企业数字档案馆建设过程中的问题及优化对策

引言

随着信息技术的不断发展，数字化档案馆已经成为企业储存档案信息的基本方式，建设企业数字档案馆也成为了各个企业的主要任务。但在建设企业数字档案馆的过程中仍存在着很多问题，如基础理论相对落后、企业缺乏数字信息资源方面的建设以及工作人员的专业水平不高等。因此，企业应构建统一化的管理体系，加大档案信息管理人员的培养力度等，如此一来，数字档案馆才能发挥其最大的作用，使档案信息的服务水平有所提升，这对企业档案事业的可持续发展有着积极作用。

一、企业数字档案馆建设过程中存在的问题

（一）基础理论相对落后

当前，建设企业数字档案馆的基础理论还处于滞后状态，取得成果大多是关于企业数字档案馆建设的理论意义和未来发展前景等宏观叙述，并没有基于数字档案馆构建完整的理论结构。而且在企业数字档案馆建设过程中，工作人员只凭借自身的实践经验进行建设，并没有综合分析与思考，缺乏基础理论的有力支持，导致企业数字档案馆建设时所运用的基础理论较为落后，这严重影响了企业数字档案馆的建设与发展。同时，工作人员建设企业数字档案馆的基础理论落后，还可能会使其难以紧跟时代步伐，进行改革与更新。

（二）缺乏数字信息资源方面的建设

就目前而言，我国在数字信息资源建设方面的经验相对欠缺，难以满足工作人员对数字档案信息的需求。数字档案馆的开发利用能力在建设数字信息资源中有着极其重要的作用，但当前缺失这种能力，致使在信息资源开发和存储中都相对落后。在信息化时代背景下，我国部分地区已在数字档案建设中，将传统的档案以数字化、信息化的形式存在，进而让传统的纸质档案实现数字化的转变，丰富企业数字档案馆的信息资源[1]。但部分企业过于急于求成，难以将数字档案馆进行统一化建设，缺乏一定的规范性，而且还没有构建完善的管理体系。

（三）工作人员专业水平不高

在传统的企业数字档案馆管理过程中，管理人员每天都在机械、重复地工作。但对于企业数字档案馆建设来说，具备高素质、高技能水平的操作人员尤为重要，他能够帮助数字档案馆构建完善的管理体系，使其满足企业发展的要求，而且要想达到预期的效果，需要工作人员具备一定的技术支撑以及现代化服务意识。但目前来看，企业数字档案馆的负责人只注重软硬件设施的总体建设，并没有组织相关培训，提高工作人员的专业水平。如果工作人员的综合素质不符合标准，不仅难以建设企业数字档案馆的良好环境，还不能提升数字化文档管理的质量和效果。

二、企业数字档案馆建设的优化对策

（一）规划统一数字档案馆的建设

在企业数字档案馆中，应进行统一化的建设，将企业中所有的档案信息通过信息技术数字化地归纳整合，以便于工作人员查询档案信息，实现档案资源共享，为各个地区企业的相关人员提供最优质的服务，也给部门员工带来一定的便利。因此，企业应对数字档案馆进行统一规划和建设，即统一管理体系、统一规章制度等[2]。在此基础上，企业还应加强数字档案馆的基础设施建设。具体来说，在这个迅速发展的时代中，数字档案馆满足了企业员工的需求，其具备大量的存储功能，在线人数的容量较大，还可以24 小时为人民服务，以便于工作人员进行申请业务等等，数字档档案馆的建设提高了企业管理档案人员的工作效率，缓解了他们的工作压力。

（二）重视数字档案信息的安全防护

由于企业数字档案馆不局限于时间和场所，可以让员工随时随地的查询相关的档案信息，这为员工提供了很多的便利，有利于提高档案信息管理人员的工作效率。但也正是因为没有一定的限制，致使一些不法分子利用信息技术非法获取数字档案馆中的加密信息，破坏其中的重要文件。因此，企业应重视数字档案信息的安全防护。企业数字档案馆的管理人应提前做好档案信息管理的应对策略，定期邀请专业技术人员进行档案信息的安全维护，即下载病毒查杀软件制定防火墙；自动查找系统漏洞；对访问人员设定权限以及身份辨识；将档案信息进行系统备份，以便于档案信息进行加密传输，防止非法分子盗取和破坏企业档案信息[3]。同时，应利用数字化技术将档案信息权限划分为不同的等级标准，确保企业数字档案馆信息的安全。

（三）加大技术人才的培养力度

当前，在建设企业数字档案馆的过程中存在着很多问题，其中专业技术人员短缺是关键因素。随着信息技术的不断进步，企业数字档案馆的建设需要高素质、高技能的专业人才。但在实际情况中，大部分企业数字档案馆都存在着专业技术人员缺失的问题，不利于企业数字档案馆的可持续发展。要想更好地解决以上问题，应重视培养专业技术人才。其一，可与相关高校建立合作关系，使其根据企业的发展需求培养具备数字档案馆技术开发和管理能力的专业人才。其二，应根据企业人员的实际情况，构建完善的数字档案馆人员评价体系，为相关工作人员提供多种实践学习的机会，使他们掌握大量的档案管理知识和技能。其三，企业数字档案馆负责人应重视人才培养机制建设。定期组织相关工作人员进行各种技术培训和研讨交活动，邀请具备丰富实践经验的专家开展讲座，让员工掌握最新档案信息知识的同时，培养员工的专业水平，使其掌握先进的数字化技术，以便于建设良好的企业数字档案馆。

（四）多途径筹措资金

对于建设企业数字档案馆，首先，国家应基于此加大对企业的资金投入，尤其是地市偏僻且经济不发达的地区，要提出相应的投资政策，推动当地企业数字档案馆的可持续发展。其次，当地的相关部门应将建设企业数字档案馆划分到财政计划中，从多个领域筹措资金，以便于数字档案馆的开展与建设。例如，新干县为了满足信息化时代的需求，推动企业档案信息管理的发展，带动地方经济，根据国家相关部门的“数字档案馆建设指南”，计划利用 3 年的时间，创建档案信息数据库、完善的文件管理系统以及全面的智能信息平台等，对企业数字档案馆进行更新与优化，实现网格化管理的根本目标，从多个领域筹措资金促进档案信息资源的利用和共享[4]。最后，企业应拓宽投资的路径，让一些民间资本参与到数字档案馆的建设当中，如各类基金会、相关企业等，加快企业数字档案室可持续发展的步伐。

三、结束语

总而言之，数字档案馆在企业档案管理中有着极其重要的作用，建设数字档案馆已经成为企业可持续发展的大势所趋。因此，在建设企业数字档案馆的过程中，应对其进行统一化建设，对基础设施进行更新与优化，还要重视数字档案信息的安全防护，避免非法人员盗取和破坏企业档案信息。同时，企业管理人员还应加大数字档案馆技术人员的培养力度，定期组织相关的技术培训，以提高工作人员的专业能力和技术水平，使他们的工作质量和效率有所提升。实现企业数字档案馆的资源共享，能够推动企业的可持续发展。

参考文献：

[1] 白玲玲. 企业数字档案馆(室)建设中存在的问题研究[J].机电兵船档案,2025(1):13-15.

[2] 徐灏.数字经济时代企业电子档案信息安全风险与对策研究[J].兰台内外,2023(20):1-3.

[3] 王洋.企业数字档案馆(室)建设问题与对策[J].北京档案, 2022(2):3.

[4] 喻玲.多源多态电子文件一体化归档——以重庆大学档案馆为例[J].中国档案,2025(1):56-57.