事业单位人事档案数字化转型过程中的质量控制策略

人事档案是档案管理工作的核心内容，事业单位人事档案不仅是个人信息的精准记录和保存，更是单位人才战略实施、组织效能提升的关键所在。在过去的人事档案管理工作中，档案信息主要以纸质管理为主，不仅占用了大量的空间，管理成本高，且在信息检索、资源共享和利用方面存在着诸多的不便。伴随信息技术的飞速发展，数字化转型已经成为了事业单位人事档案管理改革和创新的重要方向，推动事业单位数字化转型涉及理念、技术等多方面的内容，为此需要严格落实质量控制策略，确保档案管理数字化转型的顺利实施。

一、事业单位人事档案管理数字化转型的必然性

随着信息技术的飞速发展和广泛的渗透，信息搜集、档案信息处理、存储以及管理标准变得越来越严格，而数字化浪潮和人工智能技术的成熟为人事档案管理工作带来了前所未有的发展机遇。为了更好的适应信息化社会背景下的事业单位人事档案管理的发展趋势，越来越多的单位正在积极推进档案数字化管理改革，通过数字化技术改革，不仅能提高工作效率、缩减档案管理成本、降低档案信息错误，还能增强档案数据和信息的安全性，为员工的个人隐私提供了安全保障。特别是近几年，在《个人信息保护法》等相关法律法规的实施，借助信息化手段重塑人事档案管理流程、优化档案管理模式，进而实现对事业单位员工信息的科学化、精细化、系统化和安全化管理，为事业单位人才管理决策提供更加精准的数据支持，因此事业单位人事档案管理数字化转型不仅是其内部管理的迫切需要，是顺应数字经济、时代发展的必然趋势，更是全面提升人事档案运营效能的关键举措。

二、事业单位人事档案管理现状分析

1、档案信息化重视不够

随着科学级数的飞速发展，信息技术、计算机技术、物联网技术在社会各行业得到了普及，档案管理工作开始朝着网络化、系统化、数字化方向转型，使得原本以纸质媒介为主的档案模式正在发生着前所未有的转变，以软件管理为核心的档案模式正在潜移默化的改变着档案管理方式，确保了人事档案信息管理的可靠性、高效性。但是因为不少事业单位对人事档案管理工作缺乏系统性、深入性的了解，将人事档案管理工作重点主要集中在如何提高核心业务的业绩方向，不重视档案管理硬件设施的投入，造成档案信息收集不及时、管理混乱，最终影响到档案管理工作效率。

2、档案管理规范性不足

人事档案作为事业单位日常管理工作的重点所在，其应用通常都涉及到干部任用、工作调动、人员培训、人事管理等方面，如果人事档案出现了造假、修改等现象，必然会给单位发展和人事管理带来负面影响。比如事业单位人事档案管理工作中 “三龄、两历、一身份”的信息很重要，但信息存在不准确或者造假情况。在过去，因为纸质档案的原因，造成这方面的信息经常被篡改和调整，甚至一度出现违反国家相关条例和规定的情况，对人事组织工作的开展带来很大的负面影响。因此，需要强化人事档案管理规范，避免出现档案信息被篡改和修改的现象，通过分析发现，如果将责任全部归咎于档案管理人员也是不合理的，还有一些原因是档案管理规范性机制缺失，给一些别有用心之人提供了可乘之机，进而造成档案管理不规范。

3、档案数字化转型不合理

事业单位人事档案管理数字化转型工作本身是一个庞大、复杂的过程，很难在短期内完成相关管理工作。目前，虽然国家相关部门对档案数字化转型提供了便捷，但不少单位的人事档案数字化建设工作仍然进度缓慢，甚至是未能配备专业化的设备设施，仍然使用传统守旧的方式方法管理人事档案，这种情况的出现也说明该地区对事业单位人事档案管理工作缺乏足够的资金和人力支持，想要实现数字化转型十分吃力，加上日常工作量较大，管理资料众多，严重影响了档案管理工作效率。

三、人事档案数字化转型质量控制策略

1、增强档案管理人员综合素质

首先，数字化档案管理意识主要指的是档案管理工作数字化转型过程中对其优势和作用有足够的认识，将档案管理工作作为人事管理的重要目标。事业单位可以通过加强宣传教育组织培训和知识普及等方式，有效增强相关人员的档案管理意识和工作水平。只有当事业单位全体人员都充分认识到数字化档案管理对于提高工作效率保护档案安全和促进信息共享的重要作用，才能积极推动档案数字化转型顺利实施。

其次，提高主动学习的能力。在开展事业单位人事档案管理工作过程中，不仅需要具备较强的工作责任心，还需要主动学习、掌握档案编辑与保护学、档案学以及中外档案管理等多方面知识，主动提高学习能力，拓宽自身的知识面，扩大视野，让档案管理人员具备学习新知识、新技术的能力，及时了解数字化档案管理的最新发展，最终能够提高自身的综合分析能力与文字驾驭能力。

最后，主动掌握先进的管理技术与方法。档案管理人员需要主动掌握先进的管理技术与方法，争取成为既熟悉档案管理业务又懂得计算机管理技术的全面性、复合型人才，不断提高对计算机的操作能力，学会数字化档案管理系统的操作和应用以及掌握数据分析和挖掘等相关技能。

2、强化管理制度

强档案管理制度，利用现代科技提升管理水平是关键。应全程管理档案推进数字化改造，平行管理纸质与数字文件，提高管理效率。在完善体系中，需明确信息化管理与数字政府、服务平台建设的联系，完善检索、查阅、审批制度，促进机构统筹配合。构建责任、安全、评价、激励、培训体系，明确责任主体、承担方式和追究制度，确保数字化管理规范、高效。这有助于提升领导事业单位人事档案的管理效率，满足新形势下的迫切需求。

3、强化信息技术的应用

在事业单位人事档案管理中运用现代信息科技，需更新管理设备，加强数字档案馆、数据分析平台等设施建设，构建科学管理平台。管理者应确保资金保障，纳入财政计划，并鼓励更多参与以提供更多资金支持。利用5G、大数据、超高清、VR、人工智能等技术，推进档案数字化和平台体系化，实现跨层次、跨部门资源共享。通过网络平台，加强档案监督、管理和安全防控，提高管理安全性。此举旨在推动事业单位人事档案管理向系统化、信息化和智能化方向发展，提升管理效率。

四、结束语

总之，事业单位人事档案管理工作是一项系统、复杂的工作，其数字化转型已成为社会发展中不可逆的趋势，需要将更多的新兴技术应用在其中，进而确保确保档案管理工作具备更高的效率，保证档案的完整性，为后期事业单位人事调动、人力资源配置提供完善的依据，为事业单位长期、稳定和持续发展打下扎实的基础。

参考文献

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