基层事业单位档案管理现代化实现路径探索

一、引言

目前来看，包括在内的基层事业单位高度重视档案管理工作，并强调推进档案管理现代化。在“档案筑梦现代化 躬身力行兰台人”的时代召唤下，在现阶段进行了较多尝试，每位档案人都倾心付出和默默坚守，积累了推进档案管理现代化的较多成熟经验做法。毋庸置疑，基层事业单位档案管理现代化实现具有复杂性与长期性的特点，为取得档案管理现代化的理想效果，关键在于对档案管理现代化实现路径进行优化与创新。

二、基层事业单位档案管理现代化的重要性

基层事业单位的壮大发展中，档案是文化事业的重要组成部分，能够对文化建设、科技建设、人才培养、教育发展等进行真实记录，可以作为重要凭证和依据。为实现更好的发展，基层事业单位不轻视或忽视档案管理现代化，大力推进档案管理现代化是应有之义。

于而言，充分意识到档案是助推自身获得不断发展和创新的珍贵史料，通过推动与实现档案管理现代化，可以有助于发挥出档案的有力支撑作用和坚实保障作用。还有重要一点，即通过推动档案管理现代化，能够使档案管理工作规范化，确保档案案卷的真实、规范、完整，对于提高档案归档质量大有裨益，便于基层事业单位后续进行档案的利用，还可以为未来进行数字档案建设提供良好的档案资源[1]。在档案管理现代化中，声像档案、科技档案、实物档案、电子档案的归档立卷工作可以得到有效开展，同时运用各种信息技术和数字技术，有助于进一步形成规范化的档案管理模式。目前来看，档案管理现代化已经是反映与衡量基层事业单位发展水平的关键条件之一，也因此使基层事业单位越来越注重档案管理现代化的规划与实践。

三、基层事业单位档案管理现代化实现路径

（一）注重人工智能技术的运用

以人工智能技术为例，现阶段的档案管理现代化中非常有必要运用人工智能技术，可以着重将人工智能技术运用于三大领域，即档案数据化工作领域、档案分类工作领域、档案划控工作领域，有助于档案管理的转型与实现现代化。

在档案数据化工作领域，通过运用人工智能技术，可以促进档案数据化，即声像档案、图像档案中的内容可以被识别为计算机可进行编辑、处理、分析、检索的信息，在此基础上可以运用 OCR（光学字符识别）技术，可以将纸质档案中的文字有效转换为黑白点阵的图像文件。在转换图像中的文字时，可以运用各种识别软件，使图像中的文字被转换为文本格式，在此基础上通过文字处理软件可进行所需要的编辑加工。目前来看，OCR 技术与人工智能技术中的自然语言理解技术有效结合，可以更好地对档案中的手写体内容、表格图像、CAD 进行识别，还可以对录入文本进行全自动著录，基于文本形成新的信息检索模型。在档案分类工作领域，当前可以在档案管理现代化中运用人工智能技术与核心算法，在人工智能技术的支持下，工作人员可以更为方便地开展档案的归档分类工作。以当前所建设的智能语义检索系统为例，可以直接用户通过多种方式进行智能查询，比如自定义组合条件、自然语言，在进行不基于关键词的检索中，可以运用短语识别手段、分词技术、处理同义词手段，如此可以确保快速定位目标文件。比如当基层事业单位在中国共产党成立 100 周年时为了精准筛选与中国共产党相关的信息时，可以利用智能语义检索系统，工作人员只需要输入检索指令，便可快速地筛选出有关于中国共产党的文字、表格、历史图片、影像等有效信息，并可以根据需求形成专题数据库。在档案划控工作领域，主要是涉及到档案划控鉴定和开放，具有很强的政治性和政策性，所以应该严格按照既定的档案程序进行，有选择性地将档案向社会开放，促进档案信息资源的进一步共享。开展档案划控鉴定工作，可以考虑运用基于人工智能技术的语义智能审查技术，有效地对档案信息进行审查、划控、审核、审批，并因此及时筛选出不符合审查规则的档案信息，这一过程中语义分析技术与语义智能审查系统都可以发挥重要作用。

（二）注重专业人才队伍的培养

基层事业单位在档案管理现代化中不仅要发挥好技术方面的优势，还要注重发挥人才优势，关键是培养档案管理现代化所需要的专业人才队伍。是坚持以“筑梦现代化 奋斗兰台人”为主题，全过程进行专业人才队伍的培养，并引导每位档案人都可以倾心付出、默默坚守，对助推档案管理现代化意义重大。

在专业人才队伍的培养过程中，基层事业单位应该有三个方面的实践及思考。第一，对档案管理现代化实现中的人才需求进行综合分析，针对性制定出专业人才队伍培养计划，坚持理论教育与实践操作的结合，比如可以组织工作人员进行档案材料的整理、鉴定及共享，确保高质量完成档案的整理工作，积累工作经验。第二，档案管理现代化中要强调工匠精神的践行，并树立起榜样，在榜样的引导下，确保工作人员可以主动学习档案管理理念和技术要求，并能够在档案管理现代化中养成严谨、细致的工作态度。第三，在推进档案管理现代化的过程中，基层事业单位要强调“新老传承”或“以老带新”，促进档案管理现代化的传承与发展，培养一批批新的档案员，尽快适应档案管理现代化工作[2]。总之，基层事业单位在档案管理现代化中要持续培养专业人才队伍，引导档案员全身心投入档案管理现代化工作，并可以因此扎根在基层、成长在基层、奉献在基层。

（三）健全档案管理现代化制度

在推进档案管理现代化的整个过程中，基层事业单位必须注重档案管理现代化制度的建立健全，从而发挥好制度优势。在健全档案管理现代化制度时，尤其是需要关注责任人制度、监督制度与奖惩制度，确保各项制度可以为档案管理现代化提供坚实保障。通过持续健全档案管理现代化制度，有助于促进档案管理现代化的真实性、完整性、制度性，并能够培养出一大批专业能力过硬的岗位骨干。

在进一步健全责任人制度时，关键之处是对档案管理现代化的职责进行细化分解，并落实具体的档案员身上，避免后续的档案管理现代化工作中存在“无人管”或“多人管”的问题。在进一步健全监督制度时，强调基层事业单位积极对档案管理现代化工作进行检查与监督，在此过程中发现所存在的尖锐问题与科学经验，并且强调内部监督与外部监督。在进一步健全奖惩制度时，基层事业单位要注重奖惩措施的落实，既肯定与讴歌基层档案管理的艰辛，也必须强调档案管理现代化的严肃性与权威性，对于工作不认真、档案管理现代化出现重大失误的档案员进行惩罚，以求督促每位档案员全身心助推档案管理现代化的实现。

四、结束语

综上所述，推进档案管理现代化已经是基层事业单位的一大共识，扎实推进档案管理现代化，积累的成熟经验做法值得推广。档案管理现代化的实现具有很强的复杂性与长期性，基层事业单位在后续依然要进一步丰富推进档案管理现代化的途径，尤其是应该进一步将人工智能技术、数字化技术运用于档案管理现代化之中。

参考文献

[1]刘楠.事业单位档案管理现代化实践探索[J].黑龙江档案,2022(05):53-55.

[2]王英杰.略谈事业单位档案管理模式的创新[J].黑龙江档案,2021(04):376-377.