对信息化时代档案管理中电子档案和纸质档案长期并存的思考

引言

档案资料在社会信息中发挥着不可或缺的作用，随着信息技术的飞速发展，纸质档案与电子档案并存的现象愈发明显。这一趋势要求事业单位正视两者的融合发展，以提升档案管理水平。纸质档案具有传统的可靠性和法律效力，而电子档案则具备存储便捷、检索迅速的优势。因此，档案管理者应积极探索纸质与电子档案的结合方式，利用信息技术手段提高档案的利用效率与安全性。通过建立统一的管理平台，实现信息的互通共享，能够更好地满足社会对档案资料的需求，推动档案管理向现代化、智能化方向发展。

1 电子档案和纸质档案并存的必要性

1.1 法律效力与原始凭证需求

纸质档案具有物理稳定性以及不可篡改性的特点，因此，仍是当前法律诉讼、审计核查等场景的核心依据。而事业单位的人事档案或者财务档案等涉及重大权益，因此，需要通过纸质档案确保其原始性和权威性，所以，纸质档案在事业单位中的作用是非常重要的。电子档案具有便捷的特性，然而电子档案极易受系统故障或者病毒攻击等技术环境的影响，其安全问题无法完全解决。

1.2 信息利用效率的互补性

电子档案通过数字化存储、检索以及网络共享等特点，大大提高了档案信息的搜寻以及阅读效率，为会议记录等查询档案资料较为频繁的活动提供了更为便捷的服务。而纸质档案比如手写批注以及盖章文件等仍无可替代，对于档案展览或者历史研究等需要实物档案的场景，纸质档案的存在是非常重要的。因此，在信息化时代中，档案管理中的电子档案与纸质档案实现长期并存是必要的。

1.3 技术风险的分散策略

电子档案需要较高的系统稳定性并对于储存介质有着较大的依赖性，因此，其安全风险包括数据丢失或者损坏等，而硬件老化或者格式较为落后等问题都会引起电子档案的安全风险。因此，可以同步保存纸质档案，以此为备份，能够有效避免出现因为技术问题而导致档案信息丢失等问题。因此，事业单位在利用电子档案时，需要保留纸质档案，避免电子档案因系统崩溃而使档案出现安全风险的问题。所以，电子档案与纸质档案的长期并存能够有效缓解技术风险对档案资料带来的影响。

2 在档案管理中促进电子档案和纸质档案并存的途径

2.1 构建“双轨制”管理体系

首先，建立完善的同步归档制度。要保障电子档案与纸质档案的内容保持一致性。电子档案与纸质档案的内容、格式以及时间需要保持一致，并通过哈希值校验或数字签名技术来对数据的完整性提供重要的保障。事业单位在档案管理工作中，当电子文档归档时，可以同步提交纸质档案，通过利用先进的科学技术，将两者的哈希值进行有效的对比，进而为档案资料的安全性提供重要的保障。其次，需要对档案资料进行分级分类管理。在对档案资料进行分级管理时，可以按价值以及风险进行分级。从价值方面来说，永久保存类的档案需要采用电子档案和纸质档案共存的双套制度，短期使用类的档案资料主要以电子档案为主。在风险方面，比如人事档案等涉及隐私或者核心业务方面的档案资料，在存储时应利用物理隔离的方式，对电子档案进行加密后仅限授权访问，而对于纸质档案则需要放置于防火保险柜，这不仅有效提高了档案资料的安全性，还为促进电子档案与纸质档案长期共存奠定了重要基础。

2.2 加强对技术的支持和数据管理

强化技术支撑与数据治理为促进电子档案与纸质档案长期共存提供了重要支持。首先，要建立完善的智能管理系统。通过开发一体化平台，并增设区块链存证、智能检索等功能，能够成功实现档案资料收集、处理、存储全过程数字化。事业单位可以充分发挥区块链技术的优势，为电子档案建设专一的标识，而此标识要与纸质档案的物理位置进行关联，大大提高了档案资料的查询速率。其次，需要构建安全防护体系。在电子档案方面，需要做到网络隔离、数据加密以及权限分级等三重防护手段，可以利用防火墙搭配入侵检测等技术来实现网络隔离。在纸质档案方面，可以利用温度 14^～24^∘C ，湿度 45^～60% 的恒温恒湿库房，进而保障纸质档案免受环境因素的危害，除此之外，还要进行防虫防磁处理，通过创建数字化副本，进而有效减少档案信息原件的检索和阅读频率，这对于保护纸质档案有着重要意义。

2.3 大力培养具有多种技能的专业人才

培育复合型人才队伍是支撑电子档案与纸质档案长期共存的重要措施。首先，需要合理规划能力提升方案。通过建立完善的分层培训体系和跨领域协作能够有效提高档案管理人员的能力水平。通过将培训分层为基础层、进阶层、高阶层三层，通过分层培训大大提高了档案管理人员的技能，通过了解不同档案管理人员的不同工作能力并提供合适的培训，有效提高了培训效果，进而为促进档案管理的发展起到了重要作用。其次，需要创新激励机制，事业单位可以将电子档案的检索准确率等指标纳入档案管理人员的绩效考核中去，且占比应不小于 30% ，这对于提高档案管理人员的工作积极性有着促进作用。此外，还可以建立技术认证制度，通过加大对电子档案管理师职业资格认证的推广力度，并要求档案管理人员需要掌握至少 3 种档案管理系统操作技能，进而提高档案管理的整体水平和效率。

3 结语

综上所述，在信息化时代背景下，档案管理中的电子档案与纸质档案的长期共存，是事业单位促进档案管理稳定发展的必然选择。构建“双轨制”管理体系、加强对技术的支持和数据管理以及大力培养具有多种技能的专业人才等措施，是促进电子档案和纸质档案和谐共存的重要基础与保障。合理利用信息化技术，能够有效提高纸质档案的数字化率，通过保留核心档案的纸质原件，不仅能够有效保障档案资料的安全，还能够有效提高档案资料的利用效率。在档案管理中，促进纸质档案与电子档案的长期共存，是促进档案管理和持续发展的重要基石。

参考文献：

[1] 胡冬雪 . 电子档案和纸质档案共同发展路径分析 [J]. 黑龙江档案 ,2021(01):105-106.

[2] 郭占元 . 刍议电子档案与纸质档案的关系及发展趋势 [J]. 山东档案 ,2020(04):33.

[3] 刘海明 . 社会保险电子档案和纸质档案长期并存的思考 [J]. 办公室业务 ,2019(23):98-99.

[4] 田超 . 电子档案与纸质档案并存期管理工作的有机结合 [J]. 兰台内外 ,2019(20):8-9.

[5] 莫伟杰 . 对信息化时代地质档案管理中电子档案和纸质档案长期并存的思考 [J]. 兰台内外 ,2019(15):60-61.