数字人文视角下高校人事档案数字化建设

在数字时代建设背景下，高校人事档案管理面临转型升级的关键期。数字人文理念的兴起，为这项工作注入了新的视角与动力，强调技术应用与人文价值的深度融合。推动人事档案数字化建设，不仅是提升管理效能、保障信息安全的必然要求，更是深入挖掘档案资源潜在价值、活化历史记忆、服务学校人才发展战略与人文关怀的重要途径[1]。

一、意识层面: 树立“用户导向”的人文服务

在数字人文视角下推进高校人事档案数字化建设，首要任务是牢固确立“用户导向”的人文服务意识。必须清晰认识到，此项工作的核心价值并非单纯的技术应用或数据存储，而在于有效提升档案信息的服务效能与利用水平 [2]。这意味着管理思维需从传统的“保管为主”向“服务为本”转变，将档案利用者——无论是教职工、学生、相关机构还是社会公众——的需求置于中心位置，致力于通过数字化手段更便捷、高效地满足其合法合规的信息获取需求，真正体现以人为本的服务宗旨。

意识上要切实领会并践行“适度开放”的理念。当下的人事档案管理过于注重保密性而缺少开放性，这样固然守护了安全，但却限制了信息分享和服务效能。要有用户意识就是在保证档案所含信息的安全以及个人隐私不被侵犯这个绝对条件之下，去积极摸索怎样才能做到基础信息的恰当公开。例如，档案存放位置、保管状态、查阅流程、内容目录等元信息，可以在经过仔细审查之后慢慢公开并且加以数字化处理，方便使用者了解并且加以运用。这种意识促使管理者精确掌握好安全和开放之间的均衡之处，凭借数字技术达成对安全状况的实时检测，危险把控以及使用痕迹留存，从而促使两者共同进步。

用户导向意识还要求建立精细化的服务分类思维。高校人员构成多元，不同群体对档案的需求差异显著。意识层面应主动依据人员类型（如固定教职工、学生、流动人员）明确数字化建设的优先级和服务重点。例如，认识到学生档案利用需求相对较低，其数字化可适当延后；而固定教职工档案作为核心，需优先、深度数字化并与人事系统联动；流动人员档案则需强化真实鉴别与动态管理。这种分类施策的意识，是确保有限资源精准投入、服务举措有效匹配不同用户群体实际需求的关键所在，最终提升整体服务满意度。

二、机制层面: 建立健全标准化管理机制

从数字人文角度出发，推进高校人事档案数字化建设，其机制层面上的关键举措是搭建并健全一套严谨的标准化管理机制。而这一机制得以成立的前提在于创建起全面、系统且权责明晰的标准化管理制度体系。这个体系必须把国家有关法律、法规、行业准则、政策规定以及特定的技术指标当作根基，针对人事档案数字化整个流程实施全方位、立体化的全覆盖处理，从而塑造出一目了然的操作步骤和责任范围。清晰的权力义务划分既保证了各个环节工作能够顺利推进，又给之后的追查问责赋予了根据，这正是数字化工作得以规范有序展开的制度支撑。

标准化管理机制是否有效，关键不在于是否制定出制度，而在于这种制度能否得到常态化的执行和监督。要对制度所包含的各项规范要求做到全周期的监督，也就是要借助定期检查、评价及回馈等手段，来保证这些规范要求能够在具体的操作过程中被真正落实到位，从而达到随时察觉并纠正执行过程中产生的偏误的目的，进而维持好整个数字化进程的合法性、真实性以及安全性。而且，标准化管理机制自身也要有相应的适应能力和持续改进的能力，通过效能评定不断地调节完善那些有关制度方面的细节问题，以此来应对技术更新换代以及业务方面出现的新情况新需求，进而达成数字技术运用同制度约束彼此协调一致的目标。

三、资源层面: 依托智慧校园建设高校数字人事档案资源库

在资源层面，高校人事档案数字化建设的核心在于依托智慧校园基础设施，构建统一、规范、安全的高校数字人事档案资源库。需打破人事档案管理系统与校内各职能部门（如校办、人事处、档案馆、离退休处及各学院）业务平台间的壁垒，实现系统互联与数据互通。此过程应严格保障档案信息安全，在消除“信息孤岛”的同时，避免平台重复建设与资源浪费。通过深度融入智慧校园一站式服务体系，将人事档案的收集、鉴定、存储、统计、利用等全流程环节纳入其中，实现信息资源的高效整合与校内共享，显著提升管理精准度与工作效率，减少人为操作失误 [3]。

高校在校内数字人事档案资源库创建起来之后，要冲破思想观念束缚，积极探寻该资源库同社会上的权威信息资源库达成安全合规链接的途径。例如，可以考虑在法律规章制度许可并且保障隐私安全的前提下，把校内人员的户籍信息、社会信用情况、是否有违法犯罪行为记录等来自外界的权威数据，在经过必要的脱敏或者授权处理之后，跟人事档案里的关键信息实施安全关联并加以比对。这样做的目的就是塑造出一种更加立体，生动而且真实的人员人力资源信息图像，进而做到对校内人员背景状况以及所处状态的全方位把握，为做出更为合理的人员人事决定以及给予更为精确的人力资源服务奠定基础，最终提升高校总体管理水平。

总结

综上所述，数字人文视域下高校人事档案数字化建设，不仅是技术层面的革新，更是管理理念的跃迁。展望未来，高校应持续深化档案数字化转型，构

建智能化、开放式的人事档案信息平台，实现档案资源的深度挖掘与有效利用。通过引入先进的数据分析技术，洞察人才发展趋势，为学校人才战略提供科学依据。

参考文献：

[1] 罗丹 . 高校人事档案数字化建设的现状、问题与策略 [J]. 办公室业务 ,2024(3):70-72.

[2] 罗元首 . 浅析高校人事档案数字化转型的问题与对策 [J]. 办公室业务 ,2024(21):81-83.

[3] 王君 . 高校人事档案数字化转型的问题与策略研究 [J]. 数码设计 ,2023(9):74-76.