激活档案管理末梢：以基层人员能力强化促整体提升

引言

档案作为各项工作和情况的真实记录，是各种工作的重要依据。基层单位直接面对人民群众，其对基层的档案管理是重要工作。但基层档案管理现状存在诸多问题，制约了档案管理水平的提高。如何解决这些问题，以基层人员能力强化激活档案管理末梢，实现整体提升，成为亟待探讨的课题。

1. 档案管理基层工作的重要性

1.1 档案是工作的真实记录与重要依据

档案是各行业工作的真实记录与重要依据，其价值体现在多个关键方面。它精准呈现了党和国家各项工作的开展情况，以及人民群众各方面的生活状态，是历史进程的忠实见证者。在推动各项事业科学发展中，档案发挥着无可替代的作用。政策制定者可从档案中汲取经验教训，了解过往政策的实施效果与影响，从而制定出更贴合实际、更具前瞻性的政策。对于项目推进而言，档案详细记录了项目从规划到实施的全过程，包括遇到的问题及解决方案，为后续项目提供参考，避免重复错误，提高项目成功率。在解决问题时，档案能提供相关背景信息和历史案例，帮助决策者迅速找到切入点，做出合理决策。档案提供的真实依据不可或缺，保障了各项工作的有序开展和公平公正。档案还是传承文化与知识的重要载体。它将不同时期的工作经验、文化成果留存下来，为后人提供学习与研究的素材。

1.2 基层工作扎实对档案管理各方面的积极作用

基层单位作为公共服务管理的一级机构，与广大人民群众直接接触，掌握着社会民众的具体情况。基层档案管理工作的扎实开展，能够确保档案收集的全面性和准确性。如果基层档案收集者把基础工作做好，做到应归尽归、应收尽收，并及时移交，那么上层管理工作就会顺利很多。扎实的基层工作还能提高档案整理保管的质量，使其更加规范有序，便于后续的查找利用，所以需要激活档案管理的未梢，关键在于提高基层从业人员的综合素质，从而充分发挥档案在工作中的基础性作用。

2. 基层档案管理工作现状问

2.1 领导与资源层面

领导重视不足是基层档案管理面临的首要问题。基层工作繁杂，工作人员往往身兼数职，当重点工作来临时，全员出动，这使得一些基层单位领导忽略了档案工作。工作业务繁杂、部门众多且档案资料内容各异，导致在收集、整理过程中分类不清、整理不及时，整体工作难以顺利开展。人员和经费保障的缺失也严重影响了基层档案管理工作。基层单位工作经费有限，在档案室的管理上，兼职人员多，且档案室的升级换代更新滞后。在大数据时代，档案工作已从纸质模式向电子文档模式转变，有些甚至已实现网络共享，但部分基层单位连电脑都未配备，导致工作效率低下，管理水平简单粗放。

2.2 人员素质层面

人员素质不高是制约基层档案管理工作水平提高的关键因素。部门从业人员与档案专管员对档案的分类不够精准，工作责任感不强，常常导致文件易位、遗漏、缺份、丢失等问题。业务人员对档案的常规化整理意识认知度不高，忽略了档案的现时收集、定期整理和及时移交，随着时间的推移，档案收集变得更加困难。此外，部分工作人员计算机知识未经培训或水平不高，对电子文档的整理存在一定难度。基层单位从业人员档案数字化工作薄弱，档案数字化率为“0”，直接导致档案工作水平下降。同时，基层单位普遍未设置档案管理工作岗位，也未配置专业、高素质的专职人员，在档案管理系统开发和业务培训方面几乎为零，使得整个基层单位档案管理工作进展缓慢。

3. 提升基层档案工作水平的策略

3.1 管理规范层面

档案管理工作需要有明确且可行的规范作为支撑。国家及各省市有关部门已对档案工作提出要求，基层单位应依据《档案法》《云南省档案条例》等法规，结合自身特点制订本单位的档案管理规范。这包括对档案收集、整理、保管、利用等各个环节的详细规定，确保每一项工作都有章可循。同时，要完善各种移交、管理、销毁、登记手册，这些手册是规范执行的具体体现，能让档案管理工作更加严谨。在制订规范和完善手册后，关键在于落实。领导要切实负责档案部门的管理工作，起到带头和监督作用；下属要发挥高度责任感，严格按照规范管好、用好档案，形成上下同心的工作氛围。

3.2 人员能力层面

人员能力是提升基层档案工作水平的核心因素。首先要提升专业技术水平，无论是纸质档案管理还是数字档案化建设，都需要具备一定专业技能的人员。基层单位应引进先进的管理理念，定期开展档案管理工作学习班，让工作人员学习档案规范性文件，掌握最新的档案管理知识和技能。加强职业道德素养同样重要，档案管理工作要求工作人员具备高度的责任感和严谨的工作态度。只有拥有良好的职业道德，才能确保档案的安全和完整，避免出现文件丢失、遗漏等问题。此外，全员业务培训必不可少，档案管理不仅仅是档案专管员的工作，全体基层工作人员都应参与其中，通过培训提高整体的档案管理意识和能力。

3.3 硬件建设层面

硬件设施是档案管理工作的基础保障。基层综合档案室的建设要达到相应级别档案室的要求，配备密集架、档案箱柜、查档用房、温湿度测量仪、碎纸机、监控、卫生用具等硬件设施。这些设施能为档案的保管和利用提供良好的条件，确保档案的质量和安全。然而，基层单位往往面临经费困难的问题。但即便如此，也应克服困难，保障档案室的建设。可以通过合理规划经费、争取上级支持等方式，逐步改善硬件条件，提升档案管理的硬件水平。

3.4 观念与技术层面

在信息大爆炸的时代，基层单位必须转变思想观念，与时俱进。要认识到档案管理工作信息化发展的重要性，主动适应时代的变化。运用新科技建立高效的管理平台是提升档案管理工作效率的关键。通过新的管理平台，能够实现档案的快速检索、共享和利用，提高工作效率，同时确保基础数据的准确性。

4. 强化基层人员能力对档案管理整体提升的意义

4.1 提高档案管理工作效率

强化基层人员能力可以让工作人员更加熟练地掌握档案管理的流程和技能，减少工作中的失误和延误。专业的技能和良好的工作态度能够使档案的收集、整理、保管和利用更加高效，避免因人员能力不足导致的工作拖沓和混乱。通过高效的工作流程，能够在更短的时间内完成更多的档案管理任务，提高整体工作效率。

4.2 确保基础数据准确，发挥档案利用作用

基层人员能力的提升有助于确保档案基础数据的准确性。具备专业知识和技能的工作人员能够更加准确地对档案进行分类、录入和整理，避免数据错误和遗漏。准确的基础数据是档案发挥作用的前提，只有数据准确可靠，才能为各项工作提供有效的参考依据。通过强化基层人员能力，能够充分发挥档案的利用价值，为决策制定、问题解决等提供有力支持，实现档案管理的整体提升。

结语

基层档案管理对整体档案管理至关重要。通过规范管理标准、提升人员素质、加强硬件建设、运用新科技等方式强化基层人员能力，能有效解决现存问题。强化基层人员能力是激活档案管理末梢的关键，可推动档案管理工作在效率、准确性和利用价值等方面取得显著提升，从而实现档案管理整体水平的飞跃。

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