人工智能（AI）在档案管理中的应用与挑战

人工智能（AI）是新一轮科技革命的核心驱动力，应用在档案管理中深刻改变了管理模式，在智能技术支持下能够实现档案的智能分类、精准检索、自动化鉴定和数字化修复，显著提高了档案管理效率和质量。但对档案管理具体情况进行分析可以发现，虽然人工智能（AI）取得了较好的管理成效，但其中仍面临着诸多挑战，包括数据安全和隐私保护、技术更新换代速度快、专业人才匮乏等。为提高人工智能技术在档案管理中的应用价值，在具体管理中要注重上述挑战分析解决，以期为档案管理高质量、高效率进行提供支持。

一、人工智能(AI) 在档案管理中的应用

（一）智能检索与分类

AI 在档案管理中的应用之一即为智能检索和分类，在 AI 技术支持下可以实现对档案内容的准确、快速分析，基于深度学习和自然语言处理技术能够高效检索与整理档案中的内容信息，用户可以快速定位对应的档案内容。其中深度学习中的卷积神经网络（CNN）和循环神经网络（RNN）在档案管理方面展现出显著的应用优势，尤其在图像和文本类档案的管理中，通过学习档案的视觉特征和文本特征，可以将档案自动归入到相应的类别中。如在管理中可以依据档案的地点、主题、时间或者作者等要素进行分类管理，这样既能够节省时间，而且还能够减少因人为错误而导致的工作量增加。知识图谱技术可以对档案间的具体联系点进行深度剖析，通过档案间的联系能够实现孤立信息有效整合，进一步挖掘档案信息的潜在价值。自然语言处理技术则可以处理非结构化数据，即这一技术可以了解用户的意图，根据用户需求精准检索。在这一过程中，人工智能系统能够分析用户的历史查询记录和行为模式，可以实现个性化推荐，在优化检索体验的同时能够满足用户需要。

（二）智能档案保护与修复

这一应用是 AI 技术的重要领域，重在保证档案的安全性和持久性，而且在 AI 技术支持下能够恢复受损的档案，可以为档案的长期保存和历史传承提供有力支撑。档案保护是管理工作的关键环节，运用图像处理、深度学习等人工智能技术，可以对文字模糊或视觉信息缺失的严重受损档案进行修复，通过模拟原始图像特征可以补充缺失的细节，档案内容得以有效补充 [1]。为保障档案管理安全性、有效性，在具体管理中可以应用生物识别技术，基于此可以构建高级别访问控制机制，由此能够保证核心档案不会被非法获取和滥用。此外，人工智能技术在档案管理中的应用，通过集成系统可以实现电子文档的自动归档与保护，其中借助元数据管理、访问控制等措施，既保障了档案的完整性与一致性，又能防止未经授权的数据篡改。

二、人工智能(AI) 在档案管理中的挑战

（一）数据安全和隐私保护

人工智能 (AI) 在档案管理中的应用价值显著，能够提高管理效率和质量。但对具体应用进行深度分析发现，数据安全和隐私保护是人工智能在档案管理中面临的挑战之一。档案中包含了个人信息、历史记录、商业秘密等敏感信息，AI 系统在运行中会处理海量敏感的个人与组织信息。在这一过程中 AI 系统可能会遭遇黑客的攻击，或者因为内部人员操作不当造成数据发生泄露；又或者 AI 系统在处理数据时会在不经意间泄露个人隐私，如数据分析时暴露个人身份、行为模式或者个人偏好等，这些信息被不法分子利用会对用户产生不良影响。

（二）技术更新换代速度快

AI 技术引入要求档案管理系统具备高度的自动化和智能化特征，但随着技术不断进步，新的 AI 算法、模型和工具不断涌现，为保障档案管理有效性，需要对系统进行定期升级。这种快速的技术更新虽然能够提高管理效率和质量，但也会增加档案管理的成本，还对档案管理人员的专业知识和技能提出了更高的要求。

