医院档案管理数字化转型的实践途径探究

引 言：

当代社会人们看病就医的体验要求逐步提高，传统档案管理方式已难以满足医联体数据共享等新需求。当前的医疗档案管理仍普遍面临纸质载体占比超半导致存储空间持续告急、传统人工检索模式下单份病历平均调取耗时严重、跨院区数据共享率不足，形成严重信息壁垒等现实困境的背景下，推进档案数字化转型已成为破解存储物理空间极限与医疗服务效率天花板的关键突破口，更是实现电子病历跨机构实时调阅以支撑分级诊疗制度落地、构建智慧医院全场景数据中台的必然路径。

一、文书档案数字化转型实践途径

（一）嵌入办公流程实现前端控制

文书档案数字化转型的首要实践途径在于将其生成与管理深度嵌入医院办公自动化（OA）系统流程，通过预设收发文规则、元数据自动捕获机制及结构化表单规范，确保电子公文自生成伊始即具备档案属性，实现前端控制以固化其真实性、完整性、可用性与安全性（四性）；实施过程中需建立异构系统间数据交换接口，使 OA 系统产生的电子公文及其审批流转记录能够实时、无损地同步至信息化管理系统进行预归档，避免后期补录造成的信息失真与管理成本。

（二）传统载体数字化与规范化管理

针对历史积累的海量纸质文书档案，制定并执行科学的数字化方案构成另一关键实践途径，方案需明确数字化范围优先级（如永久 / 长期保存档案、高利用率档案优先）、技术参数（分辨率、色彩深度符合 DA/T 31 要求）、质量控制流程（包括扫描清晰度校验、图像纠偏去污、文件完整性校验及精确 OCR 文本识别）；数字化成果需封装为符合长期保存格式（如 PDF/A）的电子文件包，并通过密码学哈希算法生成唯一性数字指纹绑定关键元数据（形成时间、责任人、数字化标准）后导入 EAMS，实现与原纸质档案目录的智能关联与一体化管理，确保数字化成果在法律与业务层面均具备与传统载体档案同等效力。

（三）电子档案效力保障与利用服务

文书档案数字化转型的核心价值实现依赖于建立具有法律效力的电子档案利用体系，通过集成符合《电子签名法》要求的可靠电子签名（含数字证书与时间戳服务），对归档电子公文进行签署时效固化以确保证据效力。同时构建基于属性或角色的细粒度访问控制模型，依据档案密级、利用者职务权限及利用目的动态授权，支持在线全文检索、分级浏览与安全下载。建立档案利用日志审计追踪机制，完整记录调阅者、操作行为及时点信息，为凭证性利用提供可追溯的技术支撑。

二、人事档案数字化转型实践途径

（一）对接人力资源系统实现源头管控

人事档案数字化转型需打通与医院人力资源管理形成的数据壁垒，建立员工入职、在岗异动（岗位、职称、部门变更）、考核评价及离职环节关键事件驱动的档案材料自动化收集通道 [1]。通过开发标准化数据接口确保劳动合同、任职文件、奖惩记录、资质证书等核心人事材料在信息化人资管理系统业务办理完结后自动触发元数据提取（员工 ID、事件类型、生效日期）并推送至信息化管理中心预归档队列，实现人事档案材料的及时、完整归集，从源头杜绝遗漏与滞后。

（二）敏感信息分级保护与安全存储

鉴于人事档案包含大量个人隐私与敏感信息（身份证号、薪资、健康数据），其数字化转型需构建高于通用档案的安全防护等级，在 EAMS 中实施严格的分级分类策略，对高敏感字段实施存储加密与脱敏处理。访问控制采用“最小授权 + 动态审批”双重机制，常规查询仅开放基础信息，调阅完整档案或敏感字段（如处分记录、离职审计）需在线申请并获人事部门电子审批授权后方可解密查看。存储架构宜采用本地加密存储或通过符合等保三级要求的私有云部署，确保核心数据物理可控。

（三）全周期在线化管理与服务

数字化赋能人事档案全生命周期在线管理，员工可经身份认证后在线查阅本人非涉密档案信息、提交证明材料补充申请。人事部门利用信息化管理中心实现档案在线接收、智能编目、条件检索、统计分析及借阅流程电子化，大幅提升日常管理效率。建立符合干部人事档案数字化标准的电子副本制作流程，支持上级考察、外调等场景的合规高效利用。

三、基建档案数字化转型实践途径

（一）工程电子文件智能归档管理

基建档案数字化转型的核心在于实现工程项目全周期电子文件的规范化归档，依据相关规定建立覆盖立项、设计、施工、监理、竣工各阶段的设计图纸（CAD/BIM）、招投标文件、变更签证、验收记录、竣工图等电子文件的统一接收平台 [2]。建议开发适配工程建设全周期特性的智能分类引擎，通过预设规则库与机器学习技术实现招投标文书、设计图纸（CAD）、变更签证等材料的自动识别与标签化处理。构建基建专属元数据框架，支持基于项目阶段、参建单位、文件类型的多维度自动标引，在确保电子文件真实性校验与格式合规性审查的前提下，建立覆盖文件全生命周期的全文检索能力，解决历史图纸定位耗时难题。

（二）图纸数字化与知识化重构

对于历史纸质竣工图、设计蓝图等关键基建档案，扫描过程需严格保持原始图纸的几何精度与细节，对大幅面图纸采用专业扫描仪分块扫描并精准拼接[3]。需配置专业大幅面扫描系统，严格遵循《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T 187）采集几何精度参数，通过高分辨率色彩还原技术保障蓝图细节无损转换；数字化成果实施基于内容特征的多层级目录树智能构建，关联施工许可证号、楼栋编号等关键检索项，构建支持按结构部位、专业系统分类的全文检索体系，为院区改扩建工程提供精准图纸调阅服务，同步部署图纸水印溯源与打印权限分级控制系统。

（三）长期保存与合规移交

基建档案普遍具有超长保管期限（永久或长期），其数字化转型需特别强化长期保存能力，采用开放归档格式（如 PDF/A for 文档，TIFF for 图纸）封装电子文件，定期进行格式迁移与有效性验证。建立包含设计软件版本、读图工具等环境信息的保存描述信息包。依据国家及地方城建档案馆接收要求，预先配置电子档案封装包结构、元数据项及移交介质，确保项目竣工验收后能高效、合规地向相关档案馆移交完整、可用的电子工程档案及其元数据。

结束语：

综上所述，数字化转型不是简单的技术叠加，而是需要从多个维度系统性重构。建议医院采用“小步快跑”策略，优先完成近 3 年活跃档案的数字化，再逐步向历史档案延伸，最终实现全生命周期智慧化管理。如在管理智能化建设方面侧重应用智能分类、自动标引、全文检索等手段。并强化安全保障，如利用数据加密，访问权限管理等确保数据储存和流通安全。但在未来发展进程中，仍需加强信息化建设，引进先进系统，支持医院档案数字化转型。

参考文献：

[1] 泥瑾 , 杨朕 . 医院档案管理中计算机信息网络技术运用分析 [J]. 中国信息界 ,2024,(09):166-168.

[2] 谢明花 . 医院档案数字化转型对办公效率的影响与改善策略研究 [J]. 办公室业务 ,2024,(22):10-12.

[3] 刘 鹏 . 大 数 据 技 术 在 医 院 档 案 管 理 中 的 应 用 研 究 [J]. 兰 台 世界 ,2023,(11):90-92.