事业单位档案数字化转型的挑战与对策

引言

长期以来，事业单位依赖传统的纸质档案管理模式，依靠物理存储和手工操作的方式，已经很难适应大数据发展及数字化转型的形势需要。因此，实现档案管理数字化无疑是适应新时代要求的必然选择。近年来，国家档案局出台多项法规规范和标准文件，积极推动档案数字化发展。在政策引领与技术进步的双重驱动下，事业单位档案管理逐步向数字化、智能化迈进。

1 事业单位档案数字化转型面临的主要挑战

1.1 技术层面的挑战

事业单位在档案数字化转型过程中首先面临技术层面的多重挑战。许多单位现有的信息系统基础设施相对落后，硬件设备老化，难以支撑大规模的数字化处理需求。档案数字化需要专业的扫描、存储和处理技术，而部分事业单位缺乏相应的技术储备和实施方案。不同时期建设的业务系统之间往往存在兼容性问题，数据标准和格式不统一，导致档案数据难以有效整合和共享。此外，随着数据量的急剧增加，如何确保数字化档案的长期可读性和可访问性也成为技术上面临的重要课题。

1.2 信息化基础设施不完善

我国事业单位在档案数字化转型过程中，因为缺少相应的基础设施建设，信息化基础设施不完善，从而导致档案数字化工作开展存在诸多困难。例如，档案管理人员需要通过计算机来进行档案的收集与整理，在使用计算机进行档案整理时，就需要有相应的计算机网络系统来支持。由于缺乏完善的数字化系统，导致档案数字化工作开展存在很大的风险，比如一些事业单位没有建立完善的档案管理信息系统、档案管理制度和奖惩机制等，在开展档案数字化工作时没有相应的规章制度来进行约束与规范，阻碍了事业单位实现档案数字化转型工作的开展。

1.3 安全管理问题

事业单位在推进人事档案管理数字化转型过程中面临着信息安全风险不断增加的挑战，这种安全管理问题已成为制约数字化建设的重要瓶颈。首先，事业单位在档案信息的存储、传输和使用过程中存在较大的安全隐患，特别是在网络环境下，档案信息面临着被非法访问、窃取或篡改的风险，这种安全威胁直接影响着档案信息的可靠性和真实性。其次，事业单位在建设数字化管理系统时往往因为安全意识不足或技术能力有限，而在系统设计和安全防护方面存在诸多漏洞，这些安全隐患可能导致档案信息泄露或损失。

2 推进事业单位档案数字化转型的对策建议

2.1 技术嵌入，提高数据治理能力

（1）强化平台化建设，构建一体化档案管理体系。首先，建立档案管理协同平台。由事业单位的信息化部门牵头，开发或采购符合档案管理需求的综合性管理平台。平台需具备档案采集、存储、分类、查询、利用等多功能模块，支持单位多部门协同操作。通过统一的技术接口和数据对接标准，实现档案管理平台与行政、人事、财务等业务系统的深度融合，打通档案数据的横向互通渠道。其次，推进分级管理。基于事业单位档案管理的业务特点，平台应支持分级管理与权限分配。各部门可以在统一的系统框架下，基于权限范围对相关档案进行自主管理，同时确保单位整体档案数据的集中化和规范化。最后，完善档案利用服务功能。平台建设需以提升档案利用效率为目标，强化档案查询与服务功能。通过优化关键词检索、条件筛选等功能，使用户可以快速、精准地获取所需档案。对于高频使用的档案，可以在平台中设置便捷调用功能，实现档案资源的高效调取与利用。（2）推动数据标准化管理，提高档案数据质量。一方面，结合国家档案管理法规和事业单位的实际需求，制定统一的档案数据标准，包括档案分类规则、命名规范、存储格式等。特别是在数据录入阶段，要加强审核和校验，避免因录入错误导致的数据混乱。另一方面，开展档案数据清洗与整合。针对存量档案数据开展全面清理工作。通过技术手段对重复、错误、不完整的数据进行清洗和修正，对不同格式的档案数据进行转换和整合，确保存量数据满足数字化管理要求。

首先，事业单位需要建立完善的档案管理制度和规章制度。这些制度应当包括档案管理的基本原则、组织架构、职责分工、工作流程、权限管理和安全保障等内容，明确各个环节的责任和义务，规范档案管理工作的开展。例如，制定档案管理手册、规范档案管理流程，明确各部门的档案管理职责和操作规范，提高档案管理工作的规范性和统一性。其次，事业单位需要建立数字化档案管理系统，并不断完善和优化系统功能。数字化档案管理系统是数字化档案管理的核心工具，应当具备便捷的存储、检索、分享和安全等功能，以满足不同部门和人员的需求。例如，系统应当支持多种文件格式的存储和检索、权限控制、版本管理和数据备份等功能，保障档案信息的安全性和完整性，提高档案管理工作的效率和质量。

2.3 建立健全安全保障体系

事业单位必须高度重视数字化档案的安全保障工作，构建全方位、多层次的安全防护体系。技术上，应采用先进的加密技术、访问控制机制和备份恢复方案，确保数据安全和系统稳定运行。管理上，要制定严格的数据管理制度和操作规范，明确各级人员的权限和责任。定期开展安全风险评估和应急演练，提高应对安全事件的能力。特别要加强对敏感档案数据的保护，建立分级分类管理制度，在促进档案利用的同时有效防范隐私泄露风险。

2.4 资源统筹赋能，夯实转型硬支撑

在新时代事业单位档案管理数字化转型进程中，资源统筹赋能是夯实转型硬支撑的关键举措。资金方面，事业单位应拓宽经费来源渠道，积极争取财政专项拨款，为购置先进的数字化设备，如高速扫描仪、大容量服务器等提供资金保障；同时，探索与企业合作，引入社会资本，共同推进档案数字化项目建设。技术上，加大对数字化技术研发的投入，鼓励内部技术团队与外部科研机构合作，攻克档案管理中的技术难题，如优化档案检索算法、提升数据存储安全性。

结语

综上所述，事业单位档案数字化转型是一项长期而复杂的系统工程，需要克服技术、资金、人才、安全等多方面的挑战。通过制定科学规划、保障资金投入、加强人才建设、完善安全体系等对策，稳步推进档案数字化进程，实现档案管理模式的创新升级。数字化转型不仅是技术层面的革新，更是管理理念和服务模式的深刻变革。事业单位应以档案数字化转型为契机，全面提升信息化管理水平，更好地保存历史记录，服务现实需求，为经济社会发展提供有力的信息支撑。未来，随着新技术的不断涌现和应用场景的持续拓展，档案数字化转型将为事业单位带来更多可能性，值得持续关注和深入探索。

参考文献：

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