探究事业单位档案管理的规范化路径

摘要：本文探讨事业单位档案管理规范化路径，分析当前档案管理存在的问题，如管理意识淡薄、制度不完善、信息化程度低等，从强化意识、完善制度、提升信息化水平、加强队伍建设及优化资源利用等方面提出规范化路径，以提升事业单位档案管理水平。

关键词：事业单位；档案管理；规范化路径

一、引言

事业单位作为我国公共服务的重要承载主体，其档案管理工作对于单位的日常运营、历史记录留存以及未来发展规划都具有至关重要的意义。规范化的档案管理能够确保事业单位各项工作的有序开展，为决策提供有力的数据支持和历史借鉴。然而，当前部分事业单位在档案管理方面仍存在诸多问题，严重制约了档案管理效能的发挥。因此，深入探究事业单位档案管理的规范化路径迫在眉睫。

二、事业单位档案管理存在的问题

（一）管理意识淡薄

部分事业单位领导对档案管理工作重视程度不足，将主要精力集中于业务工作，忽视档案管理在单位整体发展中的重要性。这种观念导致档案管理工作在人员配备、资金投入等方面得不到应有的支持，档案管理人员也缺乏工作积极性和主动性，使得档案管理工作处于边缘化状态。

（二）管理制度不完善

许多事业单位档案管理制度存在漏洞，缺乏明确的档案收集、整理、保管、利用等操作流程和标准。例如，在档案收集环节，没有明确规定各部门应移交档案的范围和时间，导致部分重要档案资料缺失或归档不及时；在档案保管方面，对于档案保管的环境条件、安全措施等缺乏详细规定，影响档案的长期保存。

（三）信息化程度低

随着信息技术的飞速发展，档案管理信息化已成为必然趋势。但部分事业单位在档案信息化建设方面进展缓慢，仍停留在传统的纸质档案管理模式。一方面，缺乏档案管理信息化所需的硬件设备和软件系统，无法实现档案的数字化存储和检索；另一方面，档案管理人员信息技术应用能力不足，不能有效利用信息化手段提升档案管理效率。

（四）人员专业素质不高

档案管理工作需要具备专业知识和技能的人员来开展。然而，部分事业单位档案管理人员专业背景复杂，缺乏档案学专业知识和系统培训。在实际工作中，他们对档案管理的标准规范掌握不熟练，难以高质量完成档案管理的各项任务，影响档案管理工作的规范化水平。

（五）档案资源利用不足

事业单位积累了大量的档案资源，但在开发利用方面存在不足。一方面，档案利用方式单一，主要以被动查阅为主，缺乏对档案资源的深度挖掘和主动推送服务；另一方面，档案资源与单位业务工作结合不紧密，未能充分发挥档案在单位决策、业务指导等方面的作用，造成档案资源的浪费。

三、事业单位档案管理规范化路径

（一）强化档案管理意识

1.领导重视与支持

事业单位领导应充分认识档案管理工作的重要性，将其纳入单位整体发展规划和年度工作计划。定期听取档案管理工作汇报，研究解决档案管理工作中存在的问题，在人员配备、资金投入、设备更新等方面给予大力支持，为档案管理规范化创造良好的条件。

2.全员培训与宣传

开展档案管理知识培训，提高全体职工的档案意识。培训内容不仅要包括档案管理的基本知识和技能，还要强调档案工作对单位发展的重要意义。同时，通过内部宣传栏、单位网站、微信公众号等多种渠道，宣传档案管理工作的政策法规和工作动态，营造全员参与档案管理的良好氛围。

（二）完善档案管理制度

1.构建全面制度体系

结合事业单位实际情况，制定涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节的详细管理制度。明确各部门在档案管理工作中的职责和分工，确保档案管理工作有章可循。例如，制定《档案收集制度》，规定各部门应在规定时间内将本部门形成的具有保存价值的文件材料移交档案管理部门；制定《档案鉴定销毁制度》，明确档案鉴定的标准和程序，确保无保存价值的档案得到及时销毁。

2.严格制度执行与监督

加强对档案管理制度执行情况的监督检查，建立定期检查和不定期抽查相结合的监督机制。对违反档案管理制度的行为，要严肃追究相关人员的责任，确保制度的严肃性和权威性。同时，根据实际工作中发现的问题，及时对制度进行修订和完善，使制度不断适应档案管理工作的发展需要。

（三）提升档案管理信息化水平

1.加强信息化基础设施建设

加大对档案管理信息化硬件设备和软件系统的投入，配备高性能的计算机、扫描仪、打印机、存储设备等硬件设施，选择适合本单位的档案管理软件，实现档案的数字化录入、存储、检索和利用。同时，要建立完善的网络安全防护体系，确保档案信息的安全。

2.推进档案数字化加工

加快对传统纸质档案的数字化转换工作，按照一定的标准和规范，将纸质档案扫描成电子文件，并进行分类、著录、编目等处理，建立数字化档案资源库。在数字化加工过程中，要注重保证档案信息的完整性和准确性，确保数字化档案能够真实反映原始档案的内容。

3.拓展信息化服务功能

利用信息化手段，拓展档案服务功能。开发档案信息查询平台，实现档案信息的在线查询和利用；建立档案信息推送机制，根据用户需求，主动推送相关档案信息；开展档案信息资源的深度挖掘和分析，为单位决策提供数据支持。

（四）加强档案管理队伍建设

1.优化人员结构

根据档案管理工作的实际需要，合理配备档案管理人员，注重选拔具有档案学专业背景或相关工作经验的人员充实到档案管理队伍中。同时，要保持档案管理人员队伍的相对稳定，避免频繁更换人员对档案管理工作造成不利影响。

2.加强业务培训

定期组织档案管理人员参加业务培训和学术交流活动，不断更新知识结构，提高业务水平。培训内容应包括档案管理的最新理论和技术、信息化应用技能、相关法律法规等。鼓励档案管理人员参加档案专业技术职称评定，激发他们的学习积极性和工作热情。

（五）优化档案资源利用

1.创新利用方式

改变传统的被动查阅利用方式，采用多样化的服务手段。例如，开展档案展览、专题编研等活动，将档案资源以更加生动、直观的形式展示给用户；利用社交媒体平台，发布档案信息和研究成果，拓宽档案利用渠道。

2.加强与业务融合

深入了解单位业务工作需求，将档案资源与业务工作紧密结合。通过对档案资源的分析和研究，为业务工作提供历史经验和数据支持，使档案管理工作更好地服务于单位的中心工作。例如，在制定单位发展规划时，参考历年档案资料，分析单位发展历程和现状，为规划的科学性和合理性提供依据。

四、结论

事业单位档案管理规范化是一项长期而系统的工程，对于提升事业单位管理水平、服务社会发展具有重要意义。尽管当前事业单位档案管理存在诸多问题，但通过强化管理意识、完善管理制度、提升信息化水平、加强队伍建设以及优化资源利用等多方面的努力，能够有效解决现存问题，实现档案管理的规范化、科学化、现代化。在未来的发展中，随着信息技术的不断进步和事业单位改革的深入推进，事业单位档案管理工作应不断适应新形势，持续探索创新，为事业单位的高质量发展提供坚实的档案保障。

参考文献

[1]张月竹.简析事业单位文书档案规范化管理的创新路径[J].黑龙江档案，2024，（04）：37-39.

[2]金岚.新时期事业单位文书档案的规范化管理与开发利用路径[J].办公室业务，2024，（12）：27-29.

[3]冯天.事业单位档案管理工作规范化标准化的实现路径[J].黑龙江档案，2023，（04）：45-47.