基于内控视角的采购评审费用与投标保证金管理优化研究

一、引言

随着市场竞争的加剧，企业对采购管理的精细化、合规化要求不断提升。采购评审作为采购流程中的核心环节，其费用管理直接影响采购成本控制；投标保证金作为约束投标人行为、保障采购活动顺利开展的重要手段，其管理效率与资金安全关乎企业信誉与财务稳定。从内部控制角度来看，采购评审费用与投标保证金管理涵盖了预算、核算、支付、收取、退还等多个流程，涉及财务、采购、法务等多个部门，若内控机制存在漏洞，易引发费用超支、资金占用、廉政风险等问题。

近年来，国家陆续出台《政府采购法实施条例》《企业内部控制基本规范》等政策文件，对企业采购管理的合规性提出明确要求。在此背景下，不少企业开始重视采购环节的内控建设，但在实际操作中，仍存在评审费用标准模糊、保证金监管不到位等问题。因此，基于内控视角研究采购评审费用与投标保证金管理的优化路径，具有重要的理论与实践意义。

二、当前采购评审费用与投标保证金管理存在的问题

（一）采购评审费用管理的现存问题

1.评审费用标准不统一，预算管控失效

部分企业未制定统一的采购评审费用标准，评审专家劳务报酬、场地租赁费用等核算依据模糊，导致不同采购项目的评审费用差异较大。例如，同一类型的设备采购项目，因评审专家级别认定不明确，劳务报酬可能相差 30%-50% ；同时，评审费用预算编制缺乏精准性，常出现预算超支或预算闲置的情况，违背了内控体系中“成本效益”的目标。

2.费用支付流程不规范，存在廉政风险

部分企业的采购评审费用支付未纳入财务内控流程，存在“先支付后审批”的情况；此外，费用支付方式不透明，个别项目通过现金支付评审费用，未留存完整的支付凭证，易引发虚报费用、利益输送等廉政风险，不符合内控体系中“权责分离”的原则。

3.费用核算不细致，成本追溯困难

企业在采购评审费用核算中，常将其归入“管理费用”等笼统科目，未按采购项目、评审环节进行明细核算。当需要追溯某一项目的评审成本时，无法快速获取专家报酬、场地费用等具体数据，不利于成本分析与优化，也降低了内控管理的有效性。

（二）投标保证金管理的现存问题

1.保证金收取方式单一，资金归集效率低

部分企业仍以银行转账作为投标保证金的唯一收取方式，未开通线上支付渠道，导致投标人需线下办理转账手续，资金到账延迟；同时，保证金账户管理分散，不同采购项目的保证金存入不同银行账户，资金归集难度大，影响企业资金的统筹使用，违背了内控体系中“资金安全”的目标。

2.保证金退还不及时，损害企业信誉

根据相关规定，投标结束后未中标的投标人，其保证金应在5 个工作日内退还，但部分企业因内部审批流程繁琐、财务与采购部门信息不通畅，导致保证金退还延迟，最长可达1-2 个月。这不仅引发投标人投诉，还损害了企业的市场信誉，不符合内控体系中“效率性”的要求。

3.保证金监管机制不完善，存在资金风险

部分企业未建立投标保证金专项监管机制，保证金账户的收支未纳入内控系统实时监控，存在“挪用保证金”“保证金账户余额与台账不符”等问题；此外，对投标人的保证金缴纳资格审核不严格，个别不符合资质的投标人通过伪造转账凭证参与投标，增加了采购活动的风险，违背了内控体系中“合规性”的目标。

三、基于内控视角的管理优化策略

（一）构建标准化的采购评审费用管理体系

1.制定统一的评审费用标准，强化预算管控

企业应结合行业规范与自身实际，制定《采购评审费用管理办法》，明确评审专家劳务报酬、场地租赁费用、交通补贴等的核算标准。例如，按评审专家级别（初级、中级、高级）设定劳务报酬区间，初级专家 800-1200 元/天，中级专家 1500-2000 元/天，高级专家 2500-3000 元/天；同时，将评审费用预算纳入采购项目整体预算，采用“项目立项-预算审批-费用核算”的全流程管控模式，确保预算精准性，实现内控“成本控制”目标。

2.规范费用支付流程，落实权责分离

将采购评审费用支付纳入财务内控流程，明确“采购部门申请-法务部门审核-财务部门审批-银行支付”的流程节点，严禁“先支付后审批”；推行线上支付方式，通过企业网银或第三方支付平台支付评审费用，留存电子支付凭证，并建立“费用支付台账”，记录专家姓名、支付金额、支付时间等信息，实现“采购-财务-法务”部门的权责分离，防范廉政风险。

（二）优化投标保证金全流程管控机制

1.丰富保证金收取方式，提高资金归集效率

开通线上线下结合的保证金收取渠道，线上支持银行转账、支付宝、微信支付等方式，线下保留银行柜台转账功能，并在采购公告中明确各支付方式的操作指南；建立“投标保证金专用账户”，将所有采购项目的保证金统一归集至该账户，由财务部门专人管理，提升资金归集效率，保障资金安全，符合内控“集中管控”目标。

2.简化保证金退还流程，提升管理效率

构建“采购-财务”信息共享机制，投标结束后，采购部门在 1 个工作日内将中标结果、未中标投标人名单等信息同步至财务部门；财务部门根据信息自动生成“保证金退还清单”，经线上审批后，在2 个工作日内完成退还操作；同时，通过短信、邮件等方式告知投标人退还进度，提升服务质量，维护企业信誉，满足内控“效率性”要求。

四、结论

采购评审费用与投标保证金管理是企业采购内控体系的重要组成部分，其管理水平直接影响采购成本控制、资金安全与企业信誉。当前企业在这两项管理中存在的标准不统一、流程不规范、监管不完善等问题，本质上是内控机制缺失的体现。通过构建标准化的采购评审费用管理体系、优化投标保证金全流程管控机制，能够有效解决现存问题，实现“成本可控、资金安全、流程合规、效率提升”的内控目标。

未来，企业还可结合数字化技术，进一步提升采购管理的智能化水平，例如引入AI 技术自动审核评审费用预算、利用区块链技术实现投标保证金的实时追溯等，不断完善内控体系，推动采购管理高质量发展。

参考文献

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