事业单位档案数字化转型的重难点及应对策略

引言

事业单位是为民众、社会提供公益性服务的机构，对我国经济、文化、政治等领域的发展有着重要的价值。档案是事业单位履行职责、提供服务的主要依据，对事业单位档案工作的开展有着直接的影响。随着社会经济的发展，事业单位的工作日渐繁重，档案数量越来越多，给管理工作带来极大的压力。与此同时，科学技术突飞猛进，信息技术、数字技术、智能技术被广泛应用于各个领域当中。在此情形下，档案数字化转型成为事业单位未来发展的必然趋势。鉴于此，相关部门需加大对档案管理工作的重视力度，正视当前工作中面临的困难和挑战，并不断探索数字化转型的实施路径与策略，为事业单位的长效发展奠定坚实的基础。

1、档案数字化转型的意义

1.1 提高单位档案管理水平

此前，事业单位的档案管理工作以人工管理为主，由工作人员负责对档案进行收集、整理、编制和存储，不仅需要消耗大量的人力，还很容易出现疏漏或失误，影响着档案的真实性和可靠性。另一方面，随着社会经济的发展，事业单位的档案数量不断增加，如何对大量的纸质档案进行存储，也成为困扰事业单位的难题。不仅如此，在需要使用档案时，还需要从海量的档案当中寻找所需资源，影响着档案的应用效率，也阻碍着事业单位党建工作的顺利开展。通过档案的数字化转型，可以降低档案管理工作对人力、物力的过度依赖，并保证档案资料的真实性，在使用档案时，也可以利用数字技术快速检索档案，提高档案的利用率。总之，档案的数字化转型不仅可以提高档案管理水平，还可以为事业单位的蓬勃发展做出重要的助力。

1.2 满足数字经济发展需要

近年来，我国在科技领域取得了长足的进步，信息技术、数字技术被渗透于各个行业及领域当中，且发挥着重要的作用。同时，信息时代的到来改变了人们获取信息的方式，也改变了各行业开展工作的路径，数字经济时代已然到来。面对社会发展形势的转变，我国各个行业都在积极地改革与创新，向着数字化、智能化方向不断发展。事业单位是为民众提供服务的机构，唯有做到与时俱进，积极开展现代化转型与升级，才可以满足社会的发展需求，为人民和国家提供优质的服务。通过对档案的数字化转型，不仅可以提高档案部门的工作水平，还可以实现档案的现代化利用，从而提升事业单位各个部门的服务质量和效率，提高民众对事业单位的满意度，同时满足数字经济发展的实际需求。

2、档案数字化转型的难点

2.1 数字化管理意识不足

思想是行动的先导，若想实现档案数字化转型，并发挥档案的重要价值，首先需要加强对档案数字化建设的重视，明确该项工作对事业单位发展的价值，并制定系统、完善的数字化档案建设计划与方案。但就目前而言，部分事业单位对档案数字化转型的重视程度仍有不足，未能引进先进的设备、技术，导致档案数字化转型工作举步维艰。究其根本原因，主要在于一些单位在创新意识与能力上存在不足，对时代的发展趋势把控不到位，若不能及时做出调整，将影响事业单位的未来发展。

2.2 缺少专业人才的支撑

若想顺利完成档案的数字化转型，需要有专业的技术人才作为支撑。相较于传统的档案管理工作而言，数字化档案管理不但要求工作人员掌握各类档案管理知识，还可以工作人员具备良好的信息素养，可以熟练地操作扫描仪、计算机等设备，并熟练地使用各类档案管理软件。但就目前而言，事业单位并不具备这样的档案管理人才，现有的工作人员往往年龄偏大，不仅无法操作现代化设备，在思想观念、学习能力等方面也存在着不同程度的问题，在缺少专业人才支撑的情况下，档案数字化转型很难实现。

2.3 档案信息安全的问题

信息技术的快速发展给人们的生活带来诸多助益，但也存在着一定的信息安全隐患问题，若系统受到攻击、入侵，很容易导致信息泄露，威胁着人们的隐私安全。事业单位中的档案往往非常重要，涉及许多保密资料，一旦泄露，将引发严重的后果[1]。这就要求管理部门对档案数字化建设工作做出严格的管理和控制，加强对信息安全问题的重视，并采取相应的措施保证信息安全。但就目前而言，部分事业单位对信息安全问题的重视程度明显不足，这也是当前档案数字化转型面临的重要问题。

3、档案数字化转型的对策

3.1 增强档案数字化管理意识

时代在创新中谋求发展，创新意识与能力是人类进步的核心动力。在信息化时代，事业单位必须积极调整思想观念，明确档案管理数字化转型的重要价值，并将该项工作列为重点工作内容，制定系统、完善的工作计划与方案[2]。同时，事业单位需加大对该项工作的资金投入，购置先进的设备、软件，为档案数字化转型做好充分的准备。另外，事业单位需加强对该项工作的宣传，引导所有员工加强对该项工作的重视，并做出积极地配合。

3.2 培养专业数字化管理人才

档案工作人员是档案数字化转型的主要执行者，其专业技术、职业素养决定着最终的工作效果。也就是说，事业单位若想实现档案数字化转型，必须培养具备综合素质的优质人才，使其在工作当中发挥实际的价值。具体来说，事业单位需引进掌握数字技术、智能技术的青年人才，要求其在掌握专业知识的同时，具备良好的创新意识与能力[3]。同时，需加强内部人才培训工作，向其传授专业的技术、知识，并开展思想政治教育，提升档案管理人员的职业素养，为档案数字化转型奠定基础。

3.3 加强档案数字化安全管理

通过前文的分析可以看出，档案是事业单位最宝贵的资源，也是单位开展各项工作的主要依据。同时，档案中也涉及许多隐私资料，其安全性必须得到全面的保障[4]。因此，在对档案进行数字化转型时，管理人员必须加大对安全问题的重视力度，并采取相应的治理措施。例如，可以在管理系统当中安装杀毒软件，设置防火墙，并设置档案检索权限，工作人员需通过身份验证才可以搜索和使用档案，这样便可以保证档案的安全。

4、结束语

总而言之，档案数字化转型是事业单位未来发展的主要趋势，不仅可以提高单位档案工作的质量和效率，还可以为单位各项工作的开展提供可靠的依据，从而促进事业单位的健康发展，并发挥其社会价值。鉴于此，事业单位及档案部门需加强对档案数字化转型的重视，明确当前工作存在的问题，并不断在实践当中总结经验，对档案数字化转型做出优化与完善，推动单位档案工作的现代化发展，并促进事业单位的蓬勃发展。

参考文献：

[1] 卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理发展现状与优化对策[J].办公室业务,2021(28):132-133.

[2] 高艳君.新时代背景下事业单位档案资源数字化应用的机遇与挑战[J].赤峰学院学报（自然科学版）, 2024, 40(10):44-48.

[3] 马志聆.事业单位档案信息管理化建设的问题及应对策略[J].中文科技期刊数据库（文摘版）社会科学, 2024(16):0142-0145.

[4] 黄业迪.科研事业单位 档案管理工作数字转型的优化策略[J].时代人物,2022(25):0251-0253.