（三）专业人才匮乏

人工智能技术（AI）在档案管理中的应用，对管理人员的专业能力和素养提出了较高的要求。基于 AI 技术特征要求由复合型人才进行档案管理，但以往的人才培养模式具有单一性、滞后性现象，导致所培养出的人才不能满足 AI 支持下的档案管理需要。而且由于 AI 技术在档案管理中还未形成成熟的体系，仍处于探索阶段，许多档案管理人员对 AI 技术了解有限，不能将其有效应用在档案管理中。

三、人工智能(AI) 在档案管理中挑战的解决对策

（一）加强数据安全和隐私保护

人工智能 (AI) 在档案管理中的应用价值显著，但在多方面因素的共同作用下档案中的数据会出现未经授权访问和泄露现象。为避免这一现象，在具体管理中建立完善安全管理制度，保证 AI 系统在数据处理时符合隐私保护法规 [2]。同时，在管理中还要进一步加强系统的安全防护能力，可以采用先进的加密技术、防火墙和入侵检测系统，同时还要结合管理要求和需要制定数据加密、访问控制和安全审计等数据保护方案，避免因黑客攻击导致数据出现泄漏现象。此外，在管理中还要定期对系统进行安全审计和漏洞扫描，这样可以及时发现系统中的安全隐患和漏洞并针对性处理，数据安全性、隐私性和完整性也能够得以保证。

（二）重视加大 AI 管理力度

AI 技术更新换代速度快是档案管理中不可避免的问题，也是影响档案质量和效率的重要挑战之一，想要有效应对这一挑战，在具体管理中要重视加大 AI 力度。一方面，档案管理机构应持续关注AI 技术的发展趋势，然后结合实际情况及时更新档案管理系统，以更好地应对技术变化发展趋势。另一方面，档案管理机构还要加大系统更新维护专项费用，并开展专业技术人员培训教育活动。与此同时，档案管理结构可以与科研机构或技术公司合作，获得最新的技术支持，并将新技术应用在实际管理中。或者还可以借鉴其他行业的成功经验，结合自身的实际情况探索适合的 AI 管理模式，以为档案管理高效进行提供支持。

（三）加强复合型人才培养

为有效提升智能化档案管理实效，在具体管理工作中要注重加强复合型人才培养。其中档案管理机构可以结合实际管理需要，与高校和职业院校开展合作，结合复合型人才标准制定培养方案，设计培训体系等，并且其中还要加强实践教学，促使学习人员能够扎实掌握 AI 管理技术 [3]。针对档案管理机构在职人员，管理部门要重视培训工作落实，旨在培养具备档案管理、数据分析能力的工作人员。此外，在具体人才培养工作落实中还要积极建立激励机制，旨在吸引和留住具备 AI 技术能力的专业人才，这样可以为档案管理工作事业发展提供有力的人才保障。

结束语：

综上所述，人工智能 (AI) 在档案管理中的应用价值显著，提供智能检索与分类、智能档案保护与修复能够显著提高档案管理有效性。但在具体管理中受到技术、人为等多方面因素影响，还存在数据安全和隐私保护、技术更新换代速度快、专业人才匮乏等挑战。为有效应对这些挑战，档案管理机构应注重从加强数据安全和隐私保护；重视加大AI 管理力度；加强复合型人才培养等方面进行创新，以更好地发挥 AI 技术价值，推动档案管理高效有序进行。

参考文献：

[1] 孙 微 . 人 工 智 能 技 术 在 档 案 管 理 中 的 应 用 研 究 [J]. 石 河 子 科技 ,2025(2):68-69

[2] 刘 艳 . 人 工 智 能 在 档 案 管 理 中 的 应 用 与 对 策 研 究 [J]. 商 业 经济 ,2025(4):91-94

[3] 刘洪 , 王文雯 . 人工智能在档案管理中的应用研究 [J]. 陕西档案 ,2025(1):59-59