流动人员档案管理机制创新研究

引言

随着经济快速发展、城市化进程的快速推进，我国的人口流动规模也日益庞大。巨大的流动人口队伍成为我国经济社会发展的重要推动力量，同时也对流动人员的档案管理提出了更加严苛的要求。当前传统流动人员档案管理模式存在的主要问题是档案信息分散、档案管理工作效率低下、档案管理方式落后等，这些都已不能满足新时期经济社会发展的需求。因此，创新流动人员档案管理模式势在必行。

1 流动人员档案管理机制创新作用

1.1 保障流动人员合法权益

对于流动人员而言，无论是就业、社保，还是职称评定等方面，都至关重要。如果缺乏相应的档案，就无法体现出真实情况，很可能造成结果不理想的情况发生，而利用信息化手段能够改善这一状况。如前文所述，以往存在一些单位为流动人员出具的原档案并不完全准确可靠，在现今互联网+时代运用信息化手段把所有分散的各种单位构成的档案统一收集整合在一起，能保障档案信息的完整性与真实性[1]。

1.2 提升档案管理工作效率

与以往传统的人工操作、独立运行的管理系统不同，在以前的档案管理工作中，其工作效率会受限制。通过创新档案管理机制，采用先进的信息化技术，转变原有的档案管理方式，推动流程进行改革，可实现档案管理工作的自动化、规范化。使用档案数字化处理、线上业务办理等功能，可大大节省了业务办理时间，提高了档案信息的检索速度。

1.3 促进社会治理与发展

精准、完整的流动人员档案信息，是政府决策的重要信息支撑；创新流动人员档案管理机制，有利于全面归集、深度分析流动人员数据，为政府做好就业工作、科学合理配置公共服务资源提供参考依据；利用大数据分析流动人员就业情况，政府就能有针对性地开展职业培训、就业指导等工作 。

2 流动人员档案管理机制创新方法分析

2.1 构建信息化管理平台

第一，积极实施档案的全面数字化。关联管理部门需加强对于相关经费和相关技术支持，开展现存的档案的扫描工作以及进行档案信息识别之后存入计算机，转化成计算机文件，建立规范化的档案数据库。使用 OCR 的方式可以将档案中的文字信息转换为可编辑的文字信息，更加方便地进行档案内容查找和使用。新来的档案必须实时地录入电子档案数据库系统，保证档案的相关信息最新[2]。

第二，加快全国统一监管平台建设步伐。地区之间要打破本位主义的思想，摒弃只顾自己眼前的用地需求，把本地现有档案信息系统相互隔离，而应积极整合各地档案信息系统，消除信息孤岛，使跨地域、跨部门之间的档案信息顺畅流通。建立起来的国家统一管理平台需要具备档案信息收集、存储、查询、统计等功能，并且要与公安、社保等关联单位的系统打通对接，够实现联网互查，为百姓和档案管理部门提供方便、快捷的服务。

第三，加强人工智能技术的引人程度。结合大数据技术对流动人员档案的数据进行分析，挖掘和整理流动人员档案里有用的就业规律、流动趋势等数据，为政府部门出台有关政策提供可靠的参考。同时利用人工智能实现档案检索、分类及异常预警等功能，提升档案管理工作智能化程度。

2.2 优化档案管理流程

第一，大力减少业务办理的环节。档案管理部门应加强档案接收、转递、利用等各业务环节的归类整理工作，取消不必要的冗余、烦琐的程序，推行“一站式”服务模式，将多个业务合并在一个窗口一次来完结，做到“一窗受理、内部流转、限时办结”，如在档案接收环节，就能通过避免让群众在不同科室之间来回跑，提升工作效率[3]。

第二，制定完善标准的工作方法和流程。建立一整套包括档案分类、整理、装订、存贮等档案管理工作流程方面的规定及各项具体操作规范和质量标准，并做好相关人员培训工作，使档案管理人员严格按照相关标准规范要求做好档案管理工作；建立健全档案质量检查和考核制度，及时开展档案质量检查考核工作，促进档案管理的规范化运行。

第三，切实加强档案安全管理工作。进一步健全档案安全管理制度，为档案库房配置相应的防火、防潮、防盗、防虫设施和设备；加强电子档案的管理力度，对电子档案的存储实行双套制或多套制，并为电子档案加密，防止电子档案资料外泄或丢失；定时对档案管理系统开展安全检查及维护，修补档案管理系统的漏洞，保证档案信息的安全性。

2.3 完善档案服务体系

第一，继续增加服务项目的种类。在除了做好档案保管、转递等基础性工作以外，档案管理部门应当拓宽服务内容。一是开展职业规划咨询，根据流动人员档案信息以及社会需求情况，提供相关的专业性的职业发展建议；二是将收集来的相关招聘岗位信息集合，形成就业平台为流动人员就业搭桥铺路；三是简化办理档案证明事项的相关手续，方便流动人员办理户口迁入、购房等。

第二，保持创新的方式方法。依托互联网、移动终端技术，通过打造档案服务 APP、微信公众号等线上平台，提供档案信息在线查询、业务预约、业务办理等服务，同时开展“上门服务”“延时服务”等活动，为行动不便的群众提供个性化服务，根据不同对象需求进行服务。

第三，加强服务质量监督及反馈机制。健全完善服务监督机制，在各场所设投诉电话、意见箱等，面向广大流动人口，收集意见建议；定期开展客户满意度调查活动，及时处理流动人员来信来访反映的问题，并针对流动人员投诉建议的情况及时改进服务项目和服务流程，不断提高服务质量。

2.4 加强人才队伍建设

第一，力求广招专业复合型人才。加强对档案学、信息管理等专业的招引力度，并积极吸引计算机、大数据等方面的专业人才，充实档案管理团队。通过实施健全完善的人才激励机制，吸引优秀人才来从事流动人员档案管理工作，保证该项工作发展所需力量。

第二，做好所有业务方面的培训工作。定期安排档案管理人员参与业务培训，学习有关档案管理方面的理论知识和信息化技术以及相关的法律法规。运用各种方式（如邀请专家讲授、通过分析经典案例或者直接将大家送上工作岗位进行实践操作等）培训档案人员，使他们更新知识结构，提高业务能力以及创新思维。

第三，努力营造良好的创新工作环境。鼓励档案管理人员大胆创新，开拓档案管理的新思路、新方法、新模式，并对提出合理化创新方案且有一定实践价值的人或集体予以奖励；开展各类创新竞赛、学术交流活动，调动广大档案人员的创新热情，活跃档案工作氛围，提升档案管理质量。

3 结语

综上所述，流动人员档案管理机制创新是时代发展的客观要求。因此，在工作中需充分运用创新的管理方式推进流动人员档案管理机制的创新，解决实际工作当中存在的问题，切实提高档案管理工作的规范化、科学化和服务化的水平，提供更优质高效的档案服务，以更好地服务社会的稳定和发展。

参考文献：

[1]柏雪.流动人员人事档案数字化管理探析[J].办公室业务,2022,(17):150-152.

[2]杨慧茹.流动人员人事档案管理与数字化建设研究[J].兰台内外,2024,(27):38-40

[3] 康晓玲. 创新流动人员人事档案管理服务模式的思考[J]. 四川劳动保障,2024,(10):35-36.