限，并安排专人跟踪整改情况，确保问题得到及时解决，不影响后续验收工作。推动档案验收与工程实体验收的协同进行，合理安排两者的进度，实现两者的同步推进，提高整体验收效率，确保工程能够按时、高质量交付。

四、结语​

建设工程档案验收工作是建设工程管理重要部分，其质量关乎工程质量与后续发展。当前，建设工程档案验收存在资料完整性不足、规范性欠缺、流程衔接不畅、人员专业素养不高等问题，影响验收效果。通过健全管理机制、强化标准执行、加强人员培训、优化验收流程等对策，可解决这些问题，提升验收工作质量和效率。未来，随着建筑业发展，需持续关注档案验收新问题，完善解决对策，适应行业发展需求，为建设工程高质量发展提供档案保障。

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作者简介：李芳（1978.11）女，汉族，湖南汨罗，本科，工程师，从事城建档案工作