剧团历史资料档案的数字化保存与日常使用技巧

引言：剧团的历史资料档案是剧团发展进程中宝贵的记录，其涵盖剧本的原始手稿、演出用的宣传海报、记录演出的音频与视频、服装以及道具的设计图纸等内容，蕴含着别具一格的艺术价值以及特殊的历史意义。数字化保存作为应对传统档案保存难题的有效办法。一方面，可以让档案的保存时长得以延长，另一方面还可以使档案的使用效率得到提高。熟练掌握数字化保存的方法以及日常使用的窍门，对于剧团保护自身的文化遗产、推动艺术的创新具有重要意义。

1 剧团历史资料档案的类型与数字化保存的必要性

1.1 剧团历史资料档案的主要类型

剧团拥有的档案具备多种类型，若依据载体划分，可以分为纸质类档案、声像类档案、实物类档案等。其中，纸质档案包含剧本的原始手稿、演出说明书、节目清单、演员合约、排练过程的笔记等内容，档案详细记录剧目从创作到演出过程中的各类细节；声像档案则涵盖演出时的录音、演出的录像、相关采访视频、年代久远的照片等，其可以直观展现出舞台艺术原本的面貌；实物档案有演出服装、表演道具、舞台设计的模型、获得的奖杯与奖状等，实物是剧团在历史发展过程中取得成就的切实见证。

1.2 数字化保存的必要性

传统的档案保存手段呈现出较为显著的局限性，就纸质档案而言，其容易出现纸张泛黄、文件破损的情况；声像档案依赖的磁带、胶片随着时间的不断流逝，会陆续产生磁粉脱落、画面色泽减退等不良情况；而实物档案的存放需要占据较大空间，并且在复制与传播方面存在较大难度。与之形成对比的是，数字化的保存方式可以将各种不同载体形式的档案转变为电子数据，如此一来，既有利于档案的长期存储，也方便通过多种途径对其加以利用。

2 剧团历史资料档案的数字化保存方法

2.1 数字化采集环节

2.1.1 纸质档案的数字化

针对纸质档案，需开展扫描作业，依据档案的具体尺寸挑选适配的扫描仪。对于剧本手稿、节目单等档案，应运用高分辨率扫描方式，保证文字可以清晰识别；而对于老照片、海报等档案，鉴于要着重进行色彩还原，因此采用彩色扫描模式，以此留存其原始的色调以及细节。

2.1.2 声像档案的数字化

音频档案应借助专业的设备将其转录成数字的格式。在转录的过程中，开展降噪处理工作，以此让音质得到提升；视频档案要运用高清采集卡将其转换为如 MP4、MOV 等通用的格式，对画面的亮度、帧率加以调整，确保播放可以流畅。

2.1.3 实物档案的数字化

服装、道具等实物档案可借助拍照或者 3D 扫描的方式达成数字化。在进行拍照操作时，会运用具备专业性能的相机并且搭配具有柔光效果的设备，从多个不同的角度对实物的整体以及细节部分展开拍摄，凸显出如纹样、材质等特征。而 3D 扫描方式比较适合具有复杂造型的道具或者服装，通过该方式可以生成三维模型，有利于对其进行全方位的展示以及实现数字化的重复利用。

2.2 数字化存储与备份

2.2.1 存储格式与系统选择

选取具备通用性、稳定性特质的文件格式储存数字化档案，防止由于文件格式被淘汰而造成文件无法被读取。构建剧团档案管理体系，该体系应拥有分类存储、检索、权限管理等功能，按照“剧目- 年代- 类型”的规则构建层级式目录，例如“《茶馆》-1956 年-剧本、海报、录像”，使档案的结构变得清晰明了。

2.2.2 多重备份策略

运用“本地存储与云端备份”双重的备份模式，在本地借助大容量的硬盘或者服务器进行数据存储工作，并且定期细检查存储设备的实际状态；在云端挑选具备安全可靠特性的云存储服务，同时设置自动化的备份机制，如此一来可以防范由于本地设备出现故障

而造成数据丢失的情况。

3 剧团历史资料档案的日常使用技巧

3.1 高效检索技巧

3.1.1 精准分类与标签体系

在档案管理系统中构建详尽的分类标签，除基本的“剧目名称”“年代”“类型”外，增添“演员姓名”“导演”“获奖情况”等关键词标签。例如，给演出的录像文件贴上“梅兰芳”“京剧”“1960年”“获奖剧目”等标签，凭借多标签组合开展检索，可以迅速定位所需的档案，减少查找时间。

3.1.2 高级检索功能运用

借助系统的高级检索能力，可以依据内容关键词、文件格式、创建时间等多种条件开展筛选操作。如若要探寻某段台词的来源，可以在文本类档案中对关键词进行检索；若需要获取某一年代的演出视频，则可以按照年代加上视频格式的方式进行筛选，以此提高检索的精确程度。

3.2 共享与协作使用

3.2.1 权限分级管理

依照使用需求来设定不同的权限，剧团内部的相关人员可以查看全部的档案，而外部的研究人员仅可以访问公开档案，核心的档案被限制为只有少数人可以看见。借助权限管理达成档案共享与安全保护间的平衡，防止信息出现泄露的情况。

3.2.2 在线协作与复用

当着手进行新剧目的创作工作时，团队中的成员可以借助系统达成历史档案的共享，该系统具备文件在线预览以及标注的功能，成员可以在数字档案上增添批注，达成远程的协作，有效提升创作的效率。

3.3 展示与传播技巧

3.3.1 数字化展示形式

将数字化档案转变为具有多样形式的展示内容，在剧团的官方网站、公众号等平台予以发布，开展线上的档案展览活动。借助3D 模型呈现服装以及道具，使得观众可以在线上以 360 度的视角查看其中的细节之处，强化互动体验。

3.3.2 线下活动中的应用

在剧团的周年庆祝活动、艺术交流活动等活动期间，借助数字化的档案制作多媒体展播内容，通过面积较大的屏幕播放剧团以往的演出录像，同时展示剧本手稿扫描后的文件，并且配合专业讲解员绘声绘色的讲解，使得现场的观众可以直观体会到剧团过往的发展历史。

结语：

对剧团历史资料档案开展数字化保存是保护文化遗产的关键举措，借助科学的数字化采集手段、存储办法以及备份策略，可以达成档案在长时间内的安全保存目标。熟练掌握高效检索技法、分级共享方式、多样化展示途径等日常使用技巧，可以提高档案的利用效益，为剧团的创作活动、研究工作、宣传事务提供坚实有力的支撑。

参考文献：

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[2] 古雯业 . 艺术档案的收集与活态传承研究 . 档案天地 ，2025（07）

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[4] 高周礼. 艺术档案数字化保护与利用研究——以西藏国有文艺院团为例 . 西藏艺术研究 ，2024（04）

[5] 荆翡 ; 李婧 . 公众美育视域下艺术档案文献展的展览策略及创新价值 . 档案与建设 ，2023（12）

作者简介：

张赢心（1983.2- ），女，汉族，籍贯：吉林白城人， 副研究馆员